檔案信息化中電子文件的信息安全問題研究論文

檔案信息化中電子文件的信息安全問題研究論文

　　檔案管理最重要的工作就是對信息的保護，檔案管理工作實現信息化也主要出于對信息保護這個目的，但在檔案管理信息化的前提下，電子文件的信息安全依然存在著問題，一旦被不法分子竊取將會有不可估量的損失，無論是對企業還是個人都是不可挽回的。本文主要通過對檔案信息化中電子文件信息存在的安全問題的分析以及對檔案信息化中電子文件風險因素的概述，進而探討了檔案信息化中電子文件信息安全防護的有效途徑，希望為有關單位提供參考和借鑒。

　　經濟的發展、科技的進步使得檔案管理工作逐漸實現了信息化，這樣有利于提高檔案管理工作的效率，從而減輕了檔案管理工作人員的工作量，但是在檔案管理信息化的前提下，對檔案管理信息中電子文件的信息安全又提出了新的要求，相關人員必須重視這個問題。接下來，筆者就檔案信息化中電子文件的信息安全的相關問題就具體的研究。

　　1、檔案信息化中電子文件的信息存在的安全問題

　　檔案管理信息化中電子文件的信息安全是非常重要的問題，接下來筆者就具體的介紹一下檔案信息化中電子文件信息存在哪些安全問題，主要體現在以下幾方面：

　　首先，由于電子文件有一定的使用周期，相應的電子文件技術發展得很迅速，使得很多的企業沒有來得及更新換代，這樣就非常容易導致電子文件讀取困難，甚至無法讀取，這對電子文件信息來說就是一種損失;其次，計算機是電子文件生存的載體，如果計算機本身存在著安全漏洞，那么就直接威脅到電子文件信息的安全;最后，相關的檔案管理人員對電子文件信息安全的重視程度不足，很多檔案管理人員并非專業計算機人員，使得很多的檔案管理人員并不知道如何來進行電子文件信息安全的防護，這就給檔案信息化中電子文件的信息安全埋下了隱患。

　　2、檔案信息化中電子文件風險因素解析

　　上文中筆者主要向我們介紹了檔案管理信息化中電子文件信息存在的安全問題，我們對檔案管理信息化中電子文件的信息安全問題已有了初步的了解，那么針對這些存在的安全問題，筆者又該如何進行解析呢?接下來筆者就檔案信息化中電子文件風險進行詳細的分析。

　　2.1 信息化中電子文件的載體的安全保護。

　　在電子文件安全保護中，不得不提到，電子文件賴以生存的載體，與傳統文件相比，電子文件的出現使得新型載體材料得到人們的重視。由于電子文件的存儲載體種類多樣，性能不一，針對電子文件保存的存儲載體，應該依據下列因素進行選擇：優先選擇符合標準的載體;使用有市場前景的載體，構筑其軟硬件的供應渠道不應受限;采用業界公認的性能穩定、耐久的載體;采用易維護的載體，要易于確定載體對溫濕度變化、污染物等的影響，以有效實施維護;采用生命周期成本較低的載體，即獲得、利用和更新載體以及配套的軟硬件設備等一切成本綜合起來應達到合理;選用易于檢測其質變現象的載體，及時探測到載體的微小變化，以便在變化之初將儲存的信息復制至新的載體中。

　　2.2 信息化中電子文件內容信息的安全保護。

　　2.2.1自身因素。電子文件不穩定性使得電子文件不是像紙質文件一樣固定在客觀的實物上。在電子文件生成，運轉，利用的過程中，它的每次信息運動都要經過很多不確定性的因素影響，而紙質文件一旦列入保護程序就會比較固定，不確定性因素影響較少，電子文件的不確定性造成的結果使得最初的文件格式，形式等都發生了變化，比較常見的便是電子文件可能讀不出來，以及因為信息系統環境的因素無法正確讀出。

　　2.2.2外部條件。電子文件和客觀存在的事物一樣，會受到周圍環境的影響，由此可知，保護電子文件必須聯系當前情況。雖然電子文件以代碼的形式存儲在計算機的硬盤上，但是計算機是實體存在的;另外除了這種類型的電子文件，以光盤或者磁盤為存儲載體的電子文件，受載體的客觀形態限制，會受環境的影響

　　3、檔案信息化中電子文件安全防護的有效途徑

　　上文中筆者主要向我們解析了檔案信息化中電子文件存在的安全問題，那么針對這些安全問題，有哪些解決途徑呢?接下來筆者針對檔案信息化中電子文件安全防護的有效途徑做具體的分析，主要途徑如下：

　　3.1 做好相關人員的培訓工作

　　相關企業應該做好檔案管理人員的培訓工作，使其跟上時代的發展。在檔案管理工作實現現代化的進程中，出現很了很多的新問題新挑戰，這些問題與挑戰都需要相關的專業人員去解決，只有做好定期的培訓工作，才能使其具備解決問題的能力。

　　3.2轉變電子文件信息的保護方式。在檔案管理工作實現信息化的過程中，很多的單位都存在著重技術而輕管理的現象。因為檔案管理信息化計算機是重要的載體，所以很多的單位都注重相關專業人員的計算機技術，而忽略了管理方面的要求，這就使其在管理上存在著很大的漏洞，因為相關單位應該轉變電子信息的保護的方式，不能單純的依靠技術，更要做好管理工作。

　　3.3建立健全電子文件安全保護管理規范。電子文件安全保護管理規范包含很多方面，其中擺在首位便是崗位職責制，有了崗位分工，能有效避免職能錯位，無論對電子文件的查閱，利用，還是對它的安全管理來說，都可以做到從源頭上保證電子文件的使用權限，從而也能有效避免電子文件遭受惡意破壞與利用;第二，施行電子文件利用比占，實時記錄電子文件整個管理過程，做到何時何地都確保利用文件的權限，這樣能及時跟蹤電子文件，做到“心中有數”;第三，及時完善電子文件的背景信息，也是做好電子文件安全的一項重要措施。通過背景信息，可以通過計算機內容的磁盤記錄來查看，這樣對電子文件管理情況則更加準確。

　　3.4健全電子文件安全保護的法律法規體系。電子文件作為檔案事業發展的新型管理對象，安全問題是管理的重中之重。目前有《中華人民共和國計算機信息系統安全保護條例》、《計算機信息網絡國際聯網安全保護管理辦法》、《網絡安全法》、《中華人民共和國電子簽名法》等，這些雖然是基本性的原則法規，并不完全適用于檔案信息化中的電子文件安全保護，但是可以提供參考作用，所以，檔案工作人員必須結合本機構實際，規劃出適用的原則。這樣才能最大程度的保護本單位電子文件的安全。

　　4、結語

　　綜上所述，我們知道在檔案管理信息中對電子文件的信息安全進行防護是非常重要的，只有充分地考慮到電子文件的信息安全才能切實提高檔案信息的管理水平。雖然就目前的情況來說，檔案信息化中電子文件的信息安全還存在著很多的問題，但是時代的發展、科技的進步這些問題都會得到妥善解決。本文是筆者根據自己多年的檔案管理經驗總結出來的，希望能夠為相關單位提供借鑒，也希望能為我國檔案管理信息化中電子文件的信息安全防護提供參考。

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