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淺談會計(jì)電算化的應(yīng)用與管理
改革是振興我國經(jīng)濟(jì)的必由之路，也是建立有中國特色的社會主義會計(jì)的必由之路。在深化經(jīng)濟(jì)體制改革的過程中，財(cái)務(wù)管理與成本核算的改革問題越來越受到大家的關(guān)注。在科技高速發(fā)展的今天，利用計(jì)算機(jī)替代人工手工記帳已成為現(xiàn)實(shí)，為實(shí)現(xiàn)會計(jì)數(shù)據(jù)信息的高速傳遞及上報(bào)提供了可靠的物質(zhì)保障。所謂會計(jì)電算化，是指計(jì)算機(jī)技術(shù)在會計(jì)工作中的應(yīng)用，即采用電子計(jì)算機(jī)替代人工記帳、算帳、報(bào)帳，以及對會計(jì)信息進(jìn)行分析和利用的工程。利用電子計(jì)算機(jī)進(jìn)行會計(jì)核算和會計(jì)管理，實(shí)現(xiàn)會計(jì)電算化，是規(guī)范會計(jì)工作及會計(jì)工作現(xiàn)代化的重要組成部分，是深化會計(jì)改革、貫徹新《會計(jì)法》、進(jìn)一步提高會計(jì)工作水平和質(zhì)量的迫切需要。
一、會計(jì)電算化的工作原理
會計(jì)電算化是將繁瑣、單調(diào)、機(jī)械性較強(qiáng)的會計(jì)核算工作交由計(jì)算機(jī)進(jìn)行處理，提高會計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，減輕財(cái)會人員的勞動強(qiáng)度，使財(cái)會人員從繁重的手工勞動和繁瑣的核算事務(wù)中擺脫出來，更好地參與單位的經(jīng)營決策，加強(qiáng)財(cái)務(wù)管理。使財(cái)務(wù)管理工作電算化，將會計(jì)數(shù)據(jù)進(jìn)行匯總、統(tǒng)計(jì)、分析，提供宏觀管理所必需的決策數(shù)據(jù)是現(xiàn)代化財(cái)務(wù)管理的主要內(nèi)容。會計(jì)電算化是管理現(xiàn)代化和會計(jì)自身改革和發(fā)展的客觀需要，是時代發(fā)展的必然，是會計(jì)工作的發(fā)展方向。在會計(jì)核算電算化的基礎(chǔ)上，提高數(shù)據(jù)分析處理的自動化和科學(xué)化是財(cái)會工作向高水平發(fā)展的重要前提。
會計(jì)電算化是把系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)與會計(jì)理論和方法融為一體，通過貨幣計(jì)量信息和其它有關(guān)信息的輸入、存儲、運(yùn)算和輸出，運(yùn)用最新科技成果，以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作，實(shí)現(xiàn)會計(jì)工作方式的變革和人的解放，提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過程需要的會計(jì)信息。會計(jì)電算化是會計(jì)工作從核算型向管理型轉(zhuǎn)變的必然趨勢，是現(xiàn)代會計(jì)工作的發(fā)展方向，它在經(jīng)濟(jì)管理工作中開始發(fā)揮越來越重要的作用。大力發(fā)展會計(jì)電算化事業(yè)，也是深化會計(jì)改革，進(jìn)一步提高治黃事業(yè)會計(jì)工作水平的迫切要求。
二、會計(jì)電算化在我局中的實(shí)際應(yīng)用
我局是1998年11月由黃委會組織的第一批會計(jì)電算化試點(diǎn)單位，經(jīng)省局、黃委會會計(jì)電算化驗(yàn)收領(lǐng)導(dǎo)小組實(shí)際驗(yàn)收與測驗(yàn)率先于2002年1月1日正式實(shí)行的會計(jì)電算化。
自1998年11月份我局參加黃委會計(jì)電算化試點(diǎn)以來，會計(jì)電算化的高速、快捷、方便等特性已通過四年的會計(jì)決算及季報(bào)、月報(bào)、數(shù)據(jù)的查詢、提取與手工記帳的差別越來越明顯的突出起來。充分利用用友會計(jì)電算化軟件（我局會計(jì)電算化試點(diǎn)安裝的是黃委統(tǒng)一配置的用友軟件公司提供的會計(jì)電算化程序）所提供的總帳、工資、固定資產(chǎn)、UFO報(bào)表功能，極大的提高了會計(jì)數(shù)據(jù)的統(tǒng)計(jì)、數(shù)據(jù)共享、匯總效率與精確度。
三、會計(jì)電算化的操作與管理
