人事檔案的主要作用是什么
檔案是每個人身份的證明。他從您出生開始就一直陪伴著您，它是您行走江湖的通行證，當你從入學到就業，它一直都在不斷的豐富自己，它就像一個記事本，記錄了您一生的點滴。下面是小編分享的人事檔案的主要作用是什么，希望能夠幫助到大家。
人事檔案的主要作用是什么1
一、人事檔案的主要作用在兩個方面的影響：
1.辦理社會保險。如養老、失業保險等，無論在原單位供職的人還是辭、退職后另求新職者，在繳納養老保險金和退休后保險金的發放問題上，個人檔案記錄的工齡、工資、待遇、職務、受保時間等都成為主要依據。因放棄個人檔案而出現斷檔的人，就會在實際利益上遭受損失。
2.在辦理自費出國手續時，中國出入境管理條例中明確規定，必須對自費出國人員進行身份認定、政審等程序。有些人因人事檔案斷檔，不能出具有效證明，會導致出國手續辦理的不暢通或不予辦理。
除此之外，人事檔案的作用在人才流動中還有許多作用，應引起足夠重視。
二、人事檔案找不到了怎么辦
1、通常人事關系、工資、檔案等等是跟勞動部門。如果是普通工人，那檔案是存放在工作的勞資科或人事科，叫法不同，但是在這個部門;如果是工廠領導，檔案就是放在工廠的上級主管部門，磚廠應該是建設局或建材局;
2、如果人事局是沒有檔案，那就到當地的政府部門檔案館或檔案室，或從從勞動局到市檔案館到社區檔案室查詢，看是否有檔案下落。
3、如果以上方法都找不到檔案，可以找以前繳養老保險或醫保金跟住房公積金的部門，這些部門應該保留著你的工資檔案的資料，因為當有新職工參保的時候，單位都會開具證明去社保機構局，如果在社保機構找到當初單位申報的材料時，你以這份材料為依據去勞動保障局工資補辦你的檔案，并且最好能找到你的招工表或能證明那時在單位領取工資的證明。
人事檔案的主要作用是什么2
人事檔案是一個人經歷的記載，也是人才交流中心為個人提供相關人事服務的依據。從表面上看，它僅僅是一個一尺見方的牛皮紙袋，加上袋子里的材料，才不過一斤來重。優選智嘉在接受咨詢的過程中發現，檔案在一些人眼中作用弱化了，但弱化并不意味著它是可以隨便丟棄的‘身外之物’，人事檔案的作用仍不可取代，優選智嘉提醒大家：如果沒有檔案，一些權益就無從得到保障！因此從某種意義上說，它甚至可以決定一個人的命運。
人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色，是國家機構、社會組織在人事管理活動中形成的，記述和反映個人經歷、德才能績、工作表現的，以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據，檔案里有關于職工在職期間的招用、勞動合同，調動、聘用、復員退伍、轉業、工資、保險福利待遇、出國、退休、退職等材料，檔案材料在職期間用來核定職工本人工資、計算本人工齡與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤，檔案在職工到達退休年齡時，由社保部門根所期中記錄的工齡、是否符合特殊工種退休等條件來計算職工本人退休后養老金的發放標準個人檔案是記載你個人成年后(參軍入伍)的經歷。是記錄一個人的工作經歷、學習經歷、政治表現、每一年的年度考核，工資待遇、職稱評定情況，政治面貌、品德作風，受過的表彰和處分等個人情況的文件材料，起著憑證、依據和參考的作用，具有法律效用，是記載人生軌跡，審核工齡、審核個人政治思想表現等的重要依據。
檔案的作用體現在以下方面：
（1）檔案具有有極強的法律效益，它的真實性、原始性，具有其它任何材料不可替代的依據和憑證作用。檔案是一個個人歷史的真實、全面地反映。辦理各種社會保險以及開具出國、考研等有關證明的依據。
（2）檔案是一個個人維護自身權益和應有的社會、政治待遇的重要工具。職稱申報，需要根據人事檔案中所記錄的工齡來確定申報資格。它不僅為領導決策、教學、科研和管理等工作服務，同時也為您的切身利益服務，幫您解決沒有檔案就無法解決的問題。
（3）檔案是一個個人建立信用，在社會活動、生產經營等方面建立和利用信用體系，獲得發展最有力的工具。轉正定級，可以確定干部身份，計算工齡。在行政事業單位工齡是作為工資、職務晉升的主要依據，是享受社會保險的依據。
（4）檔案是干部身份在單位之間、城市之間流動的必備條件之一。戶口可以根據檔案中是否具備干部身份，隨檔案調動而遷移。如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升、轉正定級、職稱評定、出國（境）政審、黨團關系管理、婚姻生育管理、代辦社會保險、證件年審、出具以檔案為依據的各種法律證明等等。
