確切、簡練、平實、穩重

確切、簡練、平實、穩重

　　  商務文書是直接服務于社會經濟活動，服務于物質資料的生產及其管理的一種應用文體。由于服務對象、范圍、功能、作者等的不同，商務文書的語言自然區別于議論文體和文學藝術文體的語言。商務文書講求實用，具體表現在以下幾個方面。
　　
　　一、確切
　　
　　所謂確切，就是準確、貼切、恰如其分地傳遞信息。這包括用詞確切，組句恰當，表意明確，概念準確，判斷推理合乎邏輯，結論符合實際，正確地反映客觀事物，使人正確無誤地理解文章的內容，便于處理。對于商務文書來說，其確切性比其他文體要求更高，例如各種經濟管理的法規、指令性公文等，具有很強的政策性和規范性；各種協議、合同，涉及各方利益，要求共同履行。假如行文語言不確切，造成歧義，理解錯誤，就會貽誤工作或造成損失。商務文書的這一特點要求做到以下幾點：（1）要用詞確切。一是精確選用近義詞。寫商務文書要從詞義的異同、詞義的輕重、詞義的時代特色、詞義的對象、詞義的感情色彩等方面仔細辨析近義詞詞義的細微差別，從中選用恰當的詞語，準確的表達概念。例如，“公證”、“鑒證”、“見證”是合同類文書中常用的幾個概念，都有證明的含義，但證明機關卻不同，因而不能互相代用：“公證”是公證處對經濟合同作出的審查、鑒定、證明 ；“鑒證”是工商行政管理局作的證明；“見證”則是由律師事務所作的證明。二是恰當選用模糊詞語。確切與模糊似乎是互相矛盾的，但有些事本身就具有模糊性，適當使用模糊詞語來表達，反而能起到更精當的作用，例如企業對自己所取得的成績的評價，如經濟活動分析報告的寫作，為了表示自己審慎的態度和清醒的認識，可用“取得了一定成績”，“效益有了一定程度的提高”的說法，其中的兩個“一定”都是模糊詞語，就很好的表達了謙慮、冷靜的風度。（2）造句要合乎語法規則。一是句子成分要完整；二是詞語搭配要恰當；三是造句要合乎邏輯；四是正確使用關聯詞語。例如“但是”是表示轉折，有些人將它與“而是”相混了�！爸挥小迸c“那么”，“才”；“只要”與“就”的搭配是穩定的不能亂拆亂配。
　　
　　二、簡練
　　
　　所謂簡練，就是簡潔，精煉。要做到文約事豐，言簡意賅。這就要做到：（1）簡化內容，抓住要害，力戒浮文。文章最忌無頭緒，無重點。事無巨細，眉毛胡子一把抓，勢必會產生冗長拖沓的毛病。（2）注意推敲詞語，力戒堆砌、重復、贅余。語言不精煉。常常是由于堆砌空話、套話、廢話所致。（3）酌情使用文言詞語。漢語中的文言詞語具有簡潔凝練的特點，恰當地使用一些文言詞語，既使語言簡練，又能增強文章的表現力。如：用“業經”代替“已經過”；用“妥否”代替“合適不合適”；用“勿誤”代替“不要耽誤”等等，使商務文書語言既簡練，又莊重。（4）恰當使用簡縮詞�，F代漢語中的許多詞語的簡縮已約定俗成，眾所公認。如“勞保”、“高校”、“邊貿”等等。適當使用簡縮詞，可使行文簡潔精煉。但不可濫用簡縮詞，要遵守下列原則：一是簡縮詞須約定俗成，具有規范性，為社會所公認。如“總后勤部”簡稱“總后”，不能簡稱“總勤”； “人才交流”不能縮為“人流”，因為“人流”是指醫療用語“人工流產”，亂用必誤大事。二是如簡縮詞有多種含義時，應在第一次出現時加以注明，如“三通”應注明是通郵、通商、通航。 　　三、平實
　　
　　所謂平實，就是質樸平易，通俗易懂，樸實無華。這要注意以下幾個方面：（1）實話實說，力戒夸飾。商務文書的語言，要求直接了當，開門見山，直敘事實，直陳意見。否則，只能降低商務文書的實用價值。（2）使用詞語通俗平易，摒棄生僻詞語。商務文書要運用目前全民通用的、具有穩定性的詞語，免用文意晦澀之詞，既要防止濫用文言詞，又要避免使用不規范的方言土語。（3）有選擇地使用一些修辭手法，適當增加一點形象性。商務文書帶有很強的功利性，以實用為主要目的，但它不是絕對排斥形象性。商務文書中使用較多的修辭手法主要是比喻（與公文不同）。比如： “后遺癥”、“三角債”、“軟著陸”、“市場疲軟”、“傾斜政策”、“拳頭產品”、“婆婆多”等都是通過比喻，使抽象的變形象，使讀者易理解、接受。但商務文書使用修辭手法，還應謹慎，要用得恰當、準確。如下例：“過去抓住農業有兩個失誤，忽視了山，忽視了水，今后農業要翻番，就要兩眼盯住山和水，念好‘山海經’，畫好‘山水畫’。（《國務院公報》第424號）這段話用念山海經，畫山水畫來比喻農業要抓好對山水資源的開發和利用，十分形象貼切，這使語言在平實樸素中顯露出新穎別致的特點。
　　
　　四、莊重
　　
　　所謂莊重，就是端莊、鄭重。這是處理經濟事務應有的嚴肅持重的態度在商務文書語言中的體現，這要做到：（1）使用規范化的書面詞語。商務文書應多用書面語，慎用口頭語，使之具有莊重的色彩。如要說“從速”而不說“越快越好”，要說“當否”不說“妥當不妥當”等。商務文書應絕對排斥那些不規范、不確切，含義模糊和情調低下的口頭語，如“大款”、“大腕”、“發燒友”等等，這些口頭語運用在商務文書中將損壞其莊重性，沖淡文中的嚴肅氣氛，顯得格調粗俗低下。（2）恰當選用慣用文書詞語。在商務文書寫作中，已逐步形成一整套慣用文書詞語。如：稱謂詞語，第一、二、三人稱分別用“本”、“貴”、“該”；開端用“茲”、“遵照”、“欣悉”、“近查”等；期請用“擬請”、“務請”、“切盼”；表態用“同意”、“照辦”等；征詢，期復用“可否”、“請批示”、“請審查”等；過渡用“前接”、“鑒于”、“據此”、“為此”等；結尾用“為荷”、“為要”、“為盼”等。恰當使用慣用文書詞語能使商務文書言簡意明，語氣莊重、得體。

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