通過四年半的會計(jì)電算化的試點(diǎn)與程序運(yùn)行，深刻體會到要使整個系統(tǒng)能高效、穩(wěn)定、安全地運(yùn)行起來，避免因誤操作而導(dǎo)致數(shù)據(jù)失真和丟失，保證發(fā)生故障時能及時發(fā)現(xiàn)、糾正，同時保證會計(jì)電算化信息資源的正確性、完整性和連續(xù)性，達(dá)到盡早甩脫手工帳，完全實(shí)現(xiàn)電算化之目的，不但要多方面練習(xí)與操作、盡快提高自身的業(yè)務(wù)水平、熟悉會計(jì)電算化程序運(yùn)行的過程，還要確保系統(tǒng)安全、穩(wěn)定的運(yùn)行。必須嚴(yán)格按照計(jì)算機(jī)操作規(guī)程及各項(xiàng)規(guī)章制度去做，以免出現(xiàn)大的錯誤。
上機(jī)人員必須嚴(yán)格按照各自的權(quán)限進(jìn)行操作，不得越權(quán)，為防止此類情況的發(fā)生，上機(jī)人員操作完畢后，必須退出系統(tǒng)；應(yīng)及時作好各自的備份工作，以防止意外事故的發(fā)生；不能使用來歷不明的軟盤和進(jìn)行各種非法拷貝工作，以防病毒傳入；未經(jīng)批準(zhǔn)，不能使用格式化和刪除等DOS命令；嚴(yán)禁在微機(jī)內(nèi)安裝或運(yùn)行游戲軟件。
為更好地完成系統(tǒng)維護(hù)任務(wù)，及時、全面、準(zhǔn)確地了解故障發(fā)生原因、地點(diǎn)、時間以及處理方法和處理結(jié)果等情況是非常必要的，為此應(yīng)制定：1、所有上機(jī)操作人員必須詳細(xì)登記上機(jī)操作情況，要求填寫日期、操作員姓名、操作內(nèi)容、運(yùn)行時間和運(yùn)行情況。2、操作過程中若沒有問題則應(yīng)在運(yùn)行情況欄填寫運(yùn)行正常字樣，若有問題則應(yīng)及時登記記錄，并向系統(tǒng)管理員報(bào)告。3、系統(tǒng)維護(hù)員在維護(hù)過程中發(fā)現(xiàn)的異常現(xiàn)象和處理方法、處理結(jié)果都應(yīng)有明確記載。對于嚴(yán)重或重大運(yùn)行故障，除按規(guī)定登記外還須另外填寫運(yùn)行故障報(bào)告單，并向系統(tǒng)管理員匯報(bào)。4、操作記錄每月裝訂成冊，日常由檔案管理員妥善保管，年終整理歸檔。5、要真實(shí)完整地填寫操作記錄。對發(fā)生問題不登記者，將根據(jù)問題的嚴(yán)重程度，按有關(guān)制度予以處理。
上報(bào)主管部門的會計(jì)報(bào)表，根據(jù)主管部門要求的格式上報(bào)。內(nèi)部會計(jì)報(bào)表，根據(jù)主管領(lǐng)導(dǎo)要求來設(shè)定。對內(nèi)部基層部門上報(bào)的會計(jì)報(bào)表格式也要由主管領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一規(guī)定，一經(jīng)確定不允許輕易變動。嚴(yán)格遵循報(bào)表處理程序。由計(jì)算機(jī)自動生成的會計(jì)報(bào)表，與帳簿數(shù)據(jù)必須銜接一致。存貯在硬盤上的會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份，備份次數(shù)每月不得少于一次。做備份前要填寫《備份數(shù)據(jù)登記簿》。每月的會計(jì)報(bào)表必須以書面形式打印出來，并經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審閱簽字或蓋章。每月的會計(jì)報(bào)表必須以軟盤和書面兩種形式并存，軟盤會計(jì)報(bào)表和書面會計(jì)報(bào)表的數(shù)據(jù)必須一致。每年年終時，必須將全年會計(jì)報(bào)表數(shù)據(jù)（包括備份軟盤和打印書面報(bào)表）統(tǒng)一整理，轉(zhuǎn)檔案管理員辦理存檔手續(xù)。
根據(jù)會計(jì)電算化程序運(yùn)行的特點(diǎn)還應(yīng)健全相應(yīng)的系統(tǒng)維護(hù)與管理制度：
（一）、對系統(tǒng)維護(hù)的任務(wù)
1、實(shí)施對系統(tǒng)的日常檢查和維護(hù)，以保證系統(tǒng)的正常運(yùn)行；
2、在系統(tǒng)發(fā)生故障時，排除故障和恢復(fù)運(yùn)行；
3、根據(jù)電算化工作實(shí)際需要，提出系統(tǒng)擴(kuò)充報(bào)告，上報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)；
4、在系統(tǒng)擴(kuò)充時負(fù)責(zé)安裝、調(diào)試，直至運(yùn)行正常；
5、在系統(tǒng)環(huán)境發(fā)生變化時，隨時做好適應(yīng)性的維護(hù)工作。
（二）、對硬件系統(tǒng)的維護(hù)