（5）錄用公務員、事業單位工作人員政審時所必備的材料。
（6）公務員、事業單位、國有企業確定工資、職稱評審、工資調整以及離退休手續的辦理的依據。優選智嘉提醒大家：新單位入職審查，公務員、事業單位招考政審，流動人員計劃生育相關事宜及婚姻狀況證明等等都會用到人事檔案；員工工齡的認定和退休工齡的審核也要用到人事檔案；申請經濟適用房時也必須到檔案管理部門開具工齡證明。以及退役軍人開具安置介紹信延續工齡、公務員入職、晉升提供政審資料等相關證明時，都需要使用檔案。人才中心的工作人員還特別提醒，因公出國政審也必定要依據人事檔案進行政治審查，如果檔案材料不全，政審機構就會拒絕審查。
如何避免讓自己變成“棄檔族”
優選智嘉一再強調，畢業后檔案不能放在自己手里。可以存放學校、生源地人事局、人才市場、勞動局、街道辦事處、職介，否則會變成死檔，不再具有效力。
1、畢業后檔案存放學校一般是2年。如果畢業后沒有及時找到合適工作或者選擇考研，優選智嘉建議可以到學校申請暫緩就業，之后在兩年內找到工作的，一定要記得及時回校辦理檔案轉移，到學校將戶籍和檔案遷至工作單位所在地或單位所在地的人才市場。否則2年后，學校就會打回原籍，很可能造成檔案丟失。
2、畢業后建議檔案存放在人才市場。畢業沒有找到單位或者考研的，可以去學校或單位所在的人才市場進行檔案掛靠，千萬不能棄檔。但一旦找到工作要及時辦理就業手續，以便能夠及時的進行轉正定級，方便后面的正式調動。人才交流中心的集體戶口是屬于臨時戶口，只有兩年的限期，畢業超過兩年就不能繼續托管了，會變成“死檔”。所以一定要記得去處理。可以自己申請打回原籍，以免檔案丟失。還有很重要的一點優選智嘉要告訴大家，如果一定要離職，也一定要等到第一份工作做滿一年已經申請轉正定級獲得干部身份后，否則就會失去“干部身份”。
3、優選智嘉建議大家畢業后檔案主動打回原籍：不管是否參加工作，都可將自己的檔案拿回到原籍人事局或人才市場，省的以后麻煩。把檔案放在家鄉的人才市場，有一個好處就是，以后在外地找到工作后也不會遇到麻煩，一方面工作不需要檔案，就算是找到國企或者考到公務員，單位發函到你家鄉人才市場調檔案就可以了。
4、優選智嘉不太建議大家畢業后檔案寄送公司/單位：現在一般公司都是把員工檔案統一放在公司所在區的人才市場的。建議檔案還是不要歸公司管理，以防自己離職的時候檔案很有可能被公司扣留。
5、優選智嘉建議大家盡量不要將檔案存放在街道辦事處：檔案在街道的話，一旦有單位錄用你需要調取檔案的話比較的麻煩。而且檔案放在街道一樣要交存檔費用。
人事檔案的主要作用是什么3
一、醫院人事檔案的相關論述分析
（一）醫院人事檔案的概念
醫院人事檔案是醫院檔案工作的重要組成部分，是醫院人事部門在培養、選拔干部等工作中，將個人閱歷、業務能力以及工作表現等內容進行記錄的文件材料，是對醫院相關人員進行了解的必要參考。
（二）醫院人事檔案的構成要素
醫院人事檔案針對人員的個人經歷、政治面貌以及獎罰標準提出了更為系統詳細的要求[1]，人事檔案與人力資源和經營管理工作的聯系密切相聯。醫院人事檔案主要包括個人的基本信息、政治信息以及個人的獎懲情況等。個人基本信息主要是指學歷證明和技術職稱等；獎罰情況是指在以往學校或者工作單位是否受到過獎勵或者懲罰，還要考慮相關的工資福利待遇情況等方面。因此在進行人事檔案管理時，要完善個人檔案資料，將其交到人事管理部門進行相應的考察、審核，妥善保管好。醫院人事檔案是醫院工作人員真實情況的客觀反映，使用價值性非常高，可以為醫院人事檔案的決策工作提供切實可行的參考依據。
二、醫院人事檔案在人力資源和經營管理中的作用闡述
醫院人事檔案在醫院人力資源和經營管理中發揮著不可忽視的作用，醫院人事檔案要結合醫院的實際情況進行人員的選拔、任用，從而為醫院的發展建設提供高素質的人才隊伍建設，為醫院注入嶄新的生機與活力。
（一）有利于促進醫院人事管理的發展
通過真實、有效地醫院人事檔案，可以充分了解和掌握醫務人員的實際情況，為醫院的人才培養建設提供必要的參考。基于此，可以不斷促進醫院人事管理的發展，實現醫院人才培養的建設目標。
（二）有利于提升醫務人員的專業水平與技能素質
醫療事業對新入職的醫務人員的要求越來越嚴格，醫務人員要具有高度的綜合素質。醫院在進行人事檔案管理中，會定期安排相關資格考試與職業證書考試，考核力度也得到了進一步的強化，對于考核資料也提出了更加全面的要求。如果處理不慎，就會嚴重阻礙到醫院人事檔案工作的正常進展。因此，要不斷完善醫院人事檔案，禁止由于醫務人員管理工作的失誤而對人事檔案造成不利的影響，確從而保醫院考核的質量和水平。
