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高校檔案工作“目錄管理”辨析
高校檔案工作“目標(biāo)管理”的提出，為高校檔案工作提出了一個(gè)近期工作目標(biāo)。自推行以來(lái)，通過(guò)對(duì)高校的檔案工作量化的測(cè)試和標(biāo)準(zhǔn)的評(píng)定，使其在檔案工作管理體制 、列入學(xué)校各項(xiàng)管理、檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)、檔案信息開發(fā)利用等方面受到了全面地檢驗(yàn)、規(guī) 范地考核，從近幾年推廣的情況看，對(duì)高校檔案工作確實(shí)起到了一定的推動(dòng)作用。高校檔案工作自此有了一個(gè)統(tǒng)一的衡量尺度，各校檔案管理水平在此標(biāo)準(zhǔn)尺度的衡量下，優(yōu)者勝出。而今，通過(guò)其推行的過(guò)程，執(zhí)行的效果，其對(duì)高校檔案工作的現(xiàn)實(shí)作用，探尋其可 能產(chǎn)生的中期。高校檔案“目標(biāo)管理”的推行狀況和實(shí)施特點(diǎn)： ? 1?其考核程序基本覆蓋了高校近期檔案工作的進(jìn)程? (2)加強(qiáng)隊(duì)伍建設(shè)，檔案管理形成? 由于檔案工作程序日趨完善，檔案管理制度的修訂、完善、更新的任務(wù)日漸艱巨、為適應(yīng)檔案工作快速發(fā)展變化的特點(diǎn)，各校采取一系列措施，如將檔案規(guī)章制度重新修訂后匯集成冊(cè) ，制訂特色檔案管理制度等。通過(guò)制度建設(shè)，規(guī)范了學(xué)校檔案管理和程序，檔案材料的系統(tǒng)性得到制度保證，同時(shí)檔案人員通過(guò)完善的制度建設(shè)，對(duì)檔案進(jìn)行實(shí)時(shí)控制成為可能。 ? 高校檔案工作“目錄管理”將傳統(tǒng)的檔案管理注入了生機(jī)和活力。自此，打破了傳統(tǒng)模式中由于缺乏統(tǒng)一的工作標(biāo)準(zhǔn)而出現(xiàn)的分散管理局面，提出了、規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)的操作方式。部分高校檔案部門據(jù)此展開各具特色的有益嘗試。此外，檔案部門與有關(guān)部門密切配合，參與 學(xué)校科研成果鑒定、基建項(xiàng)目竣工、設(shè)備開箱驗(yàn)收等重大活動(dòng)，一定程度上實(shí)現(xiàn)了檔案工作和學(xué)校主要職能活動(dòng)的同步管理。檔案分類日趨勢(shì)科學(xué)、合理，逐步形成了適合學(xué)校檔案工作實(shí)際的檔案分類方案，并在實(shí)體分類的基礎(chǔ)上，開始多途徑的嘗試信息分類的實(shí)踐。多數(shù)試點(diǎn)高校在經(jīng)歷了整改過(guò)程的“短期陣痛”后，已開始步入良性發(fā)展階段。并為檔案工作再 上新臺(tái)階奠定了基礎(chǔ)。? (5)引入化手段，主動(dòng)開發(fā)檔案信息資源? 高校檔案部門在積極探索利用途徑，不斷豐富檢索工具的基礎(chǔ)上，圍繞學(xué)校的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)，分析檔案需求信息，編制出大量適合當(dāng)前高校改革和發(fā)展的檔案編研資料。轉(zhuǎn)換被 動(dòng)服務(wù)方式，突出主動(dòng)服務(wù)特色。依托現(xiàn)代，制備出多層次檔案編研成果，不僅滿足了 利用者的需求，而且深化了檔案編研的層次。? 高校普遍增加了對(duì)檔案工作的投資份額，為檔案部門單獨(dú)配備或更新了化設(shè)備，并配備了與之相應(yīng)的專業(yè)人員，輔助檔案現(xiàn)代化管理工作的開展，并已取得可喜成果。? 領(lǐng)導(dǎo)檔案意識(shí)加強(qiáng)，為檔案部門解決了大量現(xiàn)實(shí)。通過(guò)“目標(biāo)管理”使檔案部門獲得與其他教學(xué)部門等同的位置，接授檔案專業(yè)考評(píng)，其考核過(guò)程和結(jié)果在校內(nèi)引起關(guān)注和重視， 客觀上提高了檔案部門在學(xué)校的知名度，為檔案工作在學(xué)校綜合管理中贏得了相應(yīng)的地位。