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淺談新建本科院校教學檔案的優化管理
近年來，隨著高等教育事業的蓬勃發展，許多高校紛紛合并升格，學生人數劇增，檔案的數量也隨之增加。詳細內容請看下文試論新建本科院校教學檔案的優化管理。
如何優化教學檔案的管理，已成為新建本科院校的當務之急。筆者就新建本科院校教學檔案管理的意義、存在的問題及解決的途徑談些看法。
一、優化新建本科院校教學檔案管理的意義
教學是高校教育的核心內容，教學檔案是衡量高校教學質量、學術水平、管理水平的重要依據。教學檔案作為一種重要的信息資源載體，對高校教育教學管理發揮著舉足輕重的作用。
(一)教學檔案是教學工作的真實記錄和參考依據
教學檔案是高校教學業務部門在教學管理、教學實踐、教育研究活動等各個環節中形成的具有保存價值的教學文檔資料，它是高校教學活動的直接的原始記錄，如教師的業務材料包括學生各科成績分析、試卷分析、科研課題、教案檢查、以及其他在教學活動實踐中直接形成的聲像檔案材料，如教學實習錄像等，這些以影像為表現形式并輔以簡要文字說明的歷史記錄，具有紀實性、直觀性、典型性等特點，是教育教學活動中有力的輔助手段，在學校檔案工作中占據重要的地位。因為它們是知識和信息儲存的一種形式，詳細、真實地反映了高校的教學歷史全貌[1]。通過抽調審閱教學檔案如教師教案、實驗報告、科研論文、畢業設計(論文)、試卷等，能很快了解高校教育教學工作的基本情況，同時還可作為教學管理考核的基本參照依據。
(二)教學檔案是進行教學科研的前提和基礎
教學工作離不開教學檔案。教學檔案是歷史的真實記錄，可以客觀地反映學校每個院系的實際教學水平。對歷年學生的測試成績及教師教學檢查的分析，可以看出教學水平的提高與否;對歷年試題的檢查，學生違紀情況分析，能直觀地反映出教學管理水平的提高或下降，從而為今后的教改指明方向。因此，我們應增強教學工作中的檔案意識，引起教師和教輔人員的高度重視，以此來促進教學管理，提高教學水平。
(三)教學檔案有助于推動教師隊伍建設
教師業務檔案是教學檔案的重要組成部分。隨著素質教育的不斷推進，教育質量的不斷提高，以及教師職稱評定工作的進行，教師業務檔案發揮的作用也越來越大。它在個體上，反映了教師的業務能力、學術水平和工作業績;在整體上，體現了學校的師資素質、隊伍結構和辦學水平。因此，認真搞好教師業務檔案的建立、保管和利用工作，將推動學校各項工作的開展，尤其是師資隊伍建設。教師業務檔案中客觀真實地記載著學歷、考核成績、業務水平，使校領導對教師的綜合評價有了可信的參考依據，這樣就能公正有序地進行教師的職稱評定、工資晉級、人事調整等相關事宜，進而對教師的切身利益進行決策，并有效激勵每位教師的事業心、進取心，提高教師群體的穩定性，激發教師隊伍的創造力。
二、新建本科院校教學檔案管理存在的問題
目前新建本科院校檔案館雖然已購置了計算機、打印機等設備，基本實現了收集、整理、編目、檢索等主要服務功能的計算機管理，但檔案信息網絡化建設還任重道遠，多數新建本科院校的教學檔案不全、不實，漏洞甚多，即便是檔案整理工作也存在著諸多問題。
(一)檔案規章制度滯后，管理體制陳舊
一般高校的檔案館已基本形成自成體系且成熟的檔案管理系統，本身已有準確的定位。新建本科院校雖然學校級別提升了，但檔案工作的層次卻沒有隨之提升，人員的配置僅能應付日常的檔案收集、整理、歸檔、利用等工作，基本無暇顧及高層次方面工作的開展，有少數新建本科院校甚至還沒配置專職的檔案人員，仍由文書人員兼任。雖然多數新建本科院校制定了教學檔案規章制度，但有些規章制度沒有及時修改和補充，已無法滿足新形勢的需要。同時，這些新建本科院校的檔案室又面臨著新情況、新挑戰，需執行本科院校的新規定，檔案工作的開展處于尷尬的兩難境地。
(二)檔案管理不規范，多缺漏、遺失現象
教學檔案的管理是一項復雜的工作，它需要嚴格的制度規范和科學的管理方法。教學檔案的產生、收集、整理、利用等運轉過程，應當依據檔案法規和標準實施科學化的管理。由于高校教學檔案涉及范圍廣、工作量大，加之人們的檔案管理意識較為薄弱，致使相當部分教學檔案材料的收集存在著一定的漏洞，造成大量的檔案缺漏、遺失現象。而已有的檔案也存在著許多問題，諸如：歸檔不及時、分類不規范或者收集不完整等，其共性特征表現為：重收存，輕整理;重共性材料，輕個性材料;多頭歸檔，重復設檔。這些現象嚴重影響了檔案效用的發揮，并給日后檔案的鑒定、保管及庫房的承載空間帶來壓力，造成了不必要的人力、物力和財力浪費。
(三)檔案信息化程度偏低，資源開發利用不夠
當今電子化檔案信息已日益成為信息服務的重要載體，檔案信息化程度偏低將會直接導致教學檔案資源的開發利用效率不高。教學檔案管理由于涉及的專業多、課程雜、范圍廣、內容繁，各教學部門若缺乏整體規劃，各行其是，各自為政，則會給全校在檔案管理、數據查找、資源共享等諸多方面造成極大的不便。如果收存的檔案不積極地開發利用而束之高閣，就會失去檔案自身的價值。同時，教學檔案利用的好與壞，也從一個側面反映了高校辦學水平的高低。
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