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ＥＸＣＥＬ構(gòu)建財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫
EXCEL具備強大的數(shù)據(jù)分析工具和數(shù)據(jù)處理功能,基于EXCEL的財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫具有靈活、簡便的特性,可以滿足個性化、多層次、多維度的財務(wù)分析需求,從而彌補通用財務(wù)軟件和管理信息系統(tǒng)財務(wù)分析功能薄弱的現(xiàn)狀,提高財務(wù)分析的作用和效率。
EXCEL; 財務(wù)分析; 數(shù)據(jù)庫
用友、金蝶等財務(wù)軟件以及企事業(yè)其他信息系統(tǒng)的應(yīng)用和普及,大大提高了中小企事業(yè)單位信息化程度,減輕了會計人員的負擔(dān),節(jié)約了財務(wù)成本。但實務(wù)工作者也發(fā)現(xiàn),財務(wù)軟件更偏重于會計賬務(wù)的處理及標(biāo)準(zhǔn)財務(wù)報表的提供,而分析功能不足,未提供良好的分析工具,分析方法也不夠靈活,其他信息系統(tǒng)更偏重于業(yè)務(wù)處理。這時就需要借助EXCEL等外部工具進行個性化的財務(wù)分析。
一、財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建
用EXCEL建立財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫時,可以充分發(fā)揮其靈活性,從各個維度、各個層次對企事業(yè)單位數(shù)據(jù)進行分析。盡管EXCEL2007已經(jīng)解除了以前版本只能處理65 536行數(shù)據(jù)的限制,但是也要考慮到數(shù)據(jù)庫如果過于龐大,運行速度會降低。因此,建立數(shù)據(jù)庫時如果數(shù)據(jù)庫偏大,可以將數(shù)據(jù)庫拆分成幾個小的數(shù)據(jù)庫。
明確了數(shù)據(jù)庫的構(gòu)建目標(biāo)后,就可以從不同地方收集財務(wù)分析數(shù)據(jù)。這些數(shù)據(jù)既可以從用友、金蝶等財務(wù)軟件獲取,也可以從企事業(yè)單位的其他信息系統(tǒng)導(dǎo)入,如的HIS系統(tǒng)、藥品管理系統(tǒng)、材料進銷存系統(tǒng)等等。導(dǎo)入的數(shù)據(jù)既可以是用友等財務(wù)軟件整個科目數(shù)據(jù),也可以是固定資產(chǎn)數(shù)據(jù)等等。
財務(wù)軟件和其他信息系統(tǒng)一般都有導(dǎo)出成EXCEL表格的功能,如果這些信息系統(tǒng)軟件可以導(dǎo)出成分隔符區(qū)分的文本文件,也可以通過EXCEL中的分欄工具進行拆分。
(一)基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字段整理
在進行基礎(chǔ)數(shù)據(jù)整理時,經(jīng)常會用到這些函數(shù):
1.時期處理函數(shù)。如根據(jù)日期提取年、月、周的數(shù)據(jù):YEAR(),MONTH(),WEEK()。
2.字符處理函數(shù)。如提取字符串中的某一內(nèi)容:LEFT(),MID(),RIGHT()。字符串聯(lián)結(jié):CONCATENATE()。
3.數(shù)據(jù)格式轉(zhuǎn)換函數(shù)。如將數(shù)字強制轉(zhuǎn)換成文本:TEXT()。
4.邏輯判斷函數(shù)。如條件判斷:IF()。信息提取:ISNA(),ISTEXT()。
(二)數(shù)據(jù)的歸類
財務(wù)分析時經(jīng)常會對數(shù)據(jù)進行分類,這時可以借助函數(shù)VLOOKUP()來實現(xiàn)。如對食品進行分類時,可以首先建立一張字典表,如表1。
然后在數(shù)據(jù)庫里面在目標(biāo)單元格輸入函數(shù)vlookup()并設(shè)置函數(shù)參數(shù),再對整個字段進行填充,就可以根據(jù)字段食品名稱獲取其對應(yīng)分類了。
(三)數(shù)據(jù)庫的定義
數(shù)據(jù)收集整理完后,可以在EXCEL里形成一張表單(sheet),可將有數(shù)據(jù)的區(qū)域定義為一張表,并為之命名。本文以醫(yī)院收入分析數(shù)據(jù)庫為例,基礎(chǔ)數(shù)據(jù)通過醫(yī)院用友、HIS系統(tǒng)收集整理后,存放在一張名為“醫(yī)療收入”的表單內(nèi)。這時先選擇所有數(shù)據(jù)區(qū)域,點擊右鍵,選擇“命名單元格區(qū)域”,命名為如“數(shù)據(jù)表”。
