電子檔案和紙質檔案一樣嗎

電子檔案和紙質檔案一樣嗎

　　電子檔案與紙質檔案各有不同，但也擁有安全性、真實性、原始性的優勢；電子檔案具備節省空間、資源共享、快捷方便等優點，也有例如：易丟失檔案信息、易泄密以及易失真等局限性存在。以下小編為大家整理了電子檔案和紙質檔案是否一樣的相關內容，希望對大家有所幫助！

　　電子檔案和紙質檔案一樣嗎

　　不一樣。紙質的文檔，顧名思義是由紙張所制成的文件檔案，如儲存公文所用的圖紙、信件、族譜、電報、合同、記錄、賬目、各種證書、的原稿等。紙質檔案形式很簡單，紙張是其唯一的載體。

　　但電子檔案是把已經歸檔后的，具備紀念價值的電子文檔及數值、各種參數、設備，電子檔案的形式不少，可使用的載體也不少。但不是一切有關電子上的文件都可為電子制成的檔案，唯有通過相應的審核后，電子文檔在歸檔之后，具備相應的紀念價值的才可稱作電子檔案。

　　因此，以載體的方式來說，紙質的檔案和電子式的檔案雖不一樣，但都是一個符合實際活動的記錄，也是文件檔案的一種形式，且都具備紀念的價值。

　　電子檔案和紙質檔案的區別

　　1、電子檔案與紙質檔案的編目與檢索辦法不同。

　　傳統檔案的編目是對檀卷按年代和分類號逐卷進行卷內文件目錄謄寫，再寫檀卷目錄，然后構滿足引目錄。檢索則是手藝查閱這些目錄。電子檔案檀卷級目錄消亡，增添了盤帶目錄這一新型目錄。電子檔案的每一件軟盤、磁帶、光盤都要按倉庫中擺放次序編號，并寫標題簡要闡明各自貯存的內容或年代跨度。盤帶標題按序號聚集起來，編成盤帶目錄，電子檔案是全文在核算機上管理，能夠恣意整序、分類、擺放、檢索，完結檔案全文主動檢索，文件級目錄可省去。

　　2、電子檔案與紙質檔案的判定辦法不同。

　　對電子文件來說，因為電子文件具有易逝性、易更改性，文件信息內容"轉瞬即逝"，有必要在文件構成之前就決議其是否需求保存及保存時刻長短，電子檔案的判定和紙質檔案的判定相同是對其保存價值的判斷和猜測，所不同的是判斷進程要對文件的內容及某些辦法特征進行充沛的剖析，還需求對文件進行必要的技能剖析，因為關于電子文件來說，技能狀況與文件的實在性、可讀性、運用性規模密切相關，可對其保存價值發作直接的影響，電子檔案的完好性、可讀性、可行性在判定工作中有必要得到全面的表現，電子檔案的判定分為內容判定和技能判定兩個方面，電子檔案內容判定的準則、標準、辦法與紙質檔案大體相同，只是保管期限不徹底適用于電子檔案，技能判定包含可讀性判定、無病毒判定和介質判定等。判定程序：歸檔曾經確認歸檔文件，并區別保管期限；檔案室在接納電子文件時，進行內容判定和技能判定；對未進檔案室的電子文件在保管必定時期后再判定，以確認其是否需求持續保存。

　　3、電子檔案與紙質檔案的倉庫管理辦法不同。

　　檔案的保管一般來說是對已收拾好并寄存倉庫及其柜架中的檔案進行的日常維護性的維護性管理，要維護檔案實體的秩序狀況，使檔案在寄存和運用中始終有序；要維護檔案實體的理化狀況，使其在寄存和運用中不受或少受人為的或天然要素的危害，并盡量延伸其物質形體的"天然壽數"。其寄存環境和防護設備與紙質檔案比較有顯著不同，電子檔案存儲載體信息容量大，檔案的軟盤、磁帶、光盤的排架長度與占用空間都很小，便于檔案倉庫的管理，它對保存場地的面積要求不高，而對環境的溫濕度、防磁性等條件的要求高，需對倉庫溫濕度進行嚴厲的操控，并裝備除塵、防火、防紫外線、防高度磁場和電場的設備，電子檔案還要嚴厲防備核算機病毒，因而保管條件更凌亂，保管難度更大。

　　從維護的時期來看，紙質檔案是階段維護，而電子檔案則需求全程的維護管理。

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