檔案人員的業(yè)務(wù)能力和工作水平在實(shí)踐檢驗(yàn)中全方位得到鍛煉。考核和提高。檔案工作的規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、現(xiàn)代化程度大幅度提高，檔案信息開發(fā)成果倍出，為今后的工作奠定了堅(jiān)實(shí) 的基礎(chǔ)。? 從其整體收益不難看出，高校檔案目標(biāo)管理不僅是對(duì)高校檔案部門綜合能力的全面考核，而且是幫助高校檔案部門從檔案管理的初級(jí)階段步入中、高級(jí)階段的轉(zhuǎn)折點(diǎn)。? 3?從推進(jìn)程度其實(shí)施過(guò)程的難點(diǎn) “目標(biāo)管理”推廣實(shí)行后，一些學(xué)校在實(shí)施過(guò)程中，遇到了某些實(shí)際情況和“目標(biāo)管理”的 有關(guān)條款不兼容的難題，突出體出在檔案工作與學(xué)校整體工作要求保持“四同步”發(fā)展等問題。究其原因，高校檔案“目標(biāo)管理”是從檔案工作發(fā)展角度出發(fā)，對(duì)檔案工作的主體環(huán)節(jié)及周邊方面加以規(guī)范，力爭(zhēng)使之盡量合乎標(biāo)準(zhǔn)。然而，檔案管理作為一門邊緣學(xué)科，其承載 涉及各個(gè)領(lǐng)域，管理方式滲透到多個(gè)層面。如果將檔案作為一個(gè)隔離體，則將失去 其存在的意義。同樣，檔案工作作為一種動(dòng)態(tài)的存在方式，應(yīng)考慮到它與周邊介質(zhì)的相互作 用與。上述問題的主要癥結(jié)是“目標(biāo)管理”的設(shè)置初衷沒能找準(zhǔn)檔案工作的位置——服務(wù)性、輔助性，過(guò)分夸大了檔案部門的職能和作用。其基礎(chǔ)性、局域性表明它無(wú)法與學(xué)校整 體的中心工作和重點(diǎn)任務(wù)并舉，更不能單方面越級(jí)協(xié)調(diào)學(xué)校的整體規(guī)劃和片面干預(yù)教、科、 研工作的實(shí)施過(guò)程。相反，如果從檔案行政管理部門的角度出發(fā)，重新審視高校“目標(biāo)管理 ”的難點(diǎn)，站在管理者的高并，與平等級(jí)別的管理機(jī)關(guān)協(xié)調(diào)和處理檔案工作及周邊關(guān)系，相對(duì)而言則簡(jiǎn)單些。從所周知，橫向協(xié)調(diào)和縱向隸屬的關(guān)系在處理問題的方式上顯然是不同的 。據(jù)此可見，如欲加快高校檔案工作“目標(biāo)管理”的推進(jìn)速度，應(yīng)當(dāng)采用“最小阻力法”， 將問題的難點(diǎn)由制發(fā)機(jī)關(guān)與行政主管機(jī)關(guān)協(xié)商解決。以此保證其下行的通達(dá)性，加強(qiáng)實(shí)施的可操作性。? 從高校檔案部門對(duì)考評(píng)工作的反饋意見看，認(rèn)為考評(píng)基本反映出高校檔案工作的特點(diǎn)和 檔案管理的全過(guò)程，具有較強(qiáng)的可操作性。但是，經(jīng)過(guò)整體考評(píng)過(guò)程后，總感覺有些缺憾。 在實(shí)際考核和驗(yàn)收過(guò)程中，似乎比較偏重申報(bào)性文件資料的齊備與否，而實(shí)際工作的量化程 度及考評(píng)前后的差異狀況未能充分體現(xiàn)出來(lái)。這樣會(huì)出現(xiàn)一些負(fù)效應(yīng)，一些學(xué)校在初步了解 了考評(píng)程序后，在申報(bào)文件和自檢報(bào)報(bào)告上大作官樣文章，而較多的忽略了檔案工作扎實(shí)內(nèi) 功的修煉，致使高校檔案工作“目標(biāo)管理”的效果大打折扣。如據(jù)此預(yù)測(cè)其中期效果，終究 會(huì)對(duì)高校檔案工為此，應(yīng)給予高義重視。盡快采取有效措施，以利該項(xiàng)工作全面、深入的推進(jìn)和。【高校檔案工作“目錄管理”辨析】相關(guān)文章：
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