（三）有利于建立健全醫院薪酬與激勵機制
由于受到醫療改革的影響，一定程度上推動了醫院的薪酬機制和激勵機制。針對于員工的薪酬來說，醫院要注重結合義務人員的社會閱歷、職業生涯以及貢獻程度來進行分析。不斷完善人事檔案的工作內容，提供必要的保障性依據，進而形成系統全面的醫院薪酬與激勵機制。此外，在以往醫院的工資核算中，往往就是根據以往財務報表方面的信息進行總結，因而具有一定的誤差性。但是，醫院人事檔案的實施，主要通過每個人檔案信息的錄入、修改以及核實等方面進行系統嚴密的匯總，進而成為了廣大醫院進行工資結算的重要參照指標。因此，工資待遇的不斷優化，大大提升了員工的工作熱情，不斷挖掘個人潛能。
（四）有利于不斷完善醫院人力資源和經營管理的信息服務體系
醫院人力資源的使用需求在不斷地擴展中，對人事檔案管理工作的要求也更為嚴格。人事檔案管理工作的順利開展，對于醫院的穩定發展具有極大地推動作用，可以不斷滿足于醫院人力資源的使用需求。醫院要想在激烈的行業競爭中占有一席之地，就必須要綜合分析和考慮醫院的人事檔案管理，創新高素質、高質量的醫務團隊。并且要創新醫院人事檔案的管理方法，進而促進醫院人力資源和經營管理的信息服務體系的形成。
三、醫院人事檔案管理工作中所存在的不足之處
良好的人才團隊是人事檔案工作的重要推動力和支撐點，人事檔案的直接負責人是相關人事管理部門的領導，并且與醫院的管理改革的聯系較為緊密，逐漸成為了衛生人事制度改革的工作重心。但是，目前醫院人事檔案管理工作并不盡人意，在管理模式、流程、制度方面仍然存在著較多的缺陷，急需進一步的應對和處理。
（一）人事管理缺乏一定的不合理性、不規范性
醫療事業正在不斷完善人事制度、促進人才規模上的合理流動。在人事檔案中的人才選拔和使用手段等方面進行了一定程度地優化，但是也尚未能及時調整原有的人事檔案制度，進而造成了人才的靜止和凝固，很難實現高效的流動性[2]。例如：流動人員人事檔案的重視程度嚴重不足，對于已經辭退或者取消勞動合同等員工的人事檔案資料，并不能及時地進行移交和保管，進而造成人事檔案的缺失和漏洞。出現此類現象的原因主要是由于人事檔案管理工作的不規范性引起的。此外，人事檔案資料的手續也欠缺著一定的流程性和秩序性，會使醫院很難就新聘請的醫務人員展開詳細的人事審批工作，已經嚴重超出了人事檔案的管理范圍。
（二）尚未形成完善的人事代理服務體系
對于醫院人事檔案管理中的人事代理機構來說，具體的服務內容比較單一、淺顯、片面，很難進行人事檔案資料的開展工作，逐漸形成了單一的保存模式，進而無法充分發揮出人事檔案的實質性作用。同時，醫院在人才培養和實際需求中的矛盾越來越突出，很難實現統一性。例如：在聘請專業人員時，過于注重考試面試，而且人事檔案的轉檔手續比較復雜繁瑣，“棄檔”現象非常嚴重[3]，使人事檔案管理工作變得越來越混亂、無序。
（三）人事信息更新速度比較緩慢
一些工作人員并沒有及時更新和調整醫院人事資料，很難掌握員工工作信息，導致資料收集工作的嚴重不合理性，一定程度上使醫院相關領導、管理者無法就人事檔案信息而開展員工的選拔與晉升活動，因此，崗位分配不合理的現象時有發生，嚴重影響著醫療工作事業的正常進行。此外，醫院人事檔案工作人員缺乏較強的業務能力，人事檔案管理工作人員由于受到專業水平和工作能力等條件的限制，經常在醫院人事檔案資料的保存、整理以及收集等工作中出現問題，對于工作流程的掌握程度也存在著很大的漏洞。人事檔案管理人員還缺少嚴謹的保密觀念，人事檔案資料流失、泄漏的現象經常發生。由此可見，醫院人事檔案管理人員自身職能的缺失也是人事信息更新速度較滯后的重要因素。
（四）管理方法方式缺乏著可操作性和可執行性
目前，對于醫院人事檔案的管理工作而言，缺少專人掌管，檔案管理隊伍和業務培訓機制較不完善。人員流動性比較大，缺乏系統完善的培訓計劃，使剛入職的人員很難及時掌握檔案管理的業務流程。與此同時，醫院的人員編制也存在著較大的不合理性，有時還會出現一些非正式員工來負責人事檔案的管理工作。此外，一些醫院也尚未安排專門的辦公室專用房，只是在普普通通的辦公室進行存檔工作，進而無法充分體現出人事檔案管理的嚴密性，大大阻礙了醫院人力資源部門的發展。
四、醫院人事檔案在人力資源和經營管理中的開發建議、策略
（一）不斷完善人事檔案管理工作
對于醫院的人事部分來說，要高度重視人事檔案管理工作，建立健全人事檔案管理制度。人事檔案工作要加強人力資源信息的管理，將檔案資源作為開發利用的重要推動力，提升人事檔案工作的應用價值。此外，還要不斷強化人力資源信息的收集工作，使資源得以優化配置，實現資源信息的共享性需求。要通過一定的渠道和來源來獲取人才信息，并及時傳遞到相關的科室，不斷提升醫療事業的服務水平與服務質量。
