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細化和加強業務推廣費的管理研究
推廣費指產品和服務推廣宣傳而產生的費用。把自己的產品、服務、技術、文化、事跡等等通過傳統的四大媒體(報刊、廣播、電視、網絡)廣告讓更多的人和組織機構等了解、接受，從而達到宣傳、普及的目的。下文對細化和加強業務推廣費的管理進行了研究。
摘 要：本文主要講述廣東南方電信規劃咨詢設計院有限公司惠州分公司針對當前社會環境的影響和上級對業務推廣費的管控要求，結合自身業務推廣費開支和管理的實際情況，分析這類費用管控存在的主要問題，提出一些相應的改進措施和實施方案以及這些措施和方案的創新新穎之處，并加大措施及方案的執行力度來持續完善和改進惠分這類費用的內控機制。指出重點解決了哪些問題，并對這項措施的實行所產生的效益效果進行了分析，指出今后努力的方向。目標是確保這類費用可控可管，能順利完成總公司2014年下達的管控指標。
關鍵詞 ：加強 業務推廣費 管理
黨的“十八大”召開后，根據中央“八項規定”、“六項禁令”精神嚴格管控接待類及禮品類費用。近幾年，廣東南方電信規劃咨詢設計院有限公司惠州分公司業務量逐年上升，已涉及10個地市、18個區域。由于公司持續發展、市場拓展、客戶維系、內部管理等的需要，這類成本費用呈逐年上升趨勢。此項成本費用的增長也普遍高于總體成本費用的增長速度。2014年省公司要求各專業公司業務招待費要下降40%。從目前的經營管理狀況看，盡管惠分一直以來對這項費用也有采取相應的管控措施，但針對目前嚴峻的形勢，成本下降壓力仍較大，施行成本管控進一步精細化勢在必行。
一、業務推廣費管理現狀
業務推廣費是指與分公司生產經營有關的業務招待、業務應酬及業務禮品等費用。財務核算口徑包含：業務招待費、業務宣傳費。
業務推廣費的管理構架及職責：
預算管理中心：負責業務費的歸集、核算、信息發布及預算指標的分解、調整、控制。
市場經營部：負責市場線條業務費的預算編制、預算申請、預算控制、總體統籌。
生產部門：負責生產線條業務費的預算編制、預算申請、預算控制、總體統籌及配合市場線條業務費的預算執行。
綜合部：負責綜合行政線條業務費的預算編制、預算申請、預算控制、總體統籌。
其他職能部門：負責本部門業務費的預算申請、預算控制。
二、問題呈現
(一)業務招待費管控缺陷
1、開支只是隨既成習慣，缺乏一些指引性的或分類的統一標準。
2、日常接待沒有簽訂、篩選一些協議餐館，少利用一些可降價空間。
3、有些內部會議費沒有提供會議資料，納入了業務招待費開支。
4、缺乏一套內部、外部招待工作的指引或手冊。(內部資料：不公開、非正式文件)
5、沒有分解下達部門預算目標，沒有針對性的管控考核機制。
(二)業務宣傳費管控缺陷
1、物資采購管理辦法執行不到位。特別是供應商入圍缺乏正規的評審程序，供應商評審、考核管理有待加強，采購評審小組相關工作有待完善，采購人員職責不清，詢價、核價、采購、倉管職責存在交叉，不相容職務未實行嚴格崗位分離。
2、存在同一機構辦理采購業務全過程的缺陷。供應商入圍、合同談判、采購、領用、保管出現集中在一個部門的現象，不符合《企業內部控制基本規范》的相關規定。
3、單項采購金額1萬元以下，但出現同一時段多張發票連號的現象，原因可能是供應商不愿簽合同、可能是為了減化手續分拆金額規避合同評審等等，存在審計風險。
4、業務推廣費總數超出額度，而其中的業務宣傳費用額度沒有用足。原因之一是結算發票未能達到列支業務宣傳費條件。業務宣傳費科目不能精準反映公司實際業務宣傳支出。
5、沒有分解下達部門預算目標，沒有針對性的管控考核機制。
三、管控思路
(一)業務招待費管控思路
1、申請：嚴格把控事前申請流程。
2、標準：建立開支標準、接待手冊。
3、考核：下達各部門預算指標并制定相應的考核細則。
(二)業務宣傳費管控思路
1、申請：嚴格把控事前申請流程。
2、采購：執行采購環節相分離原則。
3、考核：下達各部門預算指標并制定相應的考核細則。
