淺談情感管理在圖書館管理中的運用

淺談情感管理在圖書館管理中的運用

　　論文關鍵詞:情感；管理

　　論文摘要:在現代科學技術手段日益增多、信息競爭錯綜復雜的今天，單靠管理者個人的智慧已無法保證圖書館決策的成功和管理的有效，要在信息競爭中始終立于不敗之地必須依靠集體智慧和團隊精神。塑造團隊精神，既需要硬性的制度管理，更需要軟性的情感管理。如果說制度管理是為圖書館的日常運行提供“游戲規則”，那么情感管理則是為圖書館活力綻放提供了“催化劑”。
　　
　　
　　制度管理，主要指文件化、數量化的各項制度，包括工作流程、操作規范以及流通、閱覽、資源等方面的管理制度等。制定這些制度的目的，主要是保障日常管理服務工作的規范性和內部競爭環境的公平性。
　　情感管理，主要指把圖書館員視做大家庭中的一員，對館員在工作中遇到的困難和差異化的需求給予人性的呵護和關心，提高館員的工作滿意度和對工作團隊乃至整個圖書館的認同感。
　　“變是惟一的不變”是我們所處的這個信息時代的特征。在、環境大幅躍進、圖書館使用現代科學技術手段日益增多、信息競爭環境錯綜復雜的今天，單靠管理者個人的智慧已無法保證圖書館決策的成功和管理的有效，要在信息競爭中始終立于不敗之地必須依靠集體智慧和團隊精神。
　　塑造團隊精神，我們的圖書館既需要硬性的制度管理，更需要軟性的情感管理。如果說制度管理是為圖書館的日常運行提供“游戲規則”，那么情感管理則是為圖書館活力綻放提供了“催化劑”。
　　
　　一、“圖書館”與情感管理的“呵護”
　　制度管理具有權威性，一經通過和頒布，就成了對圖書館內部館員具有硬性約束力的“圖書館憲法”，輕易不會變更；情感管理則屬于軟性管理，圖書館各層管理者通過對下屬館員情感變化的細微體察，對館員在工作中遇到的困難和差異化的發展需求給予人性化的呵護和關心，營造一個齊心協力、共求發展的和諧工作環境。
　　制度管理與情感管理的關系應該是互相補充而不是相互排斥的，它們如同圖書館管理的兩只手，相輔相成。其中制度管理是前提和基礎，情感管理的運用必須在制度規范的框架內，以不侵犯制度的嚴肅性和權威性為前提；而制度的制定，也必須充分考慮圖書館中“人性化”的因素，應當從館員個體權益與圖書館整體權益兩者的角度來設計。在圖書館的管理工作中，制度管理與情感管理的運用應該體現在不同層次上，制度管理主要用來約束和規范館員日常的工作行為；情感管理主要用來體現圖書館的人文關懷、激發工作團隊的活力，促進制度更好地發揮作用。
　　
　　二、情感管理應與制度輕度糾纏
　　情感管理不是江湖文化、哥們意氣，更不是家長里短。因此，情感管理必須建立在維護制度尊嚴、有助于圖書館績效提高的基礎上。從另一個角度說，情感管理也需要制度化。
　　（一）職業是一種境界
　　目標是館員個人追求的一種價值境界，它表現為個人的理想和愿望。如果圖書館能夠引導館員的個人目標同圖書館發展的方向一致進行，館員在實現自我目標的同時，也促進了圖書館整體目標的實現，這是，館員就會產生積極的工作情緒，反之，就會帶來不好的工作狀態。因此，根據不同崗位、不同專業、不同個人，設立具有挑戰性的工作目標，同時在圖書館內部建立起結構合理的多通道職業發展體系，是館員能夠明確短期的工作目標，建立起長期的發展預期，將有利于館員個人發展目標與圖書館發展目標的統一，更有利于激發館員積極的工作情緒。
　　（二）各級者不要吝嗇自己的耳朵
