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推行項目管理信息化
1、項目管理信息化的重要性
1.1 項目管理遇到的問題
在實際工作中我們往往發現，有的項目已經施工一段時間了，但圖紙還沒有完成，為了避免造成項目延期，于是在沒有預算的情況下材料和人工就已經到位并進行施工，個別項目甚至在工期進行到了將近一半都無法得到完整的圖紙。長此以往，會對以后的項目進行造成無法估量的損失。為此我們制定了許多的制度和管理方法來控制項目成本，但是這些剛性的規章制度在實施過程中執行不力。既然依靠員工自身無法推行，所以就需要一套成熟的系統的信息化工具來執行，通過電腦來規范這些過程，目的是使項目的整個過程更加透明、規范、科學，從而達到有效控制項目成本的目的。
1.2 成本控制是項目管理信息化重點
在項目管理中成本控制是最大的問題也是公司和項目部所最重視的，其中材料成本在整個項目成本中占的比重約為80%，能否對材料進行有效的管理可以說是項目資金運作的關鍵。還有，例如：施工任務書的編制，很多項目不按照要求進行人工結算，而將“領料”作為結算人工的方式，然后再根據“結算”的結果重新制作施工任務書。這種“以領代耗”的方式一直是項目管理中一個長期存在的弊病。由此造成的結果是管理流程嚴重顛倒，原本管理思想中的“事先控制”儼然變成了“事后匯總”。
項目管理軟件開發的重點就在于控制成本，主要有以下幾點：
①控制工程直接成本：材料成本、人工費、機械費。
②加強質量管理，控制質量成本。質量成本是指項目為保證和提高產品質量而支出的一切費用，降低這一部分的費用同樣可以大大提高成本控制能力。
③組織連續、均衡有節奏地施工，合理使用資源，縮短工期、降低成本。
④加強項目資料的及時整理，不但可以降低工程竣工期的資料處理時間，而且可以在遇到糾紛時及時索賠，從而降低成本。
1.3 提高員工管理能力，規范施工體系
在許多項目中，項目經理會發現項目部的員工工作自覺性不夠，其實這也是有許多方面原因造成的。其中就包括項目部成員對于項目進行情況不了解，導致了項目工作人員不知道近期要做什么，這樣就加重了項目經理的工作量，同時讓業主覺得施工情況比較混亂。推行項目管理信息化，就是為了通過軟件規范項目管理的各個分部分項，明確告訴項目實施人員應該做什么和必須做什么。整個信息化的目的就是讓公司項目管理理念形成一種統一的模式，而管理方法又可以多樣化，也可以說是公司在施工過程中的企業文化。當公司在完成信息化項目管理后，在工作中員工可以通過相應的輔助手段清楚地明確當前的工作內容和工作目標。而當項目部所有的人都明確了工作后，項目經理也可以有更多的時間處理其他事務，這樣同樣可以減少生產成本、提高效益，并且樹立公司規范管理的形象。
2、項目管理系統軟件
2.1 項目管理軟件設計開發理念
項目管理是一個復雜的多方位的行為活動，項目管理是由一條主線流程和多條支線流程所組成的。一個項目的運作除了材料、人員的管理，還有大量的計劃進度以及資料、表單。這些工作雖然不需要太多的技術，卻也同樣地繁瑣和重要。對這些工作，我們設置了相應的工作模塊，提供了詳實的數據資料和各類表單。將原來的大量文字材料和表格整合為一個個簡單明了的模塊。
從開發的目的以及項目管理的概念來看，我們開發項目管理系統的重點是創造一個能有效控制項目成本，規范人員行為的管理軟件。我們的解決方案是以預算為管理基礎，先確定項目管理人員權限與工作，明確每個項目人員的工作責任和權限，然后由各個施工員完成自己的分部預算構成主預算，以主預算為項目開始以及系統運行的基礎，通過系統限定強制預算（軟件設定每個項目在進行初始必須有預算，否則無法進行）的必要性，有效保障項目的成本不會超出預算。雖然在發生預算需要變化的情況下，可以通過各種簽證單來修正，但是嚴格的條件限定和數據交換也可以清楚地記載每一筆發生的成本變動，并通過名為“成本管理”的模塊迅速查詢分析。即使是碰到上面提到的缺乏圖紙的情況也可以清楚地管理材料和人工的成本，項目的每一分錢都記得明明白白。
在主預算完成后，預算之后的每一筆進料領料都直接與主預算進行數據交換，材料的每次入庫和使用都有明確的記錄和附加信息，任何時候項目的材料和人工成本都一目了然。嚴格限定了領料工作和預算以及領料計劃之間的關系，讓預算外的領料不能通過，從管理的角度堵住了超支領料的漏洞，有效防止由于管理粗放而造成的浪費。
當然，項目實施過程中會有許多不確定因素而造成計劃不斷變更。從綜合試點項目組的要求以及我們現場了解到的情況，我們設計了施工任務更改單這樣一個組件。在明確項目管理人員的權責后，可以對預算的內容和使用量進行更改，確保現場情況變動后的領料或人工調用能夠順利完成并將此件發生的信息記錄下來。雖然這只是一個簡單的小部件，但卻使整個系統以預算為基礎的設計思想變得更為靈活而非死板。
由于項目管理系統使用了人員權限與身份認證統一的登錄方式，規范了人員的工作，明確了每個人的工作職責。我們將完整的項目管理過程分解為若干的部分并對應相應的模塊，通過管理員的分配為這些工作模塊設置確定的工作負責人。
2.2 軟件的結構和流程
上安項目管理系統是一個基于C/S結構的軟件項目管理系統。它以一個單獨的項目為運作單位，只要有一臺能擔當主機的計算機就可以開展工作，客戶機的數量不限，人員可以在任何一臺計算機上使用系統。
在完成了系統安裝后，我們需要進行項目人員與權限的配置。這個步驟可以確定項目的成員和他們的工作以及查閱、審批各種表格、文件的權限。采用兩層權限分配，即一層對項目的管理人員（一般可認為是項目經理）賦予其對整個項目的管理內容；二層由該項目管理人員對項目實際中的3大員等各類人員進行更細致的工作分配。這種分配非常靈活，完全可以按照項目的實際情況進行。
項目管理系統分為：成本管理、合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、工程資料管理、施工預算、進度計劃、安全管理、質量管理以及統計分析10個主要功能部分。其中合同管理、勞動力管理、計劃管理、物資管理、施工預算為整個系統的主線流程的組成部分。輔以成本管理、工程資料管理、進度管理、安全管理、質量管理五大輔助工具模塊。
2.2.1 系統主要管理流程
①基礎信息與數據的錄入：這部分工作是所有后續工作的前提，由管理員建立項目人員并分配相應的權限，然后在“合同管理”部分確定項目中的承包、分包關系。這樣我們就可以在系統中確立一個項目的基本結構和工作情況。
接著通過“施工預算”生成或導入一份施工總預算，在“計劃管理”中通過生成單位工程登記表、分部分項登記表確定該項目的工作并將分包合同與分部分項建立關聯。至此我們會發現，一個項目開工前的準備工作已經完全在系統中就緒了。
②供應商管理：在完成了基本信息和預算錄入后，我們應該確定項目中的供應商和分包商。首先，供應商的管理步驟如下：
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