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會計電算化初始化工作之我見
［摘要］ 隨著科學(xué)技術(shù)日新月異地發(fā)展，計算機(jī)已經(jīng)廣泛地應(yīng)用于各個領(lǐng)域，特別是會計電算化使會計工作具有了運(yùn)算速度快、存儲容量大、數(shù)據(jù)高度共享、查詢速度快捷、編制報表簡單、數(shù)據(jù)分析正確等新的功能和特點(diǎn)，大大進(jìn)步了會計分析決策能力。但這些功能的實(shí)現(xiàn)主要取決于會計電算化的初始化工作。而初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。實(shí)際工作中，有不少會計軟件用戶由于初始化的不恰當(dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。本文就會計電算化初始化需要留意的題目進(jìn)行了一些初步的探討。?［關(guān)鍵詞］ 會計電算化 初始化 留意題目
在會計電算化系統(tǒng)中，初始化工作包括設(shè)置系統(tǒng)參數(shù)、設(shè)置科目、建立各種賬簿文件、定義各種輔助核算、定義報表以及錄進(jìn)各種余額數(shù)據(jù)或者是發(fā)生額數(shù)據(jù)等。初始化工作只能進(jìn)行一次，并將在很大程度上影響其后的核算工作。不論是從手工核算過渡到電算化處理還是更換會計電算化軟件，都需要做初始化的工作。在初始化的工作中，將本單位要采用的核算程序、方法、規(guī)則、基礎(chǔ)數(shù)據(jù)錄進(jìn)電腦，使會計軟件能適應(yīng)本單位的核算、治理的需要。實(shí)際工作中，有不少會計軟件用戶由于初始化的不恰當(dāng)而嚴(yán)重影響了系統(tǒng)的使用效率和質(zhì)量。本文就會計電算化初始化需要留意的題目進(jìn)行了一些初步的探討。
一、預(yù)備工作應(yīng)留意的題目
1.建立公道的工作制度和流程
首先，企業(yè)的經(jīng)營者尤其是財務(wù)經(jīng)理要對會計電算化工作有深層次的理解。其次，電算化工作要建立在財務(wù)主管對軟件的功能和流程的全面熟悉下。最后，要建立一套符合電算化工作特點(diǎn)的制度和流程。制度和流程的建立才能使電算化工作有條理的展開，才能對即將開始的初始化工作有正確的把握。
2.數(shù)據(jù)的收集
會計電算化的初始化工作需要收集手工賬中的會計科目和各科目的余額，假如是從年度中間開始建賬還需要收集各科目的累計發(fā)生額、年初余額。所以需預(yù)先從手工賬中整理出各級科目的名稱、層次、余額、發(fā)生額。在此要留意完整地收集最底層明細(xì)科目的余額、發(fā)生額，避免遺漏，以保證初始化時輸進(jìn)的數(shù)據(jù)的正確、順利。對于手工資料的整理一定要留意資料的正確完整性。?另外，還要做到資料的真實(shí)，對于賬實(shí)不符、賬賬不符的情況要區(qū)分是何種原因造成的，并做相應(yīng)的處理。
二、賬套建立應(yīng)留意的題目
1.建賬啟用期間的選擇
企業(yè)建立賬套，所采用的賬套啟用期間有兩種方式：以歷年制為例，一種是在1月份啟用；一種是在非1月份啟用。兩種方式相比，后者在預(yù)備會計資料上需要預(yù)備賬戶的余額和累計發(fā)生額；前者只需預(yù)備年初數(shù)據(jù)。顯然，后者無形中加大初始化的工作量。另外，在1月份啟用賬套，還可以方便賬務(wù)調(diào)整，方便啟用后業(yè)務(wù)的核對。所以，建議賬套的啟用期間以年初為好。
2.操縱員及權(quán)限的設(shè)置
