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淺談計算機(jī)檔案信息化管理
【摘要】計算機(jī)存儲器的內(nèi)存是非常大的，并且它還具有超級強(qiáng)大的記憶性的功能，存儲器能夠有比較大的內(nèi)存，是檔案信息化管理非常有利的條件。因此，本文主要針對了檔案信息化管理中計算機(jī)技術(shù)為重要研究對象，并且利用了檔案信息化管理中使用計算機(jī)技術(shù)的相關(guān)的優(yōu)勢，從而通過在檔案信息化管理的過程當(dāng)中，對使用計算機(jī)中存在的問題以及在檔案信息化管理中使用的計算機(jī)技術(shù)的重要性。并且提出了相應(yīng)的解決的措施以及合理的建議，僅供參考。
【關(guān)鍵詞】檔案信息化；計算機(jī)技術(shù)；重要性
對于檔案進(jìn)行管理的方式有很多種，如果只是一直限制在一些簡單類別的存儲的方法，不僅要要求會有很大的空間，必須還要對索引進(jìn)行相應(yīng)的明確，盡管是這樣，如果想要把一些檔案材料調(diào)出來，就必須要耗費(fèi)很多的時間和精力。但是在計算機(jī)中有很多個存儲的單元，其中主要的作用就是對信息進(jìn)行全方面的記憶。對于計算機(jī)自身內(nèi)部的記憶功能，也是一個非常大的優(yōu)勢。計算機(jī)如果有對內(nèi)部信息進(jìn)行記憶的功能，在實(shí)際計算的時候，就不需要對相關(guān)的數(shù)據(jù)的信息進(jìn)行獲取，這種功能只需要把數(shù)據(jù)信息提前輸入到內(nèi)部進(jìn)行存儲的單元里面，因此，在計算的時候，就可以從存儲的單元里面，很方便的找到相關(guān)的數(shù)據(jù)信息，從而就可以不斷的提高計算的效率。
一、檔案信息化管理當(dāng)中使用計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢
檔案信息化在實(shí)際管理中，對計算機(jī)技術(shù)的優(yōu)勢使用主要體現(xiàn)在以下幾個方面：第一，利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行相應(yīng)的管理，主要是因為計算機(jī)的內(nèi)存足夠大。隨著人們?nèi)粘π蓍e娛樂活動的項目逐漸增加，就會不斷產(chǎn)生大量行政方面的資料和文件，并且后期檔案的管理數(shù)量也就會相應(yīng)的增加，但是一張光盤就能儲存上億的信息數(shù)據(jù)，這就最大程度降低對檔案空間利用。另外還可以對存儲成本的投入逐漸進(jìn)行減少。第二，利用計算機(jī)來對檔案進(jìn)行管理，使檔案在進(jìn)行查找的時候更簡單和方便。現(xiàn)階段，檔案使用率不斷提高，并且每一個職能的部門通常會運(yùn)用一些檔案來作為借鑒，不同的需求就必須要求檔案管理的部門必須要及時和高效的提出有關(guān)檔案的資料。如果利用傳統(tǒng)的方法來對檔案進(jìn)行管理，在檔案實(shí)際查找的過程中，也會經(jīng)常出現(xiàn)浪費(fèi)更多時間而對檔案查找不準(zhǔn)確的現(xiàn)象，但是在檔案信息化實(shí)際管理過程當(dāng)中，要對計算機(jī)技術(shù)進(jìn)行合理的利用，對檔案的信息深入加工的功能進(jìn)行全方面的改善，最終可以達(dá)到對檔案信息深入開發(fā)的目的。第三，要利用計算機(jī)對檔案進(jìn)行管理，是為了能夠讓檔案在進(jìn)行修改并且做出合理的補(bǔ)充，對于復(fù)制和傳輸?shù)雀鱾�方面都比較便捷。目前在檔案信息化管理的過程中，計算機(jī)技術(shù)已經(jīng)在社會發(fā)展的過程當(dāng)中進(jìn)行了廣泛的推廣和應(yīng)用。檔案在進(jìn)行儲存的時候，主要是由幾個部分進(jìn)行，例如文字的信息、照片和設(shè)計的圖紙以及錄像帶等等。但是對于傳統(tǒng)檔案管理方法的管理，就會對其中的質(zhì)量造成非常嚴(yán)重的影響，例如天氣的情況和自然災(zāi)害等等，這些原因都會給檔案的管理帶來非常嚴(yán)重的安全隱患。
