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  • 公司人事檔案如何整理

    時間:2024-09-20 15:53:30 檔案 我要投稿
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    公司人事檔案如何整理

      人事檔案是中國人事管理制度的一項重要特色,它是個人身份、學歷、資歷等方面的證據,與個人工資待遇、社會勞動保障、組織關系緊密掛鉤,具有法律效用,是記載人生軌跡的重要依據。以下是小編為大家整理公司人事檔案如何整理相關內容,僅供參考,希望能夠幫助大家!

    公司人事檔案如何整理

      公司人事檔案如何整理

      建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵。其基本內容大致包括五部分:材料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度。

      (1)材料歸檔制度。新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案。

      (2)檢查核對制度。檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段。檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤等。

      檢查核對一般要定期進行。但在下列情況下,也要進行檢查核對:突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失。發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等。

      (3)轉遞制度。轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度。檔案的轉遞一般是由工作調動等原因引起的,轉遞的大致程序如下:取出應轉走的檔案;在檔案底賬上注銷;填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

      按發文要求包裝、密封。在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶。另外,收檔單位在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回。

      (4)保衛保密制度。具體要求如下:對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備。庫房備有必要的防火、防潮器材。

      庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品。任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。無關人員不得進入庫房。嚴禁吸煙。離開時關燈關窗,鎖門。

      (5)統計制度。人事檔案統計的內容主要有以下幾項:人事檔案的數量。人事檔案材料收集補充情況。檔案整理情況。檔案保管情況。利用情況。庫房設備情況。人事檔案工作人員情況。

      擴展資料:

      1、員工基本信息登記。

      這樣的表格基本上會在員工剛進入一家企業的時候進行登記,有一部分為員工個人填寫(例如:入職員工基本信息表、入職登記表等),還有一些可能需要HR進行填補并一一登記至電子版《員工花名冊》,包括勞動合同的情況。

      2、員工入職相關審批文件。

      3、員工各類證件。

      這一類檔案很多傳統企業會用復印件,不建議僅保留復印件,因為防止有修改爭議,當然更重要的是可能會被毀損,盡量用掃描件或者拍照等再保留一份。

      包括但不限于:入職體檢合格表、上家企業離職證明、擔保人相關資料、勞動合同書及附件、不購買住房公積金申明、試用(實習)工作總結、試用期業績完成情況、引導人及部門的轉正評估意見、轉正后薪酬福利確認函(開始入職沒有簽署)、轉正申請、每年度工作總結等。

      5、員工參加重要會議、培訓的各類統計與履歷表。

      6、員工在企業里的崗位異動記錄。

      7、員工調薪、獎懲記錄。

      8、勞動合同及保密協議等相關文件。

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