操縱員的設(shè)置最關(guān)鍵的是要根據(jù)企業(yè)業(yè)務(wù)流程和職員職責(zé)進(jìn)行權(quán)限設(shè)置。在電算化系統(tǒng)中，一般此項(xiàng)工作由系統(tǒng)治理員進(jìn)行。另外，授權(quán)還要考慮整個工作的流程。比如，某些企業(yè)，審核與過賬為同一人，操縱時不加審核標(biāo)記，此時在授權(quán)時可省略審核權(quán)限。通過操縱員權(quán)限的設(shè)置，還應(yīng)該起到不同財務(wù)崗位互相牽制的作用，形成良好的內(nèi)控系統(tǒng)。系統(tǒng)治理員假如出于懶惰或者其他的目的，給一些財務(wù)職員設(shè)置所有權(quán)限，這是不可取的，會對賬務(wù)的安全造成隱患。
3.賬套參數(shù)的設(shè)置
賬套核算參數(shù)的設(shè)置是企業(yè)制定和設(shè)立的工作制度和流程的直接體現(xiàn)，并且直接影響到電算化工作的日常操縱，并可能影響會計數(shù)據(jù)。如，參數(shù)設(shè)置了憑證必須審核，則未審核的憑證將不能過賬；本錢結(jié)轉(zhuǎn)選擇按總倉和分倉結(jié)轉(zhuǎn)所得出的數(shù)據(jù)肯定會有差別。所以核算參數(shù)的設(shè)置一定要在充分了解軟件功能的基礎(chǔ)上仔細(xì)進(jìn)行。 三、資料設(shè)置應(yīng)留意的題目
1.科目的設(shè)置
設(shè)置會計科目是會計工作的出發(fā)點(diǎn)，無論是填制憑證還是登記賬簿、編制會計報表，以及進(jìn)行賬務(wù)治理，都離不開會計科目。很多財務(wù)軟件都提供了靈活多樣的建立會計科目體系的方法，要想更好地發(fā)揮計算機(jī)會計信息系統(tǒng)的特長，建立更科學(xué)、更公道的會計科目體系，在設(shè)定會計科目時應(yīng)該留意以下幾方面的題目：
（1）科目的系統(tǒng)性與規(guī)范性。財政部已制定的各行業(yè)會計制度中都系統(tǒng)地給出了總賬科目及少量二級科目的名稱和科目編碼。在設(shè)定總賬科目編碼時必須符合財政部分制定的會計制度中的有關(guān)規(guī)定，設(shè)立明細(xì)科目編碼除會計制度有規(guī)定的以外，可按上級主管部分和本單位的治理要求設(shè)定，以保證科目代碼的系統(tǒng)性和同一性。
（2）科目的一義性和唯一性。要保證每一個代碼對應(yīng)于一個會計科目，既不答應(yīng)出現(xiàn)重復(fù)的科目編碼又不答應(yīng)出現(xiàn)同名的會計科目，但假如同名的明細(xì)科目分屬不同的上級科目，則可以被系統(tǒng)接受而不以為是同名的會計科目。
（3）科目的簡潔性。在滿足治理要求和適合計算機(jī)處理的條件下，力求代碼簡單明了，既便于記憶又能進(jìn)步輸進(jìn)憑證的速度。
（4）科目的可擴(kuò)展性。科目編碼的可擴(kuò)展性是初始化設(shè)計的重要內(nèi)容之一。由于會計軟件設(shè)計者充分考慮到電子檔案的安全性，對歷史資料的補(bǔ)充、修改作了嚴(yán)格的限制。會計科目體系一經(jīng)設(shè)定，其代碼結(jié)構(gòu)就無法改變。修改結(jié)構(gòu)只能通過重新建賬實(shí)現(xiàn)，而重新建賬將丟失已輸進(jìn)的所有初始化數(shù)據(jù)和已輸進(jìn)的憑證資料。因此在設(shè)計代碼時一定要充分考慮各方面的要求。確定某一級明細(xì)科目的代碼長度通常是以上級科目中所含明細(xì)科目最大可能達(dá)到的個數(shù)來確定的。那么我們在科目編碼時，至少要考慮到本會計年度內(nèi)的擴(kuò)展性。
2.輔助資料的設(shè)置
輔助核算是指存貨、客戶、供給商、結(jié)算方式、本錢對象、工資、固定資產(chǎn)等的分類等內(nèi)容，是會計電算化系統(tǒng)的重要組成部分。他們各自具有其特殊性、復(fù)雜性，形成一個個相對獨(dú)立的子系統(tǒng)，輔助完成特定的治理、服務(wù)職能。輔助資料的設(shè)置首先要考慮企業(yè)有哪些項(xiàng)目需要單獨(dú)設(shè)立輔助資料。在常規(guī)輔助資料的基礎(chǔ)上企業(yè)可以把需要獨(dú)立考察的內(nèi)容設(shè)為輔助項(xiàng)目，如用度項(xiàng)目，以方便在多個科目中進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。其次，輔助資料的設(shè)置同樣要考慮編碼的分級和可擴(kuò)展題目。
