怎么建立人事檔案

時間：2024-09-18 22:57:40 檔案我要投稿

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怎么建立人事檔案

　　人事檔案，是我們一生中最重要的檔案，是記錄我們一生中的榮辱，但是怎么建立這個人事檔案呢?為什么要建立人事檔案?以下小編為大家整理了怎么建立人事檔案的相關內容，希望對大家有所幫助！

怎么建立人事檔案

　　一、怎么建立人事檔案

　　人事在收到以上相關資料的時候就需要展開相應的工作了，簽訂合同以后，公司會給每個員工一個工號，我們可以按照工號的順序來簡歷人事檔案，實時的更新和檢查花名冊，這個花名冊的內容根據每個公司能看這個花名冊的權限來設定。如果這個花名冊只有領導級別的人才能查看，那么內容可以盡可能的詳盡，可以包括入職時間、合同期限、社保辦理情況、試用期的評估結果、崗位和職位的變動情況等等，如果這個花名冊大家都可以看，那么一些敏感信息就不要放進去了，就單獨再另外制作一個表格。

　　除了以上常規項，公司還要設置公司的培訓記錄，每個公司每隔一段時間都會有相應的培訓，我們需要做個培訓記錄表，哪些人參加、分別是什么崗位、參加的目的及整個培訓所產生的費用，這是公司為員工所投入的一項成本，也是需要記錄在案的。

　　績效展開及結果也算是人事檔案，每個月員工的相關信息都需要保留，這些紙質檔都需要保留，如果條件允許可以制作相應的電子檔，便于以后查閱，從員工進公司開始，他所有的相關資料都要齊全，例如試用期考核表、試用期訪談表、轉正審批表等等。

　　在人事檔案的管理過程中，很多人認為只要把數據記錄就好，然后把相關資料全部放在一個檔案袋子里，就覺得自己的工作已經做到位了，其實并非這樣，在我們實際的操作中，要善于自己總結方法，有的公司有人事管理系統，這樣人事工作會方便很多，但是有些公司沒有，那我們做的就比較多了，我們需要有一份實時更新的表格，把員工的檔案按照工號編號，制定編號的縮印就能查詢表格和先關信息的位置，紙質檔案袋子上也要有相關內容的概括，嚴格按照既定的順序進行排序，這樣找起來會方便很多。

　　每個公司管理人事檔案的順序不同，不過大致可以分為以下幾個模塊進行分類管理：招聘、入職、試用期、在職、離職，這樣查閱的時候能有一個規范的循序，不會顯得你的檔案雜亂無章，人事檔案的管理枯燥乏味，需要我們自己從中找尋樂趣，如果你經常去翻閱，會有自己的一些想法，善于思考的人還能自己設置一套管理體系，只要開始理順了，后面操作起來會非常順暢，領導要任何人任何時候的資料你都能第一時間拿出來，定會讓人刮目相看。

　　作為人事要有敏銳的洞察力，如果在檔案的管理中你發現有漏洞要及時的彌補，千萬不要覺得是小事，你做的所有的一切都是為公司服務的，一旦你的人事檔案體系建立起來了，那么人事中的很多工作都會慢慢展開，總之人事檔案的簡歷是人事工作的基礎，萬丈高樓平地起，你要想最好就必須把基礎工作做好，這是人力資源最基本的準則。

　　二、檔案無效補救方法(重新補辦檔案)

　　1.首先，我們需要在重新發放前聯系相關部門，并出具檔案丟失和重新發放的證明。然后，在他們給你簽名蓋章后，你就可以進行正式的檔案重新辦理了。

　　2.補辦檔案簡易流程：寫申請書開具遺失證明，將證明登刊，憑借遺失證明補辦必要檔案文件，交由相關部門進行文件審核，審核通過將補辦完成并重新建檔。具體詳細流程可以詢問辦得爽相關人員

　　3.學生的學籍檔案可以在各種類型的畢業院校或教育局重新辦理。人事檔案可以在人才中心和其他地方重新辦理。可以理解，可以存儲檔案的地方就是可以重新補辦檔案的地方。

　　4.歸檔材料需在人才中心官方部門等地方補辦、負責的檔案管理部門封存，并簽字蓋章后方可生效。給一個不是正式機構的檔案機構蓋章是沒有意義的。

　　三、檔案無法接受，不能激活，我們該如何處理呢？

　　這時我們就需要重建檔案了。

　　如果要建立一個檔案，一般分為兩個步驟，第一步是補發各種相關材料，第二步是重新建立檔案。要補發各種相關材料，您需要到您畢業的初中、高中和大學申請重新申請您的畢業證、學生證等相關材料，并出具加蓋公章的學校證明。處理完所有材料后，您可以申請建立一個檔案。

　　這時，你需要回到你的戶籍所在地人事部門。申請重新建檔，出具重新備案證明，返回學校就業辦公室登記所有學生登記材料并加蓋公章，然后返回戶籍所在地人事部，專業人員會重新打包并密封您的數據。這時，你的檔案基本建立起來了。

　　要建立新檔案，通常需要提供以下信息：

　　學習經歷材料為學籍檔案，包含學校的學籍記錄、升學記錄、獲獎檔案、入黨證明材料，均需要原始材料，不可復制或造假。

　　單位出具的合同是指參加工作時的勞動合同、積極定級表、員工登記表、崗位變更登記表、身份證復印件、社會保險證明等材料，單位出具的工作證明和工作記錄檔案。

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