定義數(shù)據(jù)區(qū)域可以更方便地對數(shù)據(jù)庫進行維護。建立的數(shù)據(jù)庫如圖1。
二、財務(wù)數(shù)據(jù)的分析
數(shù)據(jù)庫建立好之后,就可以充分利用EXCEL的數(shù)據(jù)分析挖掘工具,靈活方便地對數(shù)據(jù)進行分析。下面介紹幾種常用的分析方法。
(一)對比分析
建立的數(shù)據(jù)庫如果包含了一段時期的數(shù)據(jù)并進行歸類后,可方便地實現(xiàn)對比分析。這里面需要用到EXCEL的數(shù)據(jù)透視表工具,首先將光標(biāo)定位到“數(shù)據(jù)表”,單擊“插入數(shù)據(jù)透視表”,并根據(jù)需要選擇報表篩選字段、行標(biāo)簽、列標(biāo)簽字段以及值字段。在作對比分析時,應(yīng)該在列標(biāo)簽選擇時間字段,并選擇需要進行對比的時間段。
透視表建立后,可以通過報表等字段篩選數(shù)據(jù)的范圍,例如既可以看全院收入,也可關(guān)注某一個或幾個科室的收入分析。同時,在鄰近單元格建立公式對數(shù)據(jù)進行比較分析。建立的數(shù)據(jù)對比分析如圖2。
(二)趨勢分析
趨勢分析也是財務(wù)分析中的一個常用方法,分析人員可以從數(shù)據(jù)變化趨勢看出數(shù)據(jù)的長期變化趨勢及季節(jié)趨勢等。
用EXCEL建立趨勢分析時,也要建立數(shù)據(jù)透視表并選擇要分析的字段。作趨勢分析時,可以輔以圖片更能直觀地進行分析。將光標(biāo)定位在數(shù)據(jù)透視表內(nèi),單擊“插入折線圖”或其他圖形模板,并調(diào)整圖形格式就可以制作出專業(yè)的圖表。如圖3。
(三)結(jié)構(gòu)分析
結(jié)構(gòu)分析可以看出數(shù)據(jù)之間的構(gòu)成分析。在EXCEL里面作數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)分析時也可以通過建立數(shù)據(jù)透視表,選擇要分析的數(shù)據(jù)字段進行分析。同時,還可以制作數(shù)據(jù)餅圖等進行直觀的觀察分析。數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)分析如圖4。
三、財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫的維護與更新
財務(wù)分析數(shù)據(jù)庫建立完成后,可以根據(jù)個性需求靈活地對數(shù)據(jù)進行抽取和分析。同時,這個數(shù)據(jù)庫也是可以動態(tài)更新的。更新數(shù)據(jù)庫時,只需在數(shù)據(jù)表末端追加數(shù)據(jù)記錄,數(shù)據(jù)庫就會智能地將數(shù)據(jù)加入。當(dāng)然,這個數(shù)據(jù)庫也支持對以前數(shù)據(jù)記錄進行修改,批量修改數(shù)據(jù)時可以使用EXCEL的批量替換功能;具備支持增加和刪減字段的功能。
修改數(shù)據(jù)庫后,應(yīng)確保增加的記錄在數(shù)據(jù)表內(nèi)可以通過擴大數(shù)據(jù)表區(qū)域來實現(xiàn)。同步更新數(shù)據(jù)透視表和數(shù)據(jù)圖時,只需要在任意表內(nèi),單擊“更新數(shù)據(jù)源”,則所有基于數(shù)據(jù)庫的透視表和數(shù)據(jù)圖都可以同步進行更新,操作非常方便。
從上述研究可以看出,EXCEL具備靈活、簡便而功能強大的數(shù)據(jù)分析和挖掘功能,而基于EXCEL數(shù)據(jù)庫的維護和更新也非常簡單,財務(wù)人員通過簡單的操作,就可以從各個維度、范圍對財務(wù)數(shù)據(jù)進行深入的分析。當(dāng)然,EXCEL還具備更多的數(shù)據(jù)分析潛能,需要財務(wù)人員在工作中發(fā)揮主動性和創(chuàng)造力,從而提高財務(wù)分析的效率和作用。
[1] 陳偉. 自動化財務(wù)信息處理系統(tǒng)的構(gòu)建[J]. 財會月刊:理論版,2006(10).
[2] 張瑞君,譯.EXCEL在財務(wù)管理中的應(yīng)用[M]. 人民大學(xué)出版社,2007.
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