四、初始數(shù)據(jù)錄進(jìn)應(yīng)請留意的題目
在首次數(shù)據(jù)錄進(jìn)的時候，由于系統(tǒng)啟用的月份不同，原始數(shù)據(jù)的錄進(jìn)也有區(qū)別。賬務(wù)系統(tǒng)在一月份啟用時只需輸進(jìn)上年余額即可，上年余額既是年初余額又是一月份的期初余額。假如賬務(wù)系統(tǒng)在其他月份啟用，除需要輸進(jìn)啟用月份余額外，還必須輸進(jìn)年初余額和一月到啟用賬務(wù)系統(tǒng)之前各月的累計發(fā)生額，這是為會計報表所預(yù)備的數(shù)據(jù)，如不輸進(jìn)累計發(fā)生額，由于會計數(shù)據(jù)缺乏連續(xù)性，在以后的查詢及報表中如需要全年累計發(fā)生額，系統(tǒng)將無法提供正確的數(shù)據(jù)。但是僅僅是錄進(jìn)各月份的發(fā)生額，再查詢以前月份的賬戶的明細(xì)時，還是不能得到結(jié)果，為了解決這個題目可以采用兩種方法：一種方法是假如單位的業(yè)務(wù)量小，憑證的數(shù)目較少，可以采取手工錄進(jìn)追加憑證的方法；另一種方法適用于更換財務(wù)軟件的單位，與軟件公司的職員協(xié)商，使用特定的軟件，將過往使用的軟件的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出來，再導(dǎo)進(jìn)到新的軟件系統(tǒng)中，這樣做可能會存在一定的風(fēng)險，丟失某些數(shù)據(jù)。總之，在會計年度中間實(shí)施會計電算化，數(shù)據(jù)的初始所涉及的題目較多，應(yīng)盡量在會計年度的開始或者是結(jié)尾，來更換財務(wù)軟件。
五、 初始化工作應(yīng)留意的其他題目
完成以上操縱后，即可進(jìn)進(jìn)日常的賬務(wù)處理，如輸進(jìn)、修改、審核、打印記賬憑證、查賬、打印輸進(jìn)賬簿等工作。但系統(tǒng)初始化時還應(yīng)留意以下幾個題目：
（1）新增操縱員要留意自行輸進(jìn)密碼
系統(tǒng)會預(yù)設(shè)一個操縱員，通常取名為SYSTEM或MANAGER之類，這也是系統(tǒng)中權(quán)限最高的系統(tǒng)治理員，正式啟用系統(tǒng)時應(yīng)將該用戶名更改為系統(tǒng)治理員，并加上密碼。
（2）要留意充分利用自動轉(zhuǎn)賬憑證功能
自動轉(zhuǎn)賬憑證設(shè)置雖不是一個必選項(xiàng)，但利用自動轉(zhuǎn)賬功能無疑能提供極大的便利。在單位的會計業(yè)務(wù)中，常有固定對應(yīng)關(guān)系的記賬憑證，且其數(shù)據(jù)來源于已輸進(jìn)系統(tǒng)的記賬憑證。
（3）設(shè)置報表時應(yīng)留意根據(jù)用戶手冊中公式的格式正確設(shè)置取數(shù)公式
會計報表是會計工作流程中的最后一個環(huán)節(jié)，在會計軟件中通常都預(yù)置了通用會計報表，但除通用會計報表外，單位一定還需要其他報表，這些報表是無法預(yù)置的，需要用戶自己完成設(shè)置。報表通常由表標(biāo)題、表頭、表體、表尾四部分組成，其中表體的設(shè)置是關(guān)鍵所在。
總之，賬務(wù)軟件系統(tǒng)初始化是一項(xiàng)技術(shù)性極強(qiáng)，內(nèi)容既復(fù)雜又很重要的工作，在系統(tǒng)初始化時尤其應(yīng)當(dāng)留意以上題目，把握初始化的關(guān)鍵，高質(zhì)量地做好初始化工作，這樣才能最大限度地發(fā)揮賬務(wù)處理軟件的作用。
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