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試析民辦高校檔案管理的導向問題
[摘要]伴隨著我國民辦教育事業(yè)的快速發(fā)展，民辦高校檔案管理工作的地位和作用日益突出。長期以來，由于導向不明確，民辦高校的檔案管理缺乏成效，甚至陷入困境。文章從分析民辦高校檔案管理的導向問題出發(fā)，指出停留在服務導向的檔案管理是造成當前困境的根本原因，而當前只有實施以發(fā)展為導向的檔案管理思路，才能有效發(fā)揮民辦高校檔案管理的作用。
[關鍵詞]民辦高校;服務導向;發(fā)展導向;檔案管理
高校檔案管理是學校在行政管理、教學、科研等活動中形成的真實記錄，反映了學校各個時期的歷史面貌，是維護學校歷史和辦學特色的寶貴財富，特別是學校不同發(fā)展時期的珍貴史料和教科研成果等檔案對學校發(fā)展建設具有更為重要的意義。然而，其作用發(fā)揮的成效，關鍵在其導向問題。
一、民辦高校檔案管理的導向問題
當前，民辦高校的檔案管理的成效不顯著，主要是因其指向不明，根本上說是其導向問題決定的。根據檔案管理的原則可以分為服務導向和發(fā)展導向。
(1)服務導向的檔案管理
服務導向的檔案管理認為民辦高校檔案僅僅是對民辦高校的招生、教學、科研、管理等活動過程的原始記錄，是學校歷史發(fā)展的積累和沉淀，凝結了大量前輩的經驗和認識，作為一種學校各項實踐活動的原始資料，這些檔案資源也只是高層領導作決策的信息參考和依據，及根據歷史經驗教訓處理各種問題的憑證。
(2)發(fā)展導向的檔案管理
以發(fā)展性為導向的檔案管理，檔案除了進行信息記錄，作為歷史的憑證之外，預示著檔案管理還應將促進學生、教師和學校發(fā)展及社會服務作為民辦高校檔案管理工作的內在價值追求，就是要求民辦高校檔案管理應著眼于對學生、教師和學校的信息資源有效地開發(fā)和利用。
從目前民辦高校檔案管理的成效來看，民辦高校檔案管理工作僅提供查考憑證，為領導決策和廣大師生開展教學、科研和管理工作提供信息參考和依據，為教學評估提供統(tǒng)計數據，為宣傳教育活動提供素材，為文摘匯編提供材料。實施的仍然是單一的服務導向的檔案管理，而不是發(fā)展導向的檔案管理。
二、民辦高校檔案管理服務導向導致的困境
學校檔案作為一種重要的教育資源，其質量的高低和完整程度將影響到民辦高校教育事業(yè)的發(fā)展，且由于建校最初的定位和發(fā)展過程中形成的歷史現狀，檔案基礎建設一般都較為薄弱，嚴重制約了檔案管理工作的實際成效，其檔案管理工作與公辦高校相比，仍然存在著較大的差距。究其原因，主要因僅僅實行服務導向的檔案管理，沒有實行發(fā)展導向的檔案管理。這就導致了當前民辦高校檔案管理陷入困境，主要體現在以下三個方面：
(1)檔案管理的目的是材料記錄而不是資源開發(fā)
現有民辦高校的檔案管理工作也只是在對檔案的收集、整理、裝訂、保管與借閱等程序方面，根本談不上對檔案信息資源的開發(fā)和整合。這種服務導向的檔案管理往往比較被動，容易造成檔案信息內容不健全。檔案管理過程中的資源開發(fā)，指的是檔案資料不能僅僅是對過去歷史的記載，而且同時也是可以利用來促進發(fā)展的資源。信息資源的有效的利用和傳播，能夠帶來巨大的效益。
(2)檔案管理的方法是注重形式而不是重視實質
從形式上來看，民辦高校都有建立的檔案館或檔案室，也將檔案管理工作納入學校發(fā)展規(guī)劃和計劃，但并未明確管理體制和落實相關的工作職責，未定期開展檔案業(yè)務工作的專項指導檢查，未為檔案工作發(fā)展提供良好的條件保障，從目前的實際情況看，民辦高校檔案的利用基本出于一時一事等特殊情況的需要。僅僅有檔案館還不能說是有效發(fā)揮了檔案管理的作用。檔案管理停留在資料收集上，不能按照為發(fā)展提供支撐的作用，就不能說是存在實質性的檔案管理。
(3)檔案管理的作用是提供證明而不是促成發(fā)展
只注重收集后的整理，缺乏檔案管理過程的監(jiān)督和指導，沒有在工作人員辦理業(yè)務和文件材料時提前介入，不注意保證文件材料的完整性，未積極主動地科學整合檔案信息資源，這樣就不能為搞好民辦高校的檔案管理工作提供良好的基礎。促成發(fā)展的檔案管理涉及到檔案資源的收集，更涉及到檔案資源的開發(fā)，使其能為學生的發(fā)展、教師的發(fā)展和學校的發(fā)展提供支持。
三、實施以發(fā)展為導向的民辦高校檔案管理
(1)檔案管理以學生的發(fā)展為導向
對學生發(fā)展過程的記錄是學校檔案管理的重要內容。服務學生的發(fā)展是學校建設和管理的根本目標，培養(yǎng)適應社會發(fā)展需要的合格人才的質量，是衡量辦學成效的標準。學生的發(fā)展是一個動態(tài)的過程，更是在原有的基礎上的進步，其成長軌跡能反映出發(fā)展的方向以及存在的問題。充分發(fā)揮民辦高校檔案管理對學生發(fā)展的作用，就要求民辦高校改變現有的被動服務模式的檔案管理的導向，增強服務的主動性和預見性，拓展服務內容，豐富服務品種，建設全過程的、動態(tài)的、科學的檔案管理。民辦高校學生檔案工作要記錄學生的成長過程，服務于學生的學習、服務于學生的就業(yè)、服務于學生的職業(yè)生涯規(guī)劃等等，為人才流動提供信息支持，實施以學生的發(fā)展為導向的檔案管理。