（二）不斷完善人力資源規劃方案
促進醫院人事檔案資源配置的合理性于規劃性，可以進一步地掌握醫院管理和發展方向。人事專員要提升醫院人事檔案管理的重視程度和認知程度，制定更加科學完善的人力資源規劃方案。加強對各類人才資料的深入分析，特別對于人才的社會經歷、工作經驗以及潛能發揮等。同時，還要不斷優化人事檔案管理結構，以便于醫院能夠充分掌握人力資源的實際情況。而且要不斷更新各類人事檔案資料，增強資料的完整性、細致性以及長效性，從而為人力資源管理制度的確立奠定堅實的基礎，也是建立科學高效的醫院經營管理機制的重要前提條件。
（三）借助于現代科學技術，建立現代化人事檔案信息管理
1、要進一步提高醫院檔案管理部門對現代化管理的重視程度與認知程度，充分發揮出現代科學技術的先進性于優越性等優勢，實現精細化的管理目標。要制定醫院信息管理系統方案，實現人力資源信息的優化利用與實時共享。還可以構建計算機網絡分系統，充分發揮人力資源信息的完整性于全面性特征。因此，要加強行政管理系統與人事信息系統的緊密聯系與契合程度，要達到一定的額協調與統一，進而為醫院醫務科和臨床教學科提供好有利的參考依據。
2、強化人力資源信息檔案管理系統建設，要借助互聯網信息技術不斷進行人力資源資料的收集工作，促進資源多元化共享目標的實現。在醫院信息化工作進行中，要將人事、財務以及科研等信息的檔案規劃工作，對人力資源信息實施集中化、統一化的管理。與此同時，要盡快建立人事檔案數據庫，根據信息資源的特點來不斷規劃和處理數據庫，要在醫院人事檔案數據庫中充分體現醫院的管理、技術、專業等重大領域方面。為了確保現代化人事檔案信息管理的實施效果，還可以建立起個人電子檔案系統，借助于互聯網信息技術將紙質人事檔案資料轉變為電子檔案數據，從而為長期的統計利用與歸檔工作提供強而有力的便捷性。
（四）強化醫院檔案管理工作的綜合素養，拓寬培訓渠道
要不定期地對醫院檔案管理人員進行思想政治教育，加大醫院檔案管理人員的學習與培訓力度，從而增強檔案管理人員的知識水平和技能素養。與此同時，要積極鼓勵技術創新，規范醫院人事檔案管理的秩序，在保證檔案管理人員綜合素質的前提下，充分發揮醫院人事檔案開發與利用的價值與優勢。此外，醫院方面還要不斷建立健全激勵與約束機制，對于態度認真、業績良好的管理人員要給予一定的物質獎勵與精神獎勵，從而創造出更大的貢獻價值；反之，對于態度不良好、表現不出色的管理人員來說，要予以一定的懲戒，以警世人。通過激勵與約束機制的'制定來看，旨在不斷激發醫院人事檔案的積極性、主動性以及創造性，從而為醫院人事檔案管理工作注入嶄新的生命力。
（五）發揮薪酬和人才選拔的促進作用，樹立以人為本的人事檔案管理思想
1、人事檔案可以真實反映出人才的政治表現、工作經驗以及技術水準等，已經作為醫院考察人才的重要參考依據，可以促進人員培訓和素質團隊的科學性、合理性。與此同時，在醫院的發展過程中，要廣泛吸納社會各界高素質人才，激發醫務人員的積極性、主動性以及創造性，不斷建立健全醫院人力資源的薪酬管理制度。在薪酬改革中，人事檔案可以較為詳細地反映出醫院人事的方方面面，提供出更具有價值性資料信息，是醫院進行人力資源管理決策過程的重要參照。
2、加強醫院人事檔案管理工作，可以進一步提升醫院的服務標準，促進科學化與規范化管理模式的形成，使之在醫院的人力資源和經營管理發揮出應有的價值。因此，要加強人事檔案的科學化與高效化，要堅持一切從實際出發的管理原則，實事求是，不斷與時俱進，延伸人事檔案信息的來源與渠道，為醫院的發展建設提供新的團隊力量。
（六）建立專門的人才庫，提升檔案管理人員的信息編研能力
1、要建立專門的人才庫，科學分析醫院各科室的人員分類。通俗地理解，醫院人事檔案是對醫院人員進行詳細系統的記錄，確保高質量的醫院人事管理信息。因此，要積極培育專業的醫務人才，不斷貫徹落實于醫院工作的方方面面，構建科學完善的人力資源管理體系，發揮醫務人員的主觀能動性，進而不斷形成醫院人事檔案管理的專項人才庫。
2、醫院人事檔案管理人員要提高自身人事檔案信息加工的能力要對人力資源信息進行深度的加工和分析工作。檔案管理人員還要具有良好的人事檔案信息互動能力，在編研人事檔案時，要保證自身較強的文字敘述能力，可以與醫院局域辦公網和醫務工作者開啟良好的互動模式。
（七）實施分類的人力資源培養模式