　　從根本上來說，工作中產生的很多情感管理問題是由于缺乏對館員的基本尊重、對館員的存在視而不見所引發的。馬斯洛的需求層次理論指出，每個人都有生理、安全、、尊重、自我實現五個層次的需求，受到尊重屬于較高層次的需求，對于管理知識的館員而言更是如此。建立館員參與機制，讓館員參與管理、貢獻智慧，是尊重館員的根本體現。支持這一機制運行的具體形式可以是多種多樣的，如上下級定期的雙向溝通、與圖書館高級管理者的懇談會、圖書館各相關部門程序化的互訪、館長信箱、館員投訴熱線、在內部刊物或板報上開辟的相關專欄與論壇等。要使這一機制真正發揮作用，一方面要將各種具體形式統籌安排、合理搭配，并設專人負責，以確保溝通渠道的便捷性與暢通性；另一方面，也是更為重要的是管理層要認真、謙遜地傾聽，及時提供反饋。只有當館員能夠直言不諱、暢所欲言，并且確信自己的建議或意見真正會產生效果時，才會將時間與精力投入其中。而且，圖書館可以設立專項的管理參與獎、最佳建議獎等，對圖書館發展與建設有價值的建議或意見提供一定的獎勵，激勵館員參與管理與創新的行為。這些建議或意見可以涉及圖書館宏觀管理方面的，也可以是具體技術工作細節的改進方法或節約辦法。
　　（三）起到“保姆”與“情感日志”的雙作用
　　情感管理要求每一個基層管理者，既能夠承擔好“保姆”的職能，為館員提供必要的工作支持，創造良好的工作；又能夠擔負起“母親”的職能，通過日常工作接觸中的情感關心與關注，及時排解影響工作的不良情緒，從而使館員能夠始終充滿激情地投入工作。因此，情感管理實際上必須從細微入手、從日常做起。對于一些情商要求較高的崗位，如管理、安全檢查等，應建立館員情感管理日志，用簡明的形式，記載館員每天的情緒狀態，對情緒過于興奮或憂郁的館員應予以特別關注，及時消除由于情緒反常給工作帶來的不利影響。
　　（四）與“非正式”溝通聯姻
　　行為科學的研究表明，人們之間親密無間的融洽關系的建立，往往不是在正式的工作交往中，而是在工作時間之外的一些非正式的交往中。如果圖書館不僅僅只是為館員提供工作聯系的渠道，還能夠搭建形成社會關系紐帶的平臺，將有助于館員之間情感的交流、增強彼此的相互信任，反過來促進工作中的協作，起到間接提高工作績效的作用。因此，圖書館應鼓勵具有相同或相近專業背景、技術專長、興趣愛好的館員組織的發展。
　　（五）家庭不只在8小時以外
　　圖書館在制度設計時應充分考慮工作時間以外的情感影響因素。傳統的圖書館管理，主要局限于館員在圖書館工作時間內的行為管理，但是這種管理的局限性在于沒有認識到館員不僅是一個“工作人”，還是一個“社會人”，八小時之外的情感問題也在很大程度上會影響著的工作情緒與工作狀態。
　　
　　三、圖書館各級領導是海水也是火焰
　　哈佛商學院教授利文斯頓的一項研究表明，在人員管理方面沒有什么秘訣，上級對下屬的熱情和興趣是管理成功的主要因素；沮喪、低期望值以及缺乏高級管理人員參與的管理，往往會使館員的自尊心受到挫傷。盡管公平合理的報酬和個人發展機會是每個館員都重視的，但館員和上級關系的好壞常常影響館員工作積極性的發揮。
　　因此，情感管理的有效與否，與各級管理者有著直接乃至決定性的關系。作為圖書館的管理者，應當好教練角色，善于給群體中每個人機會，委以重任并做好協調工作，這會使館員在自我實現，完成任務的成就感方面得到滿足和情緒的升華；作為圖書館，除了應建立“以人為本”的價值觀、加強圖書館建設以外，應加強對圖書館管理者情感管理知識與技能的培訓，只有首先提高管理者的情與情感管理的技能，才能有效發揮情感管理的作用，充分激發圖書館的活力。

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