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  • 文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

    時間:2023-06-28 05:32:58 檔案 我要投稿
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    文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

      檔案是指人們在各項(xiàng)社會活動中直接形成的各種形式的具有保存價值的原始記錄。接下來有小編為大家整理出文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容,希望大家喜歡!

      文書檔案整理工作包括哪些內(nèi)容

      文書檔案的整理工作主要包括分類、立卷、排列和編目。

      (1) 分類。分類的一般方法是按照文件材料產(chǎn)生的 時間或來源、內(nèi)容、形式等進(jìn)行分類。

      (2) 立卷。立卷的主要依據(jù)是文件材料的問題特 征、時間特征、名稱特征、作者特征、通信特征和地區(qū) 特征。

      (3) 排列案卷排列較為常用的方法是依據(jù)其所反 映的工作上的聯(lián)系或問題進(jìn)行排列。

      (4) 編目。編目的類型基本有兩種,一種是綜合目 錄,一種是分冊目錄。分冊目錄又可按類別或保管期限 來編制。

      文書檔案

      文書檔案是機(jī)關(guān)、團(tuán)體、企事業(yè)單位在行政管理事務(wù)活動中產(chǎn)生的,由通用文書轉(zhuǎn)化而來的那一部分檔案的習(xí)慣稱謂。包括命令、指示、決定、布告、請示、報(bào)告、批復(fù)、通知、信函、簡報(bào)、會議記錄、計(jì)劃和總結(jié)等。

      由于這類檔案在其產(chǎn)生、內(nèi)容和形式上有一定共性,使用這一稱謂對研究管理這類檔案的工作規(guī)律有重要意義。

      也有人把文書檔案作為與科學(xué)技術(shù)檔案相對而言的各類檔案的統(tǒng)稱,還包括諸如外交、訴訟、會計(jì)、藝術(shù)、教學(xué)等專門檔案和私人檔案。這一概念主要在中國使用,有的國家則用與之相近的普通檔案或一般檔案的概念。

      拓展延續(xù)

      如何做好文書檔案管理工作

      一、優(yōu)化文書檔案管理制度

      傳統(tǒng)的文書檔案管理制度存在著一定問題,在下一發(fā)展階段都有待提高。文書檔案的管理僅僅利用以時間為分界線來進(jìn)行大量檔案的管理存放,這種方式雖然簡單易行,但由于所需整理存放的文書檔案數(shù)量過多,這樣進(jìn)行分類太過于籠統(tǒng)化,使日后的查找存在著十分大的困難。所以在日后的文書檔案管理要進(jìn)行細(xì)致分類,先以時間為大的分界線將檔案大致的分出,再根據(jù)事件的類型進(jìn)一步分類,最終使所有的文書檔案有序的得到存放。在以往的文史檔案管理人員管理制度中只是規(guī)定所有人員的工作內(nèi)容與注意事項(xiàng),沒有對所有的工作項(xiàng)目進(jìn)行人員數(shù)量的分配,導(dǎo)致有些工作項(xiàng)目中所用的工作人員過多,造成人才資源的浪費(fèi)。在對文書管理人員進(jìn)行管理優(yōu)化時,就要合理的裁減與增添各項(xiàng)工作的負(fù)責(zé)人員,使每一項(xiàng)工作都能高效地進(jìn)行,每名文書檔案管理工作者都各司其職。

      二、培養(yǎng)管理人員的學(xué)習(xí)能力

      在新時代的引領(lǐng)下,對所有工作者的學(xué)習(xí)能力都有很高的要求,所以文書檔案管理人員的學(xué)習(xí)能力也要進(jìn)行合理的培養(yǎng)。過去對文書檔案管理人員的要求,只是能夠?qū)⑺枰M(jìn)行分類的文書檔案進(jìn)行系統(tǒng)的分類就可以,所有的工作人員能夠做好自己本職工作就算是合格。但現(xiàn)今社會中想要更好的發(fā)展,就要進(jìn)行不斷的學(xué)習(xí),只有學(xué)習(xí)才能使人提高工作能力和對事物的分析能力。因此現(xiàn)在的文書檔案管理工作者,在工作過程中要對新事物不斷的學(xué)習(xí),所有的文書檔案管理工作者要對文書檔案有相當(dāng)?shù)牧私猓@種深層次的了解將有助于工作的順利進(jìn)行。對現(xiàn)代化技術(shù)手段的學(xué)習(xí)也應(yīng)十分重視,所有的工作者都需要學(xué)習(xí)現(xiàn)代化的技術(shù),這些技術(shù)將在日后的工作過程中得到應(yīng)用。

      三、利用現(xiàn)代化技術(shù)進(jìn)行文案管理工作

      所謂的現(xiàn)代化技術(shù)最多的指對網(wǎng)絡(luò)的應(yīng)用,網(wǎng)絡(luò)是近些年來發(fā)展十分迅速的一種新型的技術(shù),它的應(yīng)用使我們在生活和工作中都得到了很大方便。將網(wǎng)絡(luò)應(yīng)用于文書檔案管理工作中,將使文書檔案的整理與分析更加精準(zhǔn)化,減少了對人力的利用。網(wǎng)絡(luò)平臺是一個共享的平臺,一些缺少的文書檔案信息將在網(wǎng)絡(luò)的幫助下可能被找到,使我國文書檔案工作更加順利的進(jìn)行。

      分類方法:

      1)保管期限——年度分類法,即先將歸檔文件按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類。

      2)保管期限——年度——問題分類法,即先將應(yīng)歸檔文件材料按保管期限分類,每個保管期限下按年度分類,再在年度下按按問題分類。

      3)問題——年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按問題分類,每個問題下按年度分類,再在年度下按保管期限分類。

      4)年度——保管期限分類法,即先將歸檔文件按年度分類,每個年度下按保管期限分類。

      5)年度——組織機(jī)構(gòu)——保管期限分類法,此為最常用的分類方法。先將歸檔文件按年度分類,其次按照各個部門分類,最后按保管期限分類。

      保管

      我國檔案保管期限分為永久、定期兩種。定期一般分為30年、10年。

      銷毀

      1)制定保管期限表;

      2)制定銷毀檔案的審批制度;

      3)制定銷毀檔案的監(jiān)銷制度。

      編制

      按照各個全宗分別編制。每一清冊一式兩份,一份報(bào)批,一份留存。

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