對人事檔案信息加以利用，明確不同人才優勢，重點培養醫院的骨干力量，發揮學術帶頭作用，醫院人力資源要認識到不同人才的能力和價值有著本質性的區別。因此，醫院人事檔案要對醫院人才管理進行規劃和統籌，做到知人善任、任人唯賢，實現醫院人才利用效益的最大化。人事檔案管理可以對醫務人員在工作中的表現做出詳細完備的記錄，在實施分類的人力資源培養模式中，要充分挖掘人才的長處，對于人才存在的不足之處，要加以正確的改正和引導，從而增強醫院人力資源管理部門的影響力、凝聚力。
五、結束語
綜上所述，醫院人事檔案在人力資源開發與經營管理中的作用與開發勢在必行，具有巨大的推動和促進作用，提供高素質的人才，確保醫院人事部門的正常運作。醫院人事檔案在人力資源開發與經營管理的建設任重而道遠，并不是一時之間就能取得良好成效的，相對來說是一個較為漫長且循序漸進的過程。要適度改變以往傳統的人事檔案管理模式，做到不斷與時俱進、開拓創新，形成更加科學完備的檔案管理制度，從而為醫療事業開拓更為廣闊的發展空間。
人事檔案的主要作用是什么4
1、管理模式有缺陷
人事檔案制度的建立，讓醫院的管理模式出現了問題，同時也存在不足。例如：醫院進入新員工以及部分員工調動或者辭退等因素，我們應該把這些員工的人事檔案區分開來，把一個人的檔案從一開始到最后的過程進行統一管理。還有一些在編或者不在編的人員，在人員管理上，我們應該把這些模式劃分，讓人事檔案的管理變得更加嚴格和準確。減少人力資源管理的工作量，提高工作效率。
2、人事檔案信息在人力資源管理中的重要作用
2．1有利于挖掘人才
人事檔案信息的建立，可以清晰的看見人才的教育背景以及工作經歷，可以及時發現新人，培養新人，為醫院領導選拔人才提供了良好的平臺，有針對性的培養和配備。同時為人才建立激勵制度，調動員工的積極性，提高員工的工作效率，在最大程度上，激發他們的潛能，發揮人才作用。
2．2讓醫院各項制度變的更加完善醫院人事檔案信息的建立，讓醫院各項制度變得更加完善，例如：員工工資制度發生了巨大的轉變。員工工資不僅是通過財務報表進行核算，還要根據個人的工齡工資、學歷以及在崗職位這些綜合因素進行核算工資。因此，人事檔案信息的實施，對工資核算有著重要的意義。它不僅確保了工資結算的準確性，更方便快捷的核算出工資。工資的變化之后，在建立激勵制度，不僅讓醫院的工作人員積極性有所提高，在激勵制度的影響下，工作人員也能嚴格約束自己，更加投入工作中，從而為患者提供更好的優質服務。
3、人力資源管理中應用人事檔案信息的措施與策略
3．1提高人事檔案管理人員的綜合素質
作為檔案管理人員，他們的綜合素質直接影響人力資源管理工作的質量，因此，我們必須提高檔案管理人員的綜合素質。首先，我們必須建立一個專業人員的隊伍，其次對這些人員進行專業培養。眾所周知，人事檔案這一項工作，是具有機密性的工作，也就是說，不僅記錄了人員的基本信息，同時也記錄了個人隱私問題，因此我們必須加強培訓，在原有的基礎上，提高人事檔案信息管理人員的綜合素質。
3．2針對醫院的人才進行合理分配
人事檔案信息的建立，對人才的選拔提供了良好的環境。通過人事檔案信息的記錄，根據人才的自身能力，在醫院里進行合理分配，找到適合自己的崗位，充分發揮自己的潛能與能力，實現醫院可持續發展的目標。
4、結語
由此可見，醫院的人事檔案信息對人力資源管理有著不可忽視的影響。傳統的人事檔案管理已經不能滿足當代社會的需求，因此，我們必須采用現代化手段的科學管理，提高人事檔案管理的有效性。醫院人事檔案的建立，讓工作人員對醫療事業充滿熱情，從而為患者提供更優質的服務，同時也降低了醫院人力資源的使用成本。要想醫院人事檔案得到完善，我們必須加強人事檔案的管理，提高人事檔案管理員的綜合素質，提高醫院的管理水平，讓我國醫療事業更上一層樓。
人事檔案的主要作用是什么5
企業人事檔案管理工作是人力資源管理工作的重要組成部分，是對企業內部人員的個人經歷、思想品德、工作能力以及獎罰情況進行記錄和如實反映的重要管理工作。企業在不斷地發展過程中，人事檔案管理起到了不可忽視的積極作用，它為企業在人力資源開發、員工考核、人力政策和人事制度制定等工作上提供重要依據。
一、人事檔案在人才使用中的作用
