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工商管理辦公自動化系統(tǒng)的實(shí)現(xiàn)
辦公自動化是現(xiàn)代辦公理念和計算機(jī)技術(shù)相結(jié)合的一種全新的辦公模式。利用網(wǎng)絡(luò)的傳輸，組織單位內(nèi)部人員可以在不同時間、不同地點(diǎn)進(jìn)行同時工作互不影響。辦公自動化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)資源共享，使信息傳遞更加方便。在一定程度上擴(kuò)展了辦公領(lǐng)域，提高了單位整體的辦公效率。辦公自動化系統(tǒng)作為工商管理辦公的重要工具，有提高工作效率、方便決策、規(guī)范辦公制度的優(yōu)點(diǎn)，越來越受到人們的高度重視，自動化辦公將成為今后辦公發(fā)展的趨勢。
一、工商管理辦公自動化系統(tǒng)概述
網(wǎng)絡(luò)技術(shù)和信息化工程建設(shè)不斷提高的同時，也改變著人們各個領(lǐng)域的工作方式。辦公自動化可以節(jié)省人們的日常辦公時間，減輕了辦公負(fù)擔(dān)，并且改善了工作環(huán)境，從而提高了工作效率。工商管理辦公自動化系統(tǒng)簡稱0A，是一門新發(fā)展起來的綜合性科學(xué)技術(shù)，是信息化社會的歷史產(chǎn)物。它能實(shí)現(xiàn)文件的管理以及歸檔文件的查詢功能，能夠安全、準(zhǔn)確的傳輸文件，快捷的處理和接受各式文件，同時工作人員能減少大量的文件處理明細(xì)工作。在實(shí)際工作中工商管理辦公自動化系統(tǒng)目的是盡可能充分的利用信息資源，實(shí)現(xiàn)資源共享。在提高工作質(zhì)量和工作效率的同時，最終達(dá)到文件傳輸靈活和暢通最大化的發(fā)展目標(biāo)。
二、辦公自動化的功能
辦公自動化是一個綜合性很強(qiáng)的自動化系統(tǒng)，所涉及的內(nèi)容比較廣，功能也比較強(qiáng)。辦公自動化具有以下功能:
(一)數(shù)據(jù)處理功能
利用數(shù)據(jù)管理系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)數(shù)據(jù)查詢、數(shù)據(jù)共享、數(shù)據(jù)統(tǒng)計、數(shù)據(jù)修改等功能，根據(jù)人們不同的需要對數(shù)據(jù)就行調(diào)整，從而得出滿足人們需要的單據(jù)。
(二)文字處理功能
計算機(jī)通過文字處理軟件對輸入的文字進(jìn)行編輯、打印、復(fù)制、修改等操作，最后將改好的文件進(jìn)行制版、印刷。
(三)網(wǎng)絡(luò)通信功能
辦公自動化最大的優(yōu)點(diǎn)就是可以最大限度的實(shí)現(xiàn)資源共享，通過電子郵件或電子會議進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)通信。
(四)決策支持功能
在使用辦公自動化系統(tǒng)時，根據(jù)上級提出的相關(guān)要求，然后結(jié)合該單位的實(shí)際情況，對數(shù)據(jù)資料進(jìn)行分析、探討，并提出各種合理方案。當(dāng)某個方案被選定后，下級就會把實(shí)際情況匯報給上級。之后，在根據(jù)數(shù)據(jù)內(nèi)容需要進(jìn)行研究、修改。
(五)行政管理功能
利用計算機(jī)設(shè)備記錄日常辦公事務(wù)，包括工作計劃、日常安排、協(xié)調(diào)各種會議，避免日常事務(wù)和會議相沖突。
(六)文件處理功能
該功能對已經(jīng)編好的文件進(jìn)行整體處理，包含文件的輸入輸出、復(fù)制、轉(zhuǎn)儲等操作。計算機(jī)利用文件處理功能可以提高工作效率，實(shí)用性很強(qiáng)。
三、工商管理辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計的特點(diǎn)和目的
工商管理辦公自動化系統(tǒng)可以實(shí)現(xiàn)重名查詢、企業(yè)登記等功能，同時也實(shí)現(xiàn)了真正的無紙化辦公。工商管理辦公自動化系統(tǒng)可以幫助人們解決單位實(shí)際需求，具有一定的實(shí)用性和易用性。網(wǎng)絡(luò)平臺利用模塊設(shè)計，隨著時間的發(fā)展，模塊可以靈活搭配各接口組件，更好地實(shí)現(xiàn)系統(tǒng)的第二次開發(fā)，達(dá)到技術(shù)可延伸性的目標(biāo)。工商管理辦公自動化系統(tǒng)設(shè)立大眾化的操作接口，對大多數(shù)單位和用戶來說，系統(tǒng)的界面簡單和易操作給人們帶來了許多方便。工商管理辦公自動化系統(tǒng)設(shè)計具有很高的安全性，采用各模塊之間進(jìn)行相互監(jiān)督的方式，系統(tǒng)在重要文件加密方面也進(jìn)行了設(shè)計。工商管理辦公自動化系統(tǒng)的設(shè)計能夠使文件處理過程更加接近實(shí)際工作情況。
四、建立工商管理辦公自動化系統(tǒng)的重要性
目前，工商管理系統(tǒng)具有一定的發(fā)展水平，但還不夠完善。從整個工商管理系統(tǒng)來看，計算機(jī)設(shè)備的數(shù)量很少，部分單位尚未配置計算機(jī)。即使是配置了計算機(jī)，其計算機(jī)的使用率也比較低，使用范圍僅限于資料查詢和文字處理。還未涉及到管理控制、資源共享、決策支持等領(lǐng)域。在一定程度上，工商管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化、管理的正規(guī)化制度還不完善，自動化程度也不是很高，在安全性、實(shí)用性等方面還存在一定的不足。導(dǎo)致以上事件發(fā)生的主要原因有:工商管理方面缺少計算機(jī)水平較高的應(yīng)用型人才、相關(guān)負(fù)責(zé)人對計算機(jī)在工商管理方面應(yīng)用的重要性認(rèn)識還不夠、自動化系統(tǒng)還不完善等。隨著計劃經(jīng)濟(jì)體制向市場經(jīng)濟(jì)體制發(fā)展的過程中，工商管理部門起著很重要的作用。因此，實(shí)現(xiàn)工商管理辦公自動化系統(tǒng)是當(dāng)前改革的首要任務(wù)。
五、總結(jié)
隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，特別是網(wǎng)絡(luò)科技的迅速發(fā)展，正在不斷的改變?nèi)藗兊慕涣鞣绞剑瑫r也影響著工商部門的工作方式。國民經(jīng)濟(jì)和社會信息化水平在一定程度上決定著國家綜合國力的高低。工商管理辦公自動化系統(tǒng)在今后的發(fā)展中要遵循實(shí)用性、規(guī)范性、高效性、可操作性、安全性等原則。科學(xué)、合理的運(yùn)用工商管理辦公自動化系統(tǒng)，不僅可以實(shí)現(xiàn)真正的無紙化辦公，節(jié)約了成本，還可以提高工商管理的品質(zhì)和效率。因此，工商管理辦公自動化系統(tǒng)對于工商管理具有重要的意義。
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