四、改進措施
(一)業務招待費改進措施
1、實行事前申請
2014年起采用《業務餐費申請確認表》(分職能部門和生產部門)，嚴格事前申請。
2、明確接待內容及相關原則。接待內容包括：住宿，宴請，禮品。編制預算計劃應本著“節儉、合理、必須”的預算原則，按照全年生產經營情況，明確相關標準，并組織實施。宴請接待應本著“經濟、實惠、節約”的使用原則安排，并優先安排在定點飯店接待，餐飲用酒原則上自帶。在業務接待中贈送的禮品，應當符合相關法律法規要求，以宣傳企業、展示企業文化為主要內容。不得贈送現金、有價證券、支付憑證和商業預付卡，以及貴重金屬和其他貴重物品。業務接待不得安排接待對象到高檔的娛樂、休閑、健身、保健等經營場所活動。減少非必要用餐和非工作用餐，嚴格控制無客戶陪同勘察用餐，全員達成高度共識，部門負責人應負責把好關。
3、制定接待指引手冊
綜合部梳理出一批日常接待的餐館、酒店參照指引或手冊，以提供餐館、酒店的各類信息，包括地點、電話、聯系人、主要特色菜式、其他服務項目等，在這當中，可以選擇一些簽為協議方(協議接待點須給予低于市場價的優惠，同意按月度結算)，按不同來訪人員區分不同檔次。
對日常的餐費也可以提前按照內定的人均參照標準(可以進行市場調研后討論確定出一個可行的人均標準)訂制幾套套餐供選擇，適當根據市場環境、物價影響等因素適時進行調整。這樣可以將成本對比、成本管控、詢價工作前置、減少浪費，由于簽訂協議也可以享受降點優惠，可以節約每次點菜時間，可以簽單月結，延后付款。
對各外駐點、區域的日常接待、會議會審的餐館、酒店也統一梳理，提供一套指引手冊。對外駐點可以區分一類地區、二類地區、三類地區等來考慮訂制套餐的人均參照標準(可以進行市場調研后討論確定出一個可行的人均標準，也可以適當根據市場環境、物價影響等因素適時進行調整)。
6、前置、細化業務接待工作準備
制定惠分接待工作總體流程、各項工作分工明確(包括收集客人信息發送溫馨提示、預訂酒店、訂餐、布置接待場地、用車安排、迎接歡送規定、禮品發放、交流資料、發言稿準備等)。
7、確定人均參照用餐標準
業務接待時，需按人數及人頭用餐標準點餐，原則上不得超人均參照標準用餐。超人均標準用餐時，需向相關主管申請，說明理由，超額幅度一般不得超過20%。會議會審不得以虛增加人數方式加大用餐額度。一經查實，將追究部門負責人及相關人員經濟責任。
(二)業務宣傳費改進措施
1、嚴格事前申請流程
2014年起啟用《公司業務宣傳品申請確認表》，嚴格執行事前申請流程。市場部及其他部門臨時采購必須以《公司業務宣傳品申請確認表》進行采購前申請。綜合部的批量采購一般通過訂立合同并走OA流程進行事前申請。
2、回歸采購職責
為減輕市場營銷人員(含生產部門、區域協助營銷人員)的工作壓力，減少多頭采購產生各項成本。同時，也為了規范采購管理，將市場營銷類采購職責按文件規定歸回采購部門綜合部。市場經營部作為采購需求部門負責提出采購需求，協助采購部門做好詢價、資料收集等基礎工作。市場經營部年底或年初統籌組織好市場營銷類采購所有供應商的評審(至少三家供應商)。評審會議形成采購評審意見，參加人員：綜合部經理、市場經營部經理、預算管理中心經理、相關部門工作人員及一名生產部門代表。并將初評意見提交公司決策委員會，公司決策委員會最終確定年度供應商入圍名單。
3、理順采購流程
綜合部接到采購需求，由詢價員與入圍的供應商進行洽談、確定當期采購價格，采購數量，負責走合同評審流程，簽訂合同。采購員按合同辦理采購、申請付款，并將采購的物資與倉管員辦理驗收、交接。倉管員辦理入庫手續。入庫單隨報銷發票交預算管理中心一份。詢價員、采購員、倉管員三者必須分離，由不同的人擔任。
4、集中采購
對每年都有需求的市場營銷用品、應當多利用集中采購、批量采購，避免多頭采購或分散采購，以提高采購效率，降低采購成本。
5、完善庫存管理及賬務處理