1.直接反映企業人力資源的現狀。企業的人事檔案是企業人才基本情況的真實反映。通過對人事檔案的匯總和分析，可以了解企業員工的數量、年齡、學歷、工齡、專長等基本情況，能夠直接反映出企業人力資源的現狀，也能夠大體的反映和判斷一個企業的發展水平。對于企業管理者而言，通過將人事檔案的動態變化與企業的發展狀況結合一起進行分析，從而很直觀的判斷出那些方面的人力資源對企業的發展發揮著積極作用，哪些方面的人力資源還需要加強和改進，為人力資源開發提供依據。2.為企業用人選才提供真實信息。人事檔案管理為企業用人選才和制定用人計劃提供依據。對擬選用員工考察的第一手資料信息一般都來自人事檔案。在考察工作中，由于需要大量的考核記錄作為依據，所以人力資源管理部門則需要利用人事檔案中的信息，對員工的業績、素質和能力進行綜合評價，并做出科學、合理的決策。人事檔案材料如實反映員工的定級、調資、任免、晉升、獎懲、個人素質、思想品行、業務水平等基本情況，這些信息為企業選才用人提供重要依據。3.為優化人力資源配置提供重要依據。人力資源配置是將人與物有效地搭配，從而更好地發揮人潛力，提高工作效率。一方面，由于人力資源處于不斷地變化狀態下，人員具有較強的流動性，所以可以通過人事檔案來實現人力資源信息的共享，對人力資源的需求進行科學預測，在促進人力資源合理流動的基礎上，也能夠對人力資源配置進一步進行優化。另一方面，企業人力資源管理可以從人事檔案中充分地挖掘每一名員工的潛力，做到人盡其才，使其在更合適的崗位上能夠發揮最大的效能，這對于更好地發揮人力資源的作用具有極為重要的意義。
二、現階段企業人事檔案管理常見問題
1.對企業人事檔案管理不夠重視。雖然人事檔案管理在企業發展過程中占據重要地位，但不會產生直接、明顯的經濟效益，故而一些中小型企業及少數大型企業不重視人事檔案管理工作，沒有認識到人事檔案管理背后的實際意義，從而導致人員配置缺失、設備配置不到位、檔案管理混亂等一系列問題，嚴重阻礙著企業人事檔案管理工作的良性發展。2.人事檔案管理模式落后。在傳統模式中，人事檔案所記錄的信息一般不對外公開，而只用在本單位或者是上一級的人事部門，為他們查閱時提供方便。在更新和完善人事檔案時也主要以人才在本單位的思想品德和工作表現為主要依據，屬于封閉式的管理形式。這種現象使人事檔案得不到充分利用，讓實現人事檔案信息共享的目標有了約束，讓人才配置和流動不夠合理。隨著市場經濟發展，對企業人事檔案管理的工作內容及實際要求發生了很大變化，但目前一些企業相關人事檔案管理工作，仍以紙質檔案和人工管理的傳統管理模式為主，工作效率低，檔案管理質量差，檔案信息有效利用率較低，無法滿足現代企業的實際發展需求。3.管理機制不夠靈活性。現代企業管理理念中，人才資源占據重要地位，直接決定了企業的市場競爭力和企業的未來發展，增加了企業對于優秀人才的實際需求，促進了企業用人方式的靈活發展。這種環境背景下，企業員工的流動性大大增加，給人事檔案管理工作帶來巨大的工作困難和挑戰。傳統的人事檔案管理模式較為僵化、靈活性差，面對目前越來越靈活的企業用人模式，表現出較為明顯的不適應性和局限性，無法發揮人事檔案管理工作的實際效用。
三、加強企業人事檔案管理工作的措施
1.提高對人事檔案管理工作的重視度。人事檔案是企業用人決策的重要參考依據，在現代企業發展過程中具有重要作用。企業要認識到人事檔案管理的重要性，提高人事檔案工作的地位和作用。人事檔案管理是一項系統、復雜的工作，企業管理者需全面重視內部人事檔案管理工作，將其作為企業發展重點工作，加強人事檔案管理工作，提高對人事檔案管理工作的重視，增加對其的資源投入，從而提高企業人事檔案管理工作效率，規范人事檔案管理流程，以充分發揮企業人事檔案管理的實際效用，促進企業經濟效益的穩定發展。
2.提升人事檔案管理理念和管理模式。在信息時代背景下，企業需積極創新自身人事檔案管理理念，充分認識并重視信息資源對于企業發展的重要性，為加強各項人事資源管理措施的有效落實，奠定扎實的基礎。創新檔案管理模式，充分利用現代化的管理手段，實現人事檔案信息數字化，建立網絡檔案信息數據庫，利用網絡技術來實現信息共享。同時，企業需科學規范人事檔案管理工作流程，重點加強對電子人事檔案安全的管理和保障，避免企業內部人事檔案資料遭到泄露和篡改。
3.健全人事檔案管理體制。系統、完善的制度是人事檔案管理工作質量提高的基礎保障。企業應結合人事檔案管理信息化建設發展需求，對原有人事檔案管理制度進行補充和完善，從而規范人事檔案管理行為，落實人事檔案管理優化措施，提高人事檔案管理工作的針對性和科學性，促進企業經營管理效益的良性增長。比如，企業制定嚴格的材料鑒別和調查制度，對檔案進行分類管理，保證材料齊全、目錄的清晰和層次的分明，使企業的人事檔案管理實現制度化、標準化。此外，企業需要努力提高檔案管理人員的綜合素質，加強人事檔案管理隊伍建設。
