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醫(yī)院信息管理系統(tǒng)與維護論文
[摘要]為解決天鐵醫(yī)院信息科日常工作中存在的故障報修方式單一、工作日志不規(guī)范等問題，設(shè)計了天鐵醫(yī)院信息科管理系統(tǒng)。該系統(tǒng)包含故障登記、故障維修、科室驗收、設(shè)備管理、備件管理、圖書管理等多個功能模塊，提高了維護人員的工作效率。
[關(guān)鍵詞]信息；管理系統(tǒng)；故障；維護；醫(yī)院
前言
天津河?xùn)|天鐵醫(yī)院信息科成立于2010年，是醫(yī)院信息化發(fā)展重要的時期，在醫(yī)院信息化建設(shè)中起到重要作用。信息科的主要工作是計算機軟硬件和網(wǎng)絡(luò)的維護，兼顧醫(yī)院圖書館管理。全院計算機總計300余臺，其它硬件以及網(wǎng)絡(luò)設(shè)備約150臺，服務(wù)器16臺。科內(nèi)維護人員的日常工作量大，工作內(nèi)容繁雜，工作中出現(xiàn)的問題越來越突出。
1日常工作存在問題
1.1故障報修方式單一
醫(yī)院故障的報修方式為電話報修。當(dāng)維修人員在現(xiàn)場處理問題時，報修電話處于無人接通狀態(tài)。由于未能第一時間處理問題，引發(fā)故障，嚴(yán)重時可能會影響臨床科室的工作。
1.2無法跟蹤故障處理狀態(tài)
當(dāng)報修科室將問題故障反饋到信息科后，對故障處理狀態(tài)無法實時跟蹤查看，需要維護人員電話聯(lián)系告知具體進度。有時報修科室會經(jīng)常重復(fù)撥打報修電話，導(dǎo)致科內(nèi)報修電話經(jīng)常占線。當(dāng)故障處理進度被迫終止時，由于電話占線，無法及時聯(lián)系維護人員，使報修科室對信息科工作產(chǎn)生懷疑，甚至激發(fā)沖突。
1.3備件庫存監(jiān)測不到位
備件庫存量充足是硬件維修工作的基礎(chǔ)。備件采購需要經(jīng)過信息科申請、院長審批、后勤保障科主任審核、采購員采購等一系列流程，從申請到入庫最快3天能夠完成。日常維護工作中各種備件一直在消耗，這要求維護人員除了日常工作，還需要實時關(guān)注各種備件庫存數(shù)量，一旦某種備件數(shù)量不足，要立即上報采購申請。如果出現(xiàn)備件庫存不足，維修工作只能被迫中止，等待配件。
1.4工作日志不規(guī)范
信息科問題處理機制是故障問題報修后立即處理，維護人員經(jīng)常在處理完問題后補工作日志。軟件硬件網(wǎng)絡(luò)故障分別記錄在不同的本子上，后期查閱非常不方便。即使記錄在電子表格中，統(tǒng)計工作量時仍需要再次分類匯總。
2信息科管理系統(tǒng)的設(shè)計
市面上醫(yī)療信息化軟件種類繁多，但針對信息2018年第3期科日常工作而開發(fā)的軟件尚不成熟，因此決定研發(fā)一套信息科管理系統(tǒng)。信息科管理系統(tǒng)是一個很小的應(yīng)用程序，主要是在信息科內(nèi)部使用，其它科室只享有登記、查詢功能。整個系統(tǒng)根據(jù)信息科的具體工作，分為字典維護、故障維護、設(shè)備管理、備件管理、圖書管理5個功能模塊。其中故障維護是本系統(tǒng)的核心部分。故障維護又分為故障登記、故障維修、科室驗收3個子模塊。
2.1字典維護
字典維護是指本系統(tǒng)的一些基礎(chǔ)數(shù)據(jù)字典維護，如人員名單維護、科室維護、故障分類維護等一系列系統(tǒng)使用過程中需要的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)。數(shù)據(jù)字典維護越詳細(xì)，系統(tǒng)使用越便利，也能夠為后期數(shù)據(jù)查詢統(tǒng)計提供更多便利。
