淺談三資企業中檔案信息的流失

淺談三資企業中檔案信息的流失

改革開放２０年，中外合資、合作、外商獨資企業如雨后春筍之勢迅猛發展起來，在企業取得較好的經濟效益的同時，存在著一個不容忽視的現象，那就是三資企業中檔案信息資源的流失。三資企業檔案管理存在著比較大的差異，從檔案工作的開展情況上看，大致分為三種類型：１?檔案管理工作開展得比較好、有一定業務基礎。這類企業的檔案工作一般歸屬于總經理辦公室，由原中方檔案員兼管，檔案工作的開展基本按照國家規定的各項程序進行，建立了明確的檔案管理制度，對于檔案的收集、整理、登記、分類等工作做得比較規范。２?檔案工作剛剛起步，基礎比較薄弱。這類企業一般規模比較小，開辦時間也比較短，各崗位人員比較緊張，沒有配備專門的檔案人員。但企業領導具有一定的檔案意識，檔案工作處于初創階段，并為檔案工作創造了一些條件，這對企業今后檔案工作的發展還是有利的。３?檔案工作無人管理或無中方人員管理。這種類型的企業不少，其中又分為兩種情況：其一，企業不重視檔案工作，領導缺乏檔案意識，不設檔案人員，企業在日常活動中形成的大量檔案均分散保存，檔案散失情況嚴重。其二，較大規模的外商獨資企業中，外方對檔案工作比較重視，也設有外方人員對檔案進行管理，但是中方無權對其檔案進行管理，造成這部分檔案信息的流失。三資企業是改革開放后出現的新生事物，三資企業的檔案管理也對傳統的檔案管理理論提出了新的研究課題。究詰起來，造成三資企業檔案信息的流失這一問題的主要原因表現在以下幾個方面：１?檔案分散，所保存的檔案中原件少，復印件多，外方的檔案尤其是技術檔案，中方無法保管。對于外方來講，怕技術泄密是檔案分散保存的一個重要原因。從國外引進的重要技術資料、市場信息等科技檔案，一般都控制在外方手中，中方的檔案工作無法開展，沒有有效的控制手段。而企業的調查論證、申報立項、洽談協議、審批登記、合同公證等檔案掌管在相應的當事人手中，事后不能及時歸檔。有的即便歸檔也不注意歸原件，經常歸復印件。這些問題直接導致檔案信息資源的部分流失，也使得檔案的憑證作用減低。２?檔案人員兼職過多，且大多不具備檔案方面的專業知識。三資企業為提高工作效率，往往不設立專門的檔案人員，而采取兼職的辦法。三資企業中的人員一般來講綜合素質較高，但是缺乏檔案方面的系統理論和實踐知識。在企業中缺乏有效的檔案管理制度，沒有把檔案工作納入職責范圍。這也使得檔案工作在三資企業很難開展，導致一大部分檔案信息的流失。３?在三資企業中從投資者的角度看，檔案不能給企業帶來效益或者說短期內無法從對檔案的投入上獲得回報，所以索性不對檔案進行投入。尤其是從資方的角度看，企業建設速度越快，越早日投產，贏利越早，短時間內收回投資即已經達到目的，無須再額外投入，從一開始就沒有把檔案工作納入企業建設中去。這就使得檔案工作的發展置后于企業發展速度，也造成一部分檔案信息資源流失。檔案信息是一種無形資產，是國家的寶貴財富，在改革開放的今天，對三資企業發展過程中檔案的管理，也是對國家財產的有效保護。為使檔案信息資源不流失，針對上述問題應主要采取以下對策：１?加強對三資企業檔案工作的宏觀管理。根據檔案法規和有關規定，建立健全與三資企業體制相適應的檔案管理制度。檔案行政主管機關應加強對三資企業檔案工作的管理，使企業檔案工作納入企業管理計劃，力爭使檔案工作的發展跟上企業的發展速度。檔案行政主管機關還應主動了解情況，上門為專兼職檔案人員進行有針對性的服務，幫助其建立符合三資企業特點要求的檔案分類體系，為三資企業檔案工作發展提供有效的支持。２?檔案管理中介機構介入三資企業的檔案管理。由于三資企業缺乏檔案管理人員，其檔案又具有來源廣泛，國際性強，語種多，載體多樣等特點，檔案工作難度較大。檔案中介機構參與三資企業的檔案管理符合三資企業的發展特點，既節省企業的人力物力，又為有效保護三資企業中的檔案信息資源提供了可能。 ３?在三資企業建立時就明確規定檔案工作的責權利要求。從三資企業申請建立之初，就把檔案工作的要求明確提出，作為三資企業發展的一項必要保證條件，并對其進行有效的督促，確保在企業發展的同時檔案工作不被削弱，以使檔案信息資源得到保護。

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