4.充實人事檔案的內容和時效性。加強人事檔案的動態性管理，定期對原有的人事檔案進行審核鑒定，剔除無保存價值的內容，補充新的內容，使人事檔案的信息得到及時更新。如獎勵懲處，評優評先，工作調動，職務任免，何因何果、完成任務總結，組織評價結論等。一句話，看到檔案就如見其人、看完檔案就能對其人有一個總體上輪廓上的把握，看完組織鑒定就能大致了解和掌握其人的本質特征和德，能，勤，績，廉方面的情況。一方面，充實人事檔案的內容。在原有檔案內容基礎上進一步進行完善，將能夠反映個人個性化的一些信息和材料補充到人事檔案中來。另一方面，加強人事檔案的時效性。把新產生的有關個人經歷的材料有選擇地及時地補充到人事檔案中去，針對流動的人才，對他們的信息，人事檔案管理部門應該有效追蹤記載，保證他們信息真實完整，增強人事檔案信息的時效性。
結束語
人事檔案是企業人力資源管理工作中非常關鍵的環節，對于發現人才、使用人才和管理人才具有非常重要的現實意義。隨著社會經濟不斷發展，企業對人才需求更加迫切，對人事檔案管理工作提出了更高的標準要求，加強企業的人事檔案管理，不但是企業內部人事管理的需要，也是企業謀求長期發展，提高核心競爭力的需要。
人事檔案的主要作用是什么6
一、在對醫院人事檔案積極作用進行充分發揮時所存在的問題
（一）對人事檔案管理工作的忽視
目前有很多醫院對人事檔案管理并不重視，在一定程度上忽視了人事檔案管理在人力資源管理中的重要性。而且在人事檔案管理上，醫院所投入的財力資源與人力資源都比較少，醫院專業管理設備與團隊也嚴重匱乏。
（二）人事檔案管理工作人員業務能力比較低
因為醫院對人事檔案管理工作的忽視，造成醫院檔案管理工作人員普遍存在比較低下的工作責任心，管理人員專業人事檔案管理技術與能力匱乏，而且工作態度比較差。對本院人事檔案資料保存、整理以及收集等工作流程不熟悉。同時保密意識差，而且缺乏人事檔案管理專業培訓，造成本院人事檔案資料的外泄。
（三）人事信息更新比較滯后
很多工作人員不能夠及時更新醫院人事資料，無法對員工工作信息進行有效、及時的收集，造成本院領導在對員工進行選拔與任命時，由于人事檔案信息不完整，所以會將工作人員進行錯誤崗位的安排，對醫療工作的健康、有序進行造成直接性影響。
二、醫院人力資源管理中人事檔案的重要作用
醫院中的人事檔案是工作人員在具體工作中逐漸形成的一種特殊檔案，是對醫療工作人員業務水平、職業道德以及工作經歷等綜合素質的真實記錄，為醫院相關決策與任命提供可靠而真實的依據。員工信息的準確性與詳細性，對醫院選拔人才極為有利。醫院領導可以依照人事檔案資料，對醫院員工工作情況進行動態了解，科學整理人事資料，對醫院工作人員工作經歷、學歷以及論文發表情況等予以及時性了解，在對員工進行任命時，對員工自身特點與檔案進行有效結合，可以有效做到知人善任，是醫療工作人員綜合能力能夠得到充分發揮，進而提高醫院內部工作效率。在人力資源管理工作中，人事檔案是其關鍵依據，同時也是很重要的信息載體。對人事檔案進行有效完善，對醫院人力資源管理工作的推動非常有利，而且人事檔案可以科學、有效的反應醫院工作者的工作表現、思想動態以及工作經歷。人事檔案為醫院人員選拔與決策提供重要的理論性依據。也就是說，人事檔案是制定醫院行政決策，防止出現失誤性行政決策的重要依據。通過綜合性分析人事檔案，醫院人力資源管理部可以對醫務工作人員基本情況進行及時性掌握，并對其職稱評定制度、獎勵制度以及薪酬分配制度進行合理制定。
三、確保醫院人事檔案積極作用得以充分發揮的建議
（一）進一步提高醫院人事檔案管理工作人員的綜合素質
為確保醫院人事檔案管理工作水平得到進一步提高，必須保證醫院人事檔案管理工作者綜合得以不斷提高，培養一支責任心強、思想素質硬、業務水平高以及盡職盡責的檔案管理人員。此外，醫院管理人員必須對相關律法知識進行及時性了解，以進一步提高工作人員專業管理能力與技術。
（二）進一步提高管理人事檔案的重視程度
為使醫院中人事檔案優勢得以充分發揮，醫院需要加大管理本院人事檔案中的物理、人力以及財力等資金投入，對人事檔案管理機制予以完善。通過現代化檔案管理設備與模式，構建一個環境優良、設備齊全以及管理規范的人事檔案管理工作室。
（三）實現人事檔案網絡化與信息化
構建個人信息庫分門別類的管理各部門的工作人員，同時與醫院是集情況進行有效結合，對人事檔案數據庫進行構建，并對醫院工作人員的職稱、學歷、家庭狀況、職務、道德品質以及個人性格等信息進行真實記錄，對相應信息予以及時性更新，確保醫院人事檔案管理的準確性、真實性以及時效性。四、結語醫院人力資源管理中，人事檔案具有非常重要的作用，人事檔案是醫院選撥、任命以及發掘人才和制定決策的關鍵參考依據。科學化、制度化以及規范化管理人事檔案，能夠進一步推動醫院人力資源管理的高效運行。
人事檔案的主要作用是什么7
一、人力資源管理與人事檔案管理
1.1人力資源管理