以學生的發(fā)展為導向的檔案管理主要體現在以下幾個方面：首先，關注學生的學習過程，體現學業(yè)發(fā)展的要求。學習是學生在校期間的主要任務，利用學籍檔案數據可以對學生學習成績和學習興趣進行分析，作為相關人員指導學生學習的參考，發(fā)揮促進學生學習的作用。其次，關注學生的社會實踐，體現綜合發(fā)展的要求。檔案管理中可以收集學生參與社會實踐的相關資料，通過分析了解學生參與社會實踐的程度，及其與專業(yè)學習的關系，幫助學生通過有效實踐，鍛煉個人能力。再次，關注學生的生涯規(guī)劃，體現終生發(fā)展的要求。學生在校學習期間，如果能進行有效的生涯設計，將來的發(fā)展就會相對比較順利，檔案管理的內容可以包含學生生涯規(guī)劃的內容，為其終身發(fā)展奠定基礎。最后，關注學生的就業(yè)過程，體現職業(yè)發(fā)展的要求。檔案管理為用人單位提供有效的信息，并把這種信息運用到檔案的分類和管理過程中，必將也能促進檔案管理自身的有效發(fā)展。
(2)檔案管理以教師的發(fā)展為導向
民辦高校教師普遍比較年輕，且與公辦高校相比較，民辦高校教師具有更大的流動性。造成教師高流動性的直接原因，就是教師在民辦高校很難獲得一個長期發(fā)展的機會，而這又主要與民辦高校沒有長期培養(yǎng)一名優(yōu)秀教師的意識和條件相關。在學校，教師是教學過程中的主導，教師隊伍的水平直接影響教學質量，更關乎學校的發(fā)展前景。目前，民辦高校檔案僅僅是作為記錄每位教師的業(yè)務能力、學術水平、工作業(yè)績等，作為對教師考核的重要依據。要做好教師管理工作，激勵教師的工作熱情，就必須科學規(guī)范的建立教師業(yè)務檔案，并加以科學的編研管理，充分的利用，只有積極為教師提供職稱及業(yè)務提升的服務，才能有效發(fā)揮教師檔案的作用。因此必須轉變思路，不能僅僅將教師檔案管理看作是對教師考核的依據，而是要服務教師的發(fā)展，實施以發(fā)展為導向的檔案管理。
在民辦高校實施以教師的發(fā)展為導向的檔案管理，尤其要發(fā)揮檔案對教師的職業(yè)生涯規(guī)劃作用。民辦高校規(guī)范整理教師業(yè)務檔案，可以全面地記載教師的職業(yè)生涯、工作歷程和發(fā)展規(guī)劃，對教師的工作前景有一個全新的認識和展望。高校的發(fā)展的根本在于教學資源的開發(fā)，教學資源開發(fā)的根本在于教師資源的開發(fā)。民辦高校教師年輕化的發(fā)展特點決定了，青年教師的成長是民辦高校發(fā)展的關鍵，重視教師的業(yè)務能力的培養(yǎng)和重視教師職業(yè)生涯的發(fā)展具有極大的相關性。民辦高校的檔案管理可以從教師的職業(yè)生涯規(guī)劃的角度出發(fā)，為教師建立全面的發(fā)展型的檔案資源，通過跟蹤教師的個人發(fā)展，并提供有效的信息，必將為學校的發(fā)展帶來益處。
(3)檔案管理以學校的發(fā)展為導向
檔案管理效果最終體現在對檔案信息的有效利用，而檔案信息資源的科學合理有效利用往往能給學校帶來巨大的綜合效益。在我國，民辦高校建校時間通常都比較短，檔案管理的信息資源本來就不足，民辦高校檔案管理要著眼學校發(fā)展和社會需求，科學整合檔案信息資源，適時的開展檔案信息化建設。隨著民辦高校辦學條件的改善，檔案管理工作有了一定的物質條件，可以說學校的發(fā)展為檔案管理提供了便利。但是，如何有效的開展檔案管理，反過來為民辦高校的發(fā)展提供支撐，也是檔案管理工作的重要任務。
建校歷史短且受到各種制約，是民辦高校發(fā)展的普遍特點。不能因為校史短而不重視，學校發(fā)展過程對學校人才培養(yǎng)所起到的作用，而是要盡可能的收集學校發(fā)展過程中的各種信息資源，為校園環(huán)境建設和激勵學生成長，發(fā)揮其不可估量的作用。因為，很多民辦學校的發(fā)展的歷史，是與國家發(fā)展轉型、經濟結構調整、區(qū)域發(fā)展等緊密聯(lián)系在一起的，往往這些學校發(fā)展的歷史過程本身就是一部活生生的奮斗史。通過檔案管理工作，有效整理學校發(fā)展的歷史檔案，并應用到學校的教育教學過程中去，必將是一部很好的教材，能產生切實的有效影響。以發(fā)展為導向的檔案管理，就是始終把學校的發(fā)展作為其工作的指導原則，一切為了發(fā)展、服務發(fā)展。
總而言之，檔案工作作為學校的基礎性工作，其中蘊含著豐富的信息資源，具有廣泛的社會作用。以發(fā)展為導向的檔案管理勢必使得民辦高校走出當前檔案管理的困境，充分發(fā)揮檔案管理的作用，為學生的學習和就業(yè)，為教師的穩(wěn)定和發(fā)展，以及學校的全面發(fā)展提供有力的支撐。
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