二、在檔案信息化管理當(dāng)中使用計算機(jī)技術(shù)存在的問題
在檔案信息化管理當(dāng)中使用計算機(jī)的過程中存在的問題主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，一些檔案信息安全方面的問題也非常的明顯，隨著世界信息化以及計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)化不斷的發(fā)展，電子檔案數(shù)據(jù)信息當(dāng)中存在著比較大的安全隱患。有大多數(shù)的病毒不斷的入侵，就會經(jīng)常出現(xiàn)檔案數(shù)據(jù)的信息被損壞和修改以及泄露等相關(guān)的現(xiàn)象。第二，有關(guān)的檔案管理人員的綜合素質(zhì)也需要進(jìn)行提高，只有對計算機(jī)的相關(guān)理論以及使用的技巧進(jìn)行掌握，并且對各種使用類型的辦公設(shè)備操作的比較熟練，才能夠成為一名比較優(yōu)秀的企業(yè)檔案管理人員。除此之外，還必須具備對檔案信息進(jìn)行加工和提煉等各方面的能力，還要把一些具有價值檔案的資料及時的送到檔案使用人員的手里。第三，檔案在電子管理的方面也比較薄弱，其中主要體現(xiàn)在硬件設(shè)施和軟件設(shè)施兩個方面，檔案在電子管理的過程當(dāng)中，硬件是必須要用的計算機(jī)設(shè)備。一般來說，如果對硬件設(shè)備的投入比較大，就會造成硬件設(shè)備不足的情況。而在檔案管理過程當(dāng)中，軟件是每一個環(huán)節(jié)都需要制定相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范的。
三、在檔案信息化管理當(dāng)中使用計算機(jī)技術(shù)的重要性
在檔案信息化管理當(dāng)中，使用計算機(jī)技術(shù)的重要性，主要體現(xiàn)在以下幾點(diǎn)：第一，他主要是世界經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的一個必然趨勢，隨著世界經(jīng)濟(jì)一體化進(jìn)程發(fā)展的速度不斷加快，信息也已經(jīng)對經(jīng)濟(jì)高速的發(fā)展和社會不斷的進(jìn)步以及企業(yè)能否進(jìn)行生存造成了非常嚴(yán)重的影響。第二，他能夠有效的對工作的效率進(jìn)行不斷的提高，同時還能對資源進(jìn)行相應(yīng)的節(jié)約和利用。在傳統(tǒng)的檔案管理工作過程當(dāng)中，一般都是利用人工來對資料進(jìn)行收集、規(guī)整和使用以及存儲，這個工程當(dāng)中肯定會對人力和財力以及物理造成大量的損失，并且工作進(jìn)展的速度也比較慢，已經(jīng)不能和我國現(xiàn)階段的工作以及生活的節(jié)奏進(jìn)行適應(yīng)，從而也就不能跟上社會經(jīng)濟(jì)發(fā)展的腳步。第三，他也是企業(yè)檔案管理發(fā)展一個非常重要的趨勢。企業(yè)檔案的管理主要是屬于一種基礎(chǔ)性的工作。在我國現(xiàn)代化建設(shè)當(dāng)中，也有著非常重要的作用，并且他的地位也非常高。
綜合上文所述，在檔案信息化管理的過程當(dāng)中，對于計算機(jī)技術(shù)方法的使用，已經(jīng)在我國社會當(dāng)中進(jìn)行了廣泛的推廣和使用，因為計算機(jī)自身的內(nèi)存是比較大的，不僅能夠?qū)Υ笈康男畔⑦M(jìn)行容納，還能對檔案進(jìn)行查找的時間進(jìn)行了節(jié)約，也能對人力和物力以及財力等多個方面的過多的損耗進(jìn)行全方面的節(jié)約，并且對信息資源的保存的時間也比較長。目前，這個技術(shù)的應(yīng)用，也已經(jīng)逐漸的成為了我國后期對于檔案管理的一個必然的趨勢，因此，我們必須要在檔案管理當(dāng)中應(yīng)用計算機(jī)技術(shù)的同時，進(jìn)行相應(yīng)的關(guān)注和重視。
參考文獻(xiàn)：
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