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淺析計算機技術在檔案管理中的作用
檔案的歸檔管理是收集待歸檔的收發文件、科研項目成果、計劃總結方案等文件，下面是小編搜集整理的一篇探究計算機技術在檔案管理應用的論文范文，歡迎閱讀查看。
【摘 要】現代社會，對于計算機技術的應用越來越廣泛，計算機技術在檔案管理中的作用也日漸明顯。本文主要闡述了計算機技術在檔案管理中的具體應用，對計算機技術在檔案管理工作中的主要作用展開分析。
【關鍵詞】計算機技術;檔案管理;作用
在檔案管理工作中應用計算機技術可以大大提高檔案管理者的工作效率，使得檔案管理向著現代化、科學化、信息化的方向發展。計算機技術在檔案管理中的合理運用，具有非常重要的意義，能夠推動檔案管理工作不斷向前發展。
一、計算機技術在檔案管理工作中的具體應用
(一)建庫工作
建立檔案數據庫就是將各種信息錄入數據庫中，形成一個龐大的系統，尤其是在鄉鎮的檔案管理中，主要服務對象是鄉鎮機關各辦，村居、學校等，其檔案數量大，內容雜，如果單一的管理起來并不方便，尤其是在查找的時候，很難迅速的找到。如果建立一個統一的數據庫進行檔案的管理就會相對比較方便。建立數據庫是一項周期很長的工程，需要不斷的完善與改進，這樣才能適應信息的不斷變化。
(二)檔案歸檔管理
檔案的歸檔管理是收集待歸檔的收發文件、科研項目成果、計劃總結方案等文件。在機關事業單位，主要以日常工作形成的往來文件為主要的待歸檔文件;在農村，主要以土地管理、戶籍管理、計生服務、股份分配等工作形成的文件為重點的待歸檔文件;在學校，主要是以教師研究項目成果、學生獲獎作品為特色的待歸檔文件。總體來說，檔案歸檔的及時性要求越來越高，計算機技術在檔案歸檔管理中將扮演著越來越重要的角色。
(三)檔案整編
檔案已經迎來信息化時代，未來很可能會走上無紙化時代。計算機技術在檔案整編過程中為檔案管理人員提供了很大的便利。在計算機系統中，將檔案分類，由檔案管理人員設置一定的操作權限，將檔案進行保存管理，一般該系統不容許其他人隨便進入，以防檔案信息泄露。計算機技術在檔案整編中為檔案管理人員提供了一個很好的操作平臺，檔案管理人員對檔案的整編工作只需要通過計算機進行整理操作，無需進行紛繁的紙質化的檔案整理，減少了工作量。
(四)檔案查閱管理
計算機為檔案查詢提供了很多的方式，比如模糊查詢、條件查詢、關鍵詞查詢等。對于各種信息都能夠根據所輸入的內容進行快速的檢索，使得檔案管理人員能夠迅速找到要調用的資料，方便快捷。通過計算機技術查詢出來的檔案信息，可以清楚的觀看到檔案的案卷以及之前被借閱的情況。
二、計算機技術在檔案管理工作中的主要作用
(一)應用計算機技術可以保管大量的信息
現代社會，檔案的數量越來越多，而計算機技術的應用，使得各種信息都能夠錄入系統，大大減少了紙質檔案所帶來的空間以及存儲成本問題的出現，僅僅使用一張光盤或一個硬盤就能存儲大量的信息。鄉鎮在進行檔案管理時，需要將各種業務文檔、人事信息等統一的管理起來，如果都以紙質的形式存檔，那么鄉鎮檔案管理部門的存儲空間難以滿足發展要求，到時候需要調閱檔案時也是件非常麻煩的事情。如此多的檔案信息，采用計算機技術進行管理，不僅節約了存儲空間，還使得檔案管理在信息技術如此發達的今天，能夠沉穩應對形式嚴峻的信息化社會。
(二)應用計算機技術可以實現檔案信息數字化
計算機技術在檔案管理中的應用，使得檔案信息逐漸趨于數字化。原有的紙質化檔案不僅不易保管，容易破損，并且在存儲搬運的過程中也會浪費一定的勞力物力，然而將紙質的檔案錄入或掃描到計算機當中，使得各種信息都能夠存儲到計算機當中，在進行管理時會更加的方便，并且進行借閱時也不會出現磨損的情況，這樣也減少了檔案信息的丟失。數字化的檔案信息在解決民生方面也具有重要的作用。如在農村地區，農民領取低保時，只需要帶著身份證就可以從計算機中找到個人的信息，查找迅速方便。對于個人的婚姻證明，也可以輕松從網上調取，人們不需要專門跑到檔案管理部門去取紙質的檔案，而是以電子版的形式出現，這樣不僅可以使得資料能夠重復利用，也提高了檔案信息的傳播速度。
(三)應用計算機技術可以達到深化檢索的目的
計算機具有強大的信息處理功能，無論是輸入還是存儲信息都比手工寫到紙上要快速的多，同時計算機還具有一定的邏輯推理的判斷能力，例如在進行檔案的檢索時，只需輸入相關的內容就會出現大量的類似的信息，讓檔案管理人員能夠快速的找到想要尋找的信息。若是由檔案管理人員進行手工查找，在檔案數量越來越多的情況下，手工檢索的效率越來越低，有時候，工作人員找很久都找不到需要的檔案資料，這是非常浪費時間的。利用計算機進行深化檢索，查全率與查準率為百分之百。例如領導要視察農村地區的征地情況，只需將該地區的名稱輸入檢索就可以很快找到相應的信息，并且能夠清楚的觀看各村各隊的征地情況。
(四)應用計算機技術有利于檔案統計工作和目錄中心建設
計算機技術在檔案管理的收集、存儲、檢索及保護方面的應用，使得檔案管理更加的方便快捷。在檔案的收集統計工作中，將檔案按數量及結構進行有效的分類之后，按照不同的分類方式進行統計管理，能夠清晰的將未歸檔的檔案找出來，然后及時的由工作人員進行督促收集檔案。為了更好的進行分類管理，需要給檔案進行編寫目錄。可以利用相應的計算機軟件，實現自動生成目錄功能，也可將較為零碎的信息進行分類歸整，使得檔案信息更加的有條理。尤其在構建社會主義新農村建設檔案工作方面，應用計算機技術管理檔案，可以大大減少檔案管理人員的工作量，并且為群眾查檔用檔提供快速便利，為新農村的建設增添了一抹風采。
結束語：
應用計算機技術在檔案管理中進行應用，可以實現檔案信息數字化，達到深化檢索的目的，大大提高檢索的效率，并且有利于檔案統計工作和目錄中心的建設。計算機技術在檔案管理中發揮著巨大的作用，尤其是給鄉鎮的檔案管理帶來了諸多的便利。為更好的利用計算機技術在檔案管理上的優勢，應加大對計算機技術的推廣，不斷推動檔案管理向著現代化的方向前進。
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