1、硬件設(shè)備的管理：會計(jì)電算化專用硬件設(shè)備由財(cái)經(jīng)科統(tǒng)一管理和使用，其他部門一般情況下不得使用，確需使用時必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并確認(rèn)不影響會計(jì)電算化之正常工作，必須進(jìn)行操作登記，并在上機(jī)登記表上注明批準(zhǔn)人姓名、批準(zhǔn)時間等事項(xiàng)。會計(jì)電算化硬件設(shè)備專門用于運(yùn)行帳務(wù)處理系統(tǒng)、報(bào)表處理系統(tǒng)和其它會計(jì)事務(wù)處理軟件。任何人不得用于對外服務(wù)。為保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路及打印電纜、顯示器連接線等。
2、硬件設(shè)備的維護(hù)：會計(jì)電算化硬件設(shè)備的維護(hù)工作由系統(tǒng)維護(hù)員負(fù)責(zé)進(jìn)行，一般維護(hù)工作需填寫《系統(tǒng)維護(hù)登記表》，大的硬件維護(hù)還需做系統(tǒng)維護(hù)報(bào)告，報(bào)系統(tǒng)管理員。會計(jì)科目不得隨意改動、增刪，在每年年初，由會計(jì)主管批準(zhǔn)并授權(quán)有關(guān)人員進(jìn)行一次性改動，原則上年中不許改動、增刪會計(jì)科目，確需變動的要經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，并作相應(yīng)的并帳、分帳、撤帳等處理。
（三）、對會計(jì)軟件的升級
應(yīng)經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，由系統(tǒng)管理員組織，系統(tǒng)維護(hù)員具體實(shí)施，并編寫升級報(bào)告，形成文檔進(jìn)入檔案。
（四）、對會計(jì)軟件的管理
1、會計(jì)軟件的升級與更換，必須統(tǒng)一規(guī)劃、以地（市）局為單位統(tǒng)一管理，不得隨意更換或處理。財(cái)務(wù)處在獲得會計(jì)軟件的同時，必須做軟盤備份，并分別存放在檔案室、機(jī)房和財(cái)務(wù)處的專用鐵柜內(nèi)，存放在檔案室的備份軟件由檔案管理員管理，存放在其它兩處的備份軟件由數(shù)據(jù)管理員統(tǒng)一保管。
2、運(yùn)行中的會計(jì)軟件必須安裝在計(jì)算機(jī)硬盤上，一般情況下不得重新安裝。
（五）、對電算化會計(jì)檔案的管理和利用
電算化會計(jì)檔案是電算化會計(jì)活動的產(chǎn)物，又是電算化會計(jì)活動的客觀表現(xiàn)，在經(jīng)濟(jì)活動中具有史料和查證作用。所以加強(qiáng)電算化會計(jì)檔案管理，是電算化會計(jì)工作連續(xù)進(jìn)行的保證；是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)數(shù)據(jù)安全完整的保證；是電算化會計(jì)信息系統(tǒng)正常運(yùn)行的保證。因此必須做好：會計(jì)憑證的收集和整理、會計(jì)帳簿的收集和整理、會計(jì)報(bào)表的收集和整理、會計(jì)電算化系統(tǒng)開發(fā)文檔資料的收集和整理、磁盤數(shù)據(jù)的收集和整理。
存貯在硬盤上的會計(jì)數(shù)據(jù)必須建立軟盤備份。根據(jù)《帳務(wù)系統(tǒng)管理制度》和《報(bào)表系統(tǒng)管理制度》的規(guī)定，帳務(wù)數(shù)據(jù)和報(bào)表數(shù)據(jù)的備份由數(shù)據(jù)管理員建立。備份次數(shù)每月不得少于一次。備份的軟盤與檔案管理員辦理存檔手續(xù)。用做備份的軟盤必須妥善保管。備份軟盤應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽并用印章或封條簽封。備份軟盤應(yīng)裝在保護(hù)封條和包裝盒內(nèi)，存放在安全、潔凈、防熱、防潮、防磁的場所，并定期進(jìn)行轉(zhuǎn)貯。雙備份下的兩套備份軟盤應(yīng)存放在不同的地點(diǎn)保管。
只有認(rèn)真按照財(cái)政部發(fā)布的《會計(jì)電算化工作規(guī)范》來管理、使用、維護(hù)計(jì)算機(jī)，才能真正做好單位內(nèi)部信息資源的共享，充分發(fā)揮會計(jì)電算化的快捷、方便，保障會計(jì)電算化工作的順利、全面展開，有機(jī)地將會計(jì)核算、物資管理工作及系統(tǒng)安全有效地長期運(yùn)行提供可靠的數(shù)據(jù)保障，從而促進(jìn)黃河系統(tǒng)財(cái)會電算化網(wǎng)的數(shù)據(jù)共享長期有效、穩(wěn)定地發(fā)展下去，使財(cái)會人員真正擺脫繁瑣、單調(diào)、機(jī)械的手工操作，提高會計(jì)核算與物資管理的準(zhǔn)確性、規(guī)范性和工作效率，更好地為單位的經(jīng)營決策、財(cái)務(wù)管理以及整個治黃事業(yè)服好務(wù)，保障會計(jì)電算化會計(jì)工作的順利開展。
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