2.2故障維護
2.2.1故障登記除維護人員之外，各科室均可以登錄系統(tǒng)進行故障登記。當(dāng)報修科室無法電話聯(lián)系維護人員時，可以自行登錄系統(tǒng)進行故障登記。報修科室進行故障登記時，可以查閱信息科目前接收到的故障數(shù)量，也可以根據(jù)具體問題指定維護人員。報修科室登記成功后，維護人員會收到消息提醒。當(dāng)出現(xiàn)多個故障問題時，維護人員可根據(jù)具體故障問題設(shè)置優(yōu)先級別，優(yōu)先處理緊急問題。2.2.2故障維護故障維護模塊主要使用者是信息科維護人員，可以在系統(tǒng)中記錄故障維修過程，更新故障問題處理狀態(tài)，以便其它科室隨時查閱本科室的故障問題處理進度。故障維護模塊需要詳細(xì)記錄故障現(xiàn)象、排查過程、處理過程等維護過程中各種細(xì)節(jié)，維護人員也可以記錄自己的心得體會。整個維護過程對信息科全科開放，以便維護人員之間互相借鑒歷史經(jīng)驗。對報修科室開放權(quán)限包括維護進度、備件更換記錄等需要明確向科室說明的內(nèi)容。2.2.3科室驗收科室驗收功能是每個故障問題解決的最終一步。科室驗收分為線上和線下驗收，可以由報修科室登錄系統(tǒng)自行驗收，也可以在維修結(jié)束后現(xiàn)場驗收。這個環(huán)節(jié)必不可缺，科室驗收能夠防止故障問題一直掛在系統(tǒng)中，同時也是兩個科室之間對故障處理結(jié)果的確認(rèn)，防止后續(xù)其他扯皮現(xiàn)象發(fā)生。整個故障維護模塊在問題登記成功時為其生成唯一的生命流水號，實現(xiàn)故障整個處理過程的可追蹤性。系統(tǒng)流程圖如圖1所示。
2.3設(shè)備管理
設(shè)備管理模塊功能是為全院計算機設(shè)備建立設(shè)備檔案。每一臺設(shè)備都有唯一編碼，記錄設(shè)備詳細(xì)信息，包括編碼、名稱、規(guī)格等基本信息以及IP地址、MAC地址等。為每一臺設(shè)備建立檔案，記錄設(shè)備新增、維修、更換記錄。用戶可以根據(jù)設(shè)備編碼快速調(diào)出設(shè)備檔案，了解歷史維護記錄。
2.4備件管理
備件管理模塊主要是管理信息科存儲的設(shè)備維修備件。當(dāng)備件從物資總庫領(lǐng)入信息科庫時，在系統(tǒng)中建立檔案，生成備件標(biāo)識碼。可以根據(jù)備件標(biāo)識碼查詢到該備件的使用狀態(tài)。設(shè)置備件庫存的上下限，當(dāng)庫存低于下限時，提示維護人員申領(lǐng)，以保證信息科備件滿足日常維修需求。
2.5圖書管理
圖書管理模塊是針對圖書館業(yè)務(wù)開發(fā)，包括圖書入庫、借閱、歸還等功能。圖書館管理工作在日常工作中占比很小，圖書已經(jīng)不再入庫，每年只有少量期刊入庫，日常工作主要集中在借閱和歸還。本模塊能夠簡單記錄借閱和歸還時間，歷史圖書信息尚未入庫。
3結(jié)束語
信息科管理軟件根據(jù)信息科實際工作模式研發(fā)，使信息科維護人員工作更加方便，各科室能夠登錄系統(tǒng)進行故障登記；所有故障問題按照優(yōu)先級排序，使工作更具條理性；能夠隨時在系統(tǒng)中查詢借鑒歷史經(jīng)驗，提高了工作效率；幫助維護人員記錄工作日志，快速實現(xiàn)了數(shù)據(jù)查詢匯總；圖書管理模塊實現(xiàn)電子化借閱，舍棄紙質(zhì)借書記錄，提高了工作效率。
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