倉管員按物品類別分別登記庫銷存賬。入庫時，倉管員接到采購員的入庫申請，與采購員共同檢查并清算入庫物品的類別，數量，同時倉管員登記庫銷存賬，采購員與倉管員簽名確認。出庫時，倉管員接到領用人的領用申請(領用出庫單)，與領用人共同檢查并清算出庫物品的類別，數量，同時倉管員登記庫銷存賬，倉管員與領用人簽名確認。對庫存物品執行月度或季度盤查機制，由預算管理中心、綜合部相關人員、風險管理員組成盤查小組，定期對庫存領用、登記、保管等工作進行內部審查，并形成反饋制度，及時將整改意見、時間要求反饋責任部門。
倉管員按物品類別分別登記庫銷存賬，采購需求部門按需交倉管員領用出庫單，每次的領用出庫單一式三份，倉管員一份，領用人一份，財務一份。領用人按領用出庫單填寫報賬審批單，預算管理中心依據領用出庫單核銷原存貨或預付賬款，分期計入相應成本，不再直接一次性計入成本，以便更真實反映成本客商、成本部門信息。
6、發票管理
加強采購發票的審核：對連號超過單項采購金額的，必須補相關合同評審手續。加強發票的規范管理，杜絕虛假的發票報賬，減少稅務和審計風險，按規定加強5000元以上發票查詢。
(三)下達費用指標
綜合考慮影響費用的各因素，根據業務量，歷史數據，屬地管理，區域數量、上級每年管控要求、當地風俗和業主習慣、區域因素(廣東分一、二、三類地區)等把指標分解到責任部門。通過預算管理進行實際與預算差異對比分析，及時反饋、調整，兌現考評獎懲機制。
五、 創新及新穎之處
(一)全面管控
重點關注事前申請，事前申請是后續報賬最主要的依據之一，形成良好的事前申請習慣，對后續該費用管理提供了基礎，同時對業務推廣費形成事前——事中——事后整個過程進行多方位的監督控制，加強了內部牽制機制的改進，實現更有效的管理和控制。
(二)精細管理
開支標準、接待手冊、服務指南的建立、報帳要求的加強，有利于降低成本、提高效率和節省時間并進一步規避風險，實行精細化管理。
(三)預算考核
指標下達到主要責任部門，各責任部門在預算指標范圍內控制使用。各責任部門在惠分業務費管理細則的基礎上制定各自的業務費管控細則，層層管控，年終對管控效果進行考核和后評估。
六、解決問題及預期效果
(一)業務招待費管控重點解決問題及預期效果
1、建立了開支標準和接待手冊，有了餐館、酒店的指引手冊，工作規范化、標準化提高，工作不依賴人，臨時接替招待工作人員的工作也節省了詢問接待信息的時間，解決了此類費用經辦人員盲目，無序的開支。
2、宣貫力度加大，全員節支增效的意識得到提高。員工能更加清楚地界定業務費開支的范圍和額度的事前把控，非必要、非工作餐的餐費開支將會減少。
3、將管控措施與國家財經政策及相關規定緊密結合，降低這類費用的審計和法律風險，更符合國家目前加強管控力度的形勢。
4、隨著這些標準執行的既成習慣，對全年預算數據的測算也將更切實、更有把握。
5、隨著公司節支增效方案的推進，2013年的業務招待費得到明顯的控制，比上年同期下降了22%。2014年繼續完善并推行節支增效措施及內審改進措施，計劃 要比2013年下降37.13%，力爭完成下降40%的目標。
(二)業務宣傳費管控重點解決問題及預期效果
1、細化了供應商評審工作，可以貨比三家，詢價、議價、優惠條款等信息更加公開、透明。不相容職務如定價、采購、付款、保管、領用實行了崗位分離，采購相關部門、人員的職責更加清晰、分明，優化了內部采購流程，內部牽制制度得到加強，降低了采購成本。
2、財務核算信息更加精細化，能按使用對象如實反映部門、區域的成本費用。
3、隨著公司節支增效方案的推進，2013年的業務宣傳費下降近12.64%。
2014年繼續完善并推行節支增效措施及內審改進措施，合理開支該費用，將年度開支控制在下達預算內。
參考文獻
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[3]楊榮彥 等.中級財務管理.暨南大學出版社.2007年8月第1版.
[4]章顯中.企業預算控制.中國人民大學出版社.2009年8月第1版.
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