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電子檔案是什么
電子文件所采用的介質主要有磁盤、磁帶和光盤。電子檔案歸檔主要用磁帶和光盤。下面由小編為大家整理出的電子檔案是什么，希望大家喜歡！
電子檔案是什么 篇1
實現文檔一體化管理
有保存價值的電子文件將逐步做到即時歸檔，即文件信息處理結束后自動向電子文件檔案數據中心提交。這樣將大大提高文件的時效性，并減少文件信息歸檔過程的工作量，使得處理結束后的文件信息可以及時提供利用，同時不影響文件信息的整理。
減少重復勞動，降低數據處理成本
建立電子文件檔案數據中心后，各機關單位把辦公和業務管理系統形成的電子文件直接歸檔到電子文件檔案數據中心，避免了數據的多次輾轉錄入造成的大量重復勞動，減少了數據錯誤的幾率，從而大大降低數據處理成本。
實現信息共享，集中管理
傳統的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的'，就如信息海洋里的一個個孤島。設立電子文件檔案數據中心把各單位的文件檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統一的利用平臺，所有歷史文件信息均通過數據中心對外服務，當然信息共享并不意味著實體的集中管理，各個單位的檔案室、資料室仍舊發揮著保存、保管信息實體的作用。
保障數據的安全性
設立電子文件檔案數據中心后，將由配備的專門人員進行日常的維護管理工作。可以通過采用多種措施保證數據的安全性，如建立完整的權限體系、內網外網物理隔離、雙機熱備份、數據備份機制等。通過這些手段在安全性方面將比數據分散在各個單位管理有更強的保障。
統一標準、統一規范
所有政府關于電子文件信息的標準和規范均由電子文件檔案數據中心制定，各單位必須依照制定的技術標準和規范，對電子文件信息進行統一管理。只有這樣才能統一數據形式、統一操作規程、統一利用方式，確立政府管理文件信息的權威，充分發揮電子文件檔案數據中心的在信息管理、信息利用方面的作用，將電子文件信息的價值最大化。
統一窗口，開放利用
社會公眾可以對已公開的非涉密性現行文件信息進行網上查詢，提高電子文件信息的利用率，增加政務工作透明度，發揮窗口作用，更好地為廣大人民群眾服務。
電子檔案是什么 篇2
電子檔案，是指通過計算機磁盤等設備進行存儲，與紙質檔案相對應，相互關聯的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。
對企業的作用：
一、節省存儲空間，改善辦公環境
以往的紙質檔案管理需要占據大量的鐵柜，大量的文件夾。當你需求時還得一一進行尋找，不僅費勁，還會污染辦公環境，特別是對紙質盒子敏感的.群體，是否患有咳嗽和打噴嚏？ 而使用電子檔案，節省管理人員整理時間、歸檔和存儲紙張所需的空間，對資源有保存價值的電子檔案將逐步做到即時歸檔，這樣將大大提高工作的時效性，并減少檔案信息歸檔過程的工作量。最重要的是，可以通過擺脫所有混亂來釋放急需的辦公空間！
二、隨時查找和檢索任何文件
使用電子檔案管理解決方案，只要有權限都可以立即查找和檢索任何文件，用戶就可以訪問桌面或移動設備以及每個不同公司辦公地點的文檔。同時，支持全文搜索，不管電子檔案存在哪里或文件名是什么等等這些都不重要。您只需搜索文檔中某處關鍵詞即可，搜索數百萬個文件，只需幾秒鐘內便能檢索出您所需要的檔案。
三、使用權限將始終可用
電子檔案對企業來說一大優勢就是保持始終可用。相信大家都會經歷過，放在員工桌面上的文件，經常會因為員工生病或休年假，他們正在處理的文件或者臺面上的文件聯系不到、找不到等事件發生。 而利用電子檔案，不管員工如何變動，都可以輕松且立即獲得。盡管他們缺席，他們負責的工作流程也可以得到處理，確保電子檔案始終可用。
四、實現信息共享，集中管理
傳統的檔案管理模式中，各單位的文件檔案信息資源都是獨立的，就如信息海洋里的一個個孤島，無法進行統一管理，有時候容易發生永久保存原本可能錯放或丟失的文檔和信息。 而通過電子檔案，可以把企業的相關數據檔案資源整合起來，集中管理，形成一個統一的利用平臺，實現信息共享。 綜上所述，以上就是電子檔案對企業的幾大作用，相信有使用電子檔案的企業，自然能明白其中的作用及好處。但是，仍然有一些企業現還依賴傳統的紙質文件系統，雖然說“傳統”并不總是意味著“壞”，但是隨著社會的發展，企業還是應該迎和這個新趨勢才好。
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