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淺談血站業(yè)務(wù)檔案的收集和整理
血站業(yè)務(wù)檔案指血站在采供血過程中(血液采集、檢驗(yàn)、成分分離、儲(chǔ)存、發(fā)放、運(yùn)輸)中形成的檔案資料。它真實(shí)的反應(yīng)血液采供血工作的全過程，是血站開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作及領(lǐng)導(dǎo)決策的歷史依據(jù)和重要基礎(chǔ)，是維護(hù)獻(xiàn)血者及受血者和采供血機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)公正的重要依據(jù)。是無償獻(xiàn)血工作持續(xù)、穩(wěn)定、健康發(fā)展和保障血源供給血液質(zhì)量和血液安全的重要保障。隨著《獻(xiàn)血法》的深入實(shí)施償獻(xiàn)血工作的不斷深入開展和醫(yī)學(xué)科學(xué)的不斷發(fā)展，國家對(duì)采供血機(jī)構(gòu)的管理越來越規(guī)范，如何對(duì)血站業(yè)務(wù)檔案進(jìn)行有效地收集和管理，使其充分發(fā)揮利用價(jià)值，已成為血站檔案管理中不容忽視的問題。下面筆者就如何做好血站業(yè)務(wù)檔案收集和管理工作談幾點(diǎn)看法。
一、業(yè)務(wù)檔案的重要性
1.每個(gè)獻(xiàn)血者體檢和血液在血站經(jīng)過的每一個(gè)環(huán)節(jié)在到用血者身上，都形成了原始記錄，將其真實(shí)、準(zhǔn)確、完整地納入檔案。在醫(yī)療糾紛中，作為證據(jù)，應(yīng)具有真實(shí)性、原始性、唯一性和不可更改性，而完整的業(yè)務(wù)檔案管理系統(tǒng)就是獻(xiàn)血者、血液檢測(cè)和血液質(zhì)量情況的真實(shí)依據(jù)。
業(yè)務(wù)檔案，在采供血操作過程中產(chǎn)生的業(yè)務(wù)工作的真實(shí)原始記錄，反映獻(xiàn)血者的個(gè)人情況及其所獻(xiàn)血液的全部信息，可從來源追溯到去向，又提供每袋血液的經(jīng)檢測(cè)證實(shí)為安全及保存、制備過程符合相關(guān)質(zhì)量要求的證明。查閱血液從采集到提供臨床使用過程的有關(guān)文件資料，可以確定血液的質(zhì)量是否適合使用，所以在涉及到采供血活動(dòng)的醫(yī)療糾紛中，血站的業(yè)務(wù)工作記錄就是證實(shí)自己嚴(yán)格依法執(zhí)業(yè)，在采供血業(yè)務(wù)工作中無過錯(cuò)的重要證據(jù)。因此，血站業(yè)務(wù)檔案作為證據(jù)的嚴(yán)肅性和重要性毋庸置疑。
2.后備獻(xiàn)血員隊(duì)伍的建立檔案，在有突發(fā)事件的發(fā)生，有血荒或急需稀有血型時(shí)，可在檔案中提供合格的獻(xiàn)血者，為患者了生命的快捷通道。
二、制度健全是血站檔案工作的根本
1.完善檔案制度和檢查標(biāo)準(zhǔn)血站制定了相應(yīng)制度和規(guī)定，在各科指定檔案員并建立記錄書寫規(guī)范交接記錄，將記錄的管理納入工作業(yè)績和質(zhì)量的評(píng)價(jià)體系，保證記錄真實(shí)、及時(shí)、準(zhǔn)確、完整。
2.各科室認(rèn)真抓好檔案資料的收集、整理、歸檔等每一環(huán)節(jié)，由血站檔案部門按目錄逐一清點(diǎn)，既保證記錄質(zhì)量，又防止少交、漏交。在保證業(yè)務(wù)工作的同時(shí)，盡量縮短記錄形成到移交歸檔的時(shí)間，防止記錄在各部門分散保管的毀損丟失，保持記錄的完整性。
