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對高校基建檔案管理工作的思考與探討
摘要:本文通過對高校基建檔案工作的闡述,結合自身工作經驗以及對其他高校的調查,綜合分析了它在實施過程中暴露出的問題,并針對性地提出了解決的有效途徑,期望為完善高校基建檔案工作提供借鑒。
關鍵詞:高校;基建檔案;作用;問題;完善
隨著教育育人理念的不斷深入與高校現代化要求的加大,高校基建工作大跨步地展開,高校基建檔案是對它的全程記錄,在基建工程的統籌建設中具有極其重要的借鑒和指導價值,不可或缺。然而,根據我自身工作經驗以及對各高校的基建檔案管理現狀的調查,目前高校基建檔案工作不盡如人意,嚴重缺失,這不僅破壞了基建工作歷史記錄的完整性,也不能為今后工作提供合理的經驗,使得基建工作依舊處于摸索、徘徊階段,成為高校基建發展的瓶頸,難以實現行之有效且符合高校自身特點的管理工作,同時,最大限度地提高建設資金的投資效益也成為空談。基于這一情況,我展開了對高校基建檔案的思考與討論工作。
1高校基建檔案概述
高校基建檔案是指高校在基建管理和基建工程項目從醞釀、決策到竣工交付過程中,直接形成的具有保存利用價值的文字、圖表、圖紙及聲像等不同形式的文件材料。它是校園各種建筑物、構筑物以及管線等基本建設工程的規劃、設計、施工、使用、維護和檢修等活動的直接記錄,也是對工程進行檢查、維護、管理、使用、改建、擴建的依據和憑證,還是學校檔案中不可缺少的重要組成部分。內容一般可分為依據性文件、基礎性文件、工程設計文件、工程管理文件、施工竣工驗收文件、基建財務文件、監理文件等七大類。
從高校基建檔案的定義和內容來看,它除了具有一般檔案的原始記錄性、信息性、價值性等普遍特點外,還具有自身獨有的特點:成套完整性、專業性、范圍廣、現實性、周期長、復雜性等。這些獨有的特點決定了基建檔案的作用是不可估量的,具體表現在以下幾個方面:
1.1史料作用,基建工程實況的再現。高校基建檔案用大量的文字和數據,如實地記載了校園基建工程從立項到竣工、交付、使用及運行管理全過程的情況,客觀地反映了項目總體規劃、實施計劃、構建設計、組織施工、后期改建等方面的情況,真實地提供了投資計劃、預算、決算等落實情況。一套完整的基建工程檔案,除了有大量的文字、數據記錄外,還有足夠的圖紙、表格,給人以具體、直觀、形象的展現。因此,在具有一套完整基建檔案前提下,再現某項基建工程全面貌的工作就顯得輕而易舉。
1.2歷史憑證,見證基建工程的發展歷程。基建檔案在記載一項項基建工程的同時,還記載著學校的總體布局和遠景規劃。記錄歷史的文字、數據、圖紙、照片等不僅是人們進行社會實踐活動的真實的歷史反映,也是考究高校基建工作歷史和研究高校基建工作前景的科學依據。通過連續的、整套的高校基建檔案,我們可以清晰地了解不同時期、不同地區的高校基建狀況,并從中描繪出基建工程的發展歷程,是對前期基建工作歷史概述的有效憑證。
1.3參考價值,對基建工作有指導意義。基建工程的各種統計、報表、維修、擴建等離開基建檔案都將寸步難行。基建工程設計檔案一般已經過了施工考驗,承受了實踐的檢驗。重復利用或參考這些圖紙和資料, 吸取精華、去其糟粕,不僅可以加快速度,還可以提高設計質量及經濟效益。
1.4維權依據,解決由基建引起的糾紛。由于歷史的原因或相關制度不完善,許多高校在學校權屬、土地糾紛等方面,一直存在著與周邊單位或與農民地界爭議的現象,以及許多合并后的高校,由于合并前學校隸屬關系的不同,不少高校同時又在建設新校區,存在諸多產權不明晰的問題或建設過程中的質量問題,基建檔案將為解決這些問題提供有力的證據。
2當前高校基建檔案工作暴露出的問題
高校基建檔案工作隨著基建模式的轉變,內容越來越復雜。社會力量介入高校基建工作,檔案的涵蓋面不再局限于政府和學校,在保證基建工程公益性的同時,對其經濟效益要求也越來越高。不過,高校基建檔案工作面臨的瓶頸問題沒有本質性的變化,依舊集中在基建工作檔案自身收集、歸檔、查閱、管理以及工作人員素質等方面。總體可以概括為兩個點:先天缺陷、后天不足。
2.1先天缺陷。
先天缺陷是由高校基建檔案的本質特點決定的。一個基建項目的形成一般需要經過四個階段:立項、設計、施工、竣工,是一項周期性長、專業性強、成套性高、涉及多部門的工作,收集具有相當大的難度。根據我們平時工作中暴露出來的問題,基建檔案缺失大致可以分為:一些項目論證、可行性研究等依據性文件缺漏不全;項目招投標過程中,由于中標單位外發包或歸檔不及時等導致資料散失;施工單位對于在施工過程中所形成的,具有不可見性的相關檔案材料,如隱蔽工程設施圖、地下管網等,在收集時的疏漏或缺失;有些檔案員忽略對全過程文件資料的完整歸檔,特別是忽略了前期形成的文件材料和建設后期形成的交工驗收文件材料、工程監理等方面的材料,造成基建檔案的成套性、完整性存在缺陷;有些單位人員更換頻繁,對圖紙的保管不夠重視,導致材料失散,使竣工圖紙漏缺不全,嚴重影響到以后的利用查閱。同時,基建檔案的這一先天缺陷,也對合格的工作人員有相當高的要求,不僅要有專業素養,還要熱愛檔案工作。然而,目前符合這種要求的檔案員比較缺乏,是基建檔案工作中的最大絆腳石。
2.2后天不足。
后天不足是指由于領導意識淡薄,檔案員投入不夠,而在基建檔案工作中暴露出的種種問題。后天不足的根源,主要集中在
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