所謂人力資源管理是指在企業戰略的指導下，通過科學方法的運用，以人力資源戰略和規劃分析為基礎，對企業的人力資源進行配置、考核、規范等工作，以實現企業目標和員工的價值。通常情況下，人力資源管理工作包含了培訓與開發、招聘與配置、薪酬與福利管理等等。
1.2人事檔案管理
人事檔案是在人事活動中形成，主要是記錄員工個人、家庭以及工作情況，其內容可以反映一個人的經歷和品行，并以個人為單位集中保存以備查閱的文件資料。人事檔案的實體管理主要包含檔案的收集、鑒定等，人事檔案的管理工作是對人事檔案的實體管理，并對人事檔案信息進行適當的利用和開發。
1.3人力資源管理與人事檔案管理的關系
人力資源管理與人事檔案管理工作之間有著密切的聯系，人事檔案管理是人力資源管理工作的重要組成部分，其可以促進人力資源管理活動的順利開展，通常情況下，企業可以通過人事檔案來查找員工的具體資料，了解每個員工的情況。而人事檔案則記錄了每個員工的資料，是承載員工各項信息的載體，人力資源管理的各項活動也是人事檔案內容的主要來源，兩者之間是相互依賴的關系。
二、人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用
人事檔案管理在企業人力資源管理中的作用可以從以下幾方面進行分析。
2.1提高企業內外部員工的整體質量
企業內部的人力資源招聘工作主要包含了內部招聘和外部招聘兩個方面，內部招聘主要是從企業內部員工中招聘選擇所需人才，外部招聘是從社會和高校招聘企業需要的人才。但是在企業內部員工招聘中，經常會出現企業員工不管應聘人員的專業和資質，隨意招聘自己老鄉和校友的情況，這在很大程度上降低了企業員工的整體素質，影響了企業的內部管理。但是企業通過人事檔案管理工作，可以對員工的檔案資料進行統一的分析，以合理安排人事招聘人員，避免任用與招聘地區和高校相關的員工，以保障企業員工的質量。除此之外，在實施企業內部招聘時，企業還應該分析員工的檔案資料，以為內部員工的選拔提供重要依據。
2.2幫助企業進行人力資源規劃
人事檔案中包含了企業內部人才結構、人才水平以及人才數量等方面的信息資料，通過人事檔案的整理工作，可以為企業分類企業人才，幫助企業了解人類資源的存量和具體信息。比如，人事檔案管理部門對企業內部員工退休和流動情況的分析，可以讓企業人力資源管理工作及時把握企業的人才流動情況，以為企業的未來發展提供重要的參考信息。由此可見，人事檔案管理工作可以幫助企業更好的規劃企業內部人力資源，促進企業未來更好的發展。
2.3幫助企業更針對性的實施培訓
員工培訓是企業內部運行的重要組成部分，企業要想讓員工培訓獲得所需的效果，就必須了解每個員工的工作需要，以提高員工培訓的針對性。為此，通過人事檔案管理工作，企業可以了解每個員工的教育背景、年齡等，對于年輕的企業員工，企業可以對其進行新知識的培訓，對于年齡較大的員工，對知識培訓的抵觸情緒較大，對此，企業可以對其進行健康保健培訓，以充分調動他們的工作積極性。
2.4促進企業跨地域文化管理
企業員工來自不同的地域，會給企業帶來不同的地域文化，為此，在企業管理中，企業應該注意了解和分析每個員工的地域文化，促進企業跨地域文化的管理，幫助企業員工之間相互了解，避免出現文化沖突。人事檔案管理工作可以對員工的工作經歷和籍貫等進行分類，相關工作人員可以對每個員工的文化特質進行分析，并對員工在未來工作中可能遇到的沖突問題進行預測，提出解決方案。比如，企業可以安排不同文化背景的員工進行溝通合作，讓他們在工作中加強溝通，促進員工與員工之間的合作，提高企業的內部凝聚力。
2.5對員工采取有針對性的激勵手段
員工的檔案內容，可以幫助企業人力資源管理工作者詳細了解每個企業員工的工作需求。馬斯洛在需求層次理論中提到人的生理需求、安全需求、社交需求、尊重需求和自我實現的需求。也就是說，每個人都有自身的不同需求，不同的人對自身的需求層次也各不相同，對企業來說，只有通過對員工檔案資料的詳細分析，才能了解每個員工的現實需要，以更有針對性的采取各種激勵手段，激發員工的工作熱情。
結語：
人事檔案管理工作在企業人力資源管理中有著十分重要的作用，其中人事檔案管理資料的價值主要體現在檔案的具體利用上，檔案管理人員通過對檔案資料的整理、分析，幫助人力資源管理部門更好的實施人力管理工作，促進企業內部員工的工作積極性。為此，在未來的企業發展中，必須充分重視人事檔案管理工作的重要性，并通過利用各類先進的信息技術，對檔案資料進行科學的歸納管理，讓人事檔案管理工作更科學，以更好的促進企業的人力資源管理工作。（作者單位：國網北京市電力公司綜合服務中心）
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