三、加強(qiáng)血站業(yè)務(wù)檔案整理工作中的管理
1.為使血站的檔案管理進(jìn)一步規(guī)范化、科學(xué)化，血站領(lǐng)導(dǎo)將業(yè)務(wù)檔案管理列入領(lǐng)導(dǎo)班子的議事日程，建立有效的血站檔案管理網(wǎng)絡(luò)，成立檔案管理領(lǐng)導(dǎo)小組，制定一系列管理制度和措施g強(qiáng)調(diào)業(yè)務(wù)檔案管理在采供血工作中的重要性，對(duì)各部門、各科室提出明確的要求。各業(yè)務(wù)科室有分管檔案工作負(fù)責(zé)人，具體負(fù)責(zé)所在科室的檔案收集、整理、編目、立卷、移交等工作。定期組織學(xué)習(xí)檔案管理工作的基本知識(shí)和要求，掌握業(yè)務(wù)檔案的收集、整理、歸檔的具體操作程序和步驟。形成人人重視，齊抓共管，保證了業(yè)務(wù)檔案的完整歸檔，安全管理，有效地提供利用。
2.血站檔案記錄量大面寬，種類比較繁多，制定指定檔案編號(hào)方便檔案的歸檔和管理，例如體采科獻(xiàn)血者體檢表B1一1-1，B1代表體采科檔案，一l代表獻(xiàn)血者體檢表，一1本年度第一份檔案g血庫檔案血液入庫清單B2-1-2，B2代表血庫檔案，一1代表血液入庫清單，-2代表本年度第二份檔案。檔案的檢索目錄、檔案的目錄表和各各科室的交接目錄單全部由相應(yīng)的科室指定編號(hào)管理，使業(yè)務(wù)檔案各各科室的記錄簡單明方便了整理、儲(chǔ)存、檢索。
3.檔案的保存和護(hù)理，檔案室內(nèi)要定期的除濕，濕度在40-60(%rh)之間，溫度在14-24c度之間，在每個(gè)檔案柜中放入除蟲劑，并定期做到防塵、防火、防光、防盜等工作。
4.信息化管理也是做好業(yè)務(wù)檔案的重點(diǎn)，要提高檔案管理工作水平，充分發(fā)揮業(yè)務(wù)檔案在血站管理中的作用，必須借助血站計(jì)算機(jī)信息化、網(wǎng)絡(luò)化管理的優(yōu)勢(shì)，注重電子檔案的管理使用，使檔案信息能夠被更好的利用，以提高檔案信息化和自動(dòng)化管理水平，為血站管理和采供血工作提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。
做好血站原始檔案的收集、整理、存放是采供血工作鏈條的重要基礎(chǔ)，建立完善的檔案管理制度是是血站質(zhì)量管理的根本。
四、總結(jié)
血站業(yè)務(wù)檔案指血站在采供血過程中形成的一系列按規(guī)定需要?dú)w檔的文件。它真實(shí)地記錄了血液質(zhì)量控制和質(zhì)量保證的全過程，是血站開展各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作及領(lǐng)導(dǎo)決策的歷史依據(jù)和重要基礎(chǔ)，是維護(hù)獻(xiàn)血者及受血者和采供血機(jī)構(gòu)、醫(yī)療機(jī)構(gòu)公正的重要依據(jù)。隨著無償獻(xiàn)血工作的不斷深入開展，醫(yī)學(xué)科學(xué)的不斷發(fā)展和社會(huì)法制化進(jìn)程的加快，國家對(duì)采供血機(jī)構(gòu)的管理越來越規(guī)范，如何管理好檔案并充分應(yīng)用檔案進(jìn)一步推動(dòng)無償獻(xiàn)血事業(yè)的發(fā)展，提高血液質(zhì)量，開展輸血科學(xué)研究和處理因輸血引起的醫(yī)療糾紛甚為重要。由于我國血站設(shè)立的時(shí)間相對(duì)醫(yī)療單位較短，目前采供血業(yè)務(wù)檔案管理還處在探索階段，本文就血站業(yè)務(wù)檔案的管理的重要性及措施作初步探討。
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