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紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別
隨著信息時(shí)代的發(fā)展，檔案管理也逐步向信息化發(fā)展，就產(chǎn)生了電子檔案。所謂電子檔案，是指通過(guò)計(jì)算機(jī)磁盤等設(shè)備進(jìn)行存儲(chǔ)，與紙質(zhì)檔案相對(duì)應(yīng)，相互關(guān)聯(lián)的通用電子圖像文件集合，通常以案卷為單位。以下小編為大家整理了紙質(zhì)檔案和電子檔案的區(qū)別，希望對(duì)大家有所幫助！
紙質(zhì)檔案與電子檔案之間的比較
電子檔案與紙質(zhì)檔案在本質(zhì)上是相同的，但是仍然存在一定的差異性，我們可以從這種差異性的表現(xiàn)來(lái)體會(huì)這兩種方式的各自的特性。
1、歸檔的方式不同。紙質(zhì)檔案的收集是需要借助文書(shū)處理部門的力量，在整理文件材料的過(guò)程中將有利用價(jià)值的文件收集起來(lái)，按照文件之間的來(lái)源、內(nèi)容、時(shí)間、形式等方面進(jìn)行分類，在轉(zhuǎn)交給檔案部門。而電子檔案則不需要這一步驟，是采用向檔案部門移交硬盤或者進(jìn)入檔案部門制定的網(wǎng)站中，從網(wǎng)絡(luò)中移交、歸檔。
2、鑒別方法不同。紙質(zhì)檔案的價(jià)值鑒定往往需要經(jīng)過(guò)多個(gè)步驟才能完成，其中最為主要是要經(jīng)過(guò)三個(gè)程序，分別為資格審查、確定生存期和價(jià)值復(fù)審，這一鑒別方法最為顯著的特點(diǎn)就是在檔案形成后進(jìn)場(chǎng)鑒定工作。由于電子文件信息內(nèi)容不穩(wěn)定，因而電子檔案的鑒定要在文件形成之初就開(kāi)始，而且不僅僅是對(duì)其文件內(nèi)容進(jìn)行鑒定，同時(shí)也包括文件所使用的技術(shù)。
3、保管方法不同。檔案的保管一般是將檔案放在存儲(chǔ)室，分門別類的安置在有序號(hào)的柜架中，因此紙質(zhì)檔案的管理就是以這樣的形式進(jìn)行管理。而電子檔案與紙質(zhì)檔案在材料運(yùn)用方面有所不同，它所使用的一般都是磁性材料，也就說(shuō)在電子檔案的管理方面不要求保存場(chǎng)地面積有多大，而是對(duì)保存環(huán)境有相對(duì)較高的要求，除了要保證溫度和濕度在一定的范圍值內(nèi)，而且還要裝置除塵、防紫外線等設(shè)施。
紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理方法
電子檔案能夠提供快捷、準(zhǔn)確、簡(jiǎn)便、靈活的信息服務(wù)，滿足利用的一般性需求，但是它也存在著數(shù)據(jù)容易丟失、載體不耐久等缺點(diǎn)，如果長(zhǎng)期以往只使用電子檔案的話，勢(shì)必在管理中存在一些問(wèn)題。紙質(zhì)檔案歷史由來(lái)已久，具有耐久性、易于長(zhǎng)時(shí)間保存等優(yōu)點(diǎn)，但同時(shí)也存在檢索緩慢、存儲(chǔ)密度小等問(wèn)題，如果一直以紙質(zhì)檔案的形式的話，會(huì)給相關(guān)人員造成一定的負(fù)擔(dān)。由此可見(jiàn)，在檔案的管理過(guò)程中，要將這兩種檔案形式進(jìn)行并存管理，才是符合發(fā)展需求的，那么，如何將這兩種形式進(jìn)行并存管理呢？本文提出以下幾個(gè)方面：
1、實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度。目前，有很多單位在文書(shū)管理管理工作中的文件形式都是以紙質(zhì)和電子的形式出現(xiàn)，對(duì)這兩種文件形式最好的處理辦法就是實(shí)現(xiàn)雙套歸檔制度，將這兩個(gè)不同形式的文件共同處于存儲(chǔ)和可以利用的狀態(tài)。在檔案管理中運(yùn)用這一制度，可以在實(shí)際工作中根據(jù)梁總檔案實(shí)際的不同而做出相應(yīng)不同的選擇。實(shí)踐證明，電子檔案的問(wèn)世，打破原有單一的紙質(zhì)檔案的模式，但是與此同時(shí)電子檔案也存在一定的局限性，因此就需要建立雙套歸檔的制度，以此來(lái)確保檔案的使用是既符合安全有序的規(guī)章制度，同時(shí)也能規(guī)范電子檔案與紙質(zhì)檔案的管理制度，是做好信息時(shí)代下的電子檔案與紙質(zhì)檔案管理的好辦法。
2、優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)管理。信息時(shí)代下的紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并存管理，是需要二者在互相借鑒中各自發(fā)揮自己的長(zhǎng)處，避免自己的短處，實(shí)現(xiàn)更好的管理。由于會(huì)受到信息技術(shù)、計(jì)算機(jī)技術(shù)等因素的影響，電子文件的安全性無(wú)法得到確切的保證，就需要紙質(zhì)檔案作為重要的備份加以保存，因此紙質(zhì)檔案與電子檔案之間并共存的局面是符合發(fā)展要求的。而需要注意的一點(diǎn)就是，當(dāng)今形式下，檔案管理主要以電子檔案為主，紙質(zhì)檔案起到輔助作用，這就要求工作人員有效、巧妙的利用兩種文件的特點(diǎn)實(shí)現(xiàn)優(yōu)勢(shì)互補(bǔ)的管理。
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