從會(huì)計(jì)電算化到ＥＲＰ系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理

從會(huì)計(jì)電算化到ＥＲＰ系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理

從會(huì)計(jì)電算化到ＥＲＰ系統(tǒng)中的財(cái)務(wù)管理

本文首先介紹了會(huì)計(jì)電算化的工作原理,指出了會(huì)計(jì)電算化的局限性;然后分析了ＥＲＰ系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的三個(gè)特點(diǎn):即時(shí)性,集成性和遠(yuǎn)見性;最后比較了會(huì)計(jì)電算化和ＥＲＰ系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理之間在應(yīng)用中存在的差異。

　　會(huì)計(jì)電算化;ＥＲＰ系統(tǒng);財(cái)務(wù)管理

一、會(huì)計(jì)電算化及其局限性

　　會(huì)計(jì)電算化是以計(jì)算機(jī)以及數(shù)據(jù)傳輸和通訊設(shè)備作為數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)的核心,完成從原始數(shù)據(jù)的搜集,以及經(jīng)由記錄、驗(yàn)證、分類、登記、計(jì)算、匯總、報(bào)告等一系列會(huì)計(jì)工作。在此過程中,會(huì)計(jì)人員只進(jìn)行一些輔助性的操作,即只需把會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)以規(guī)定的要求輸入處理系統(tǒng),計(jì)算機(jī)即可按照事先編制好的程序,自動(dòng)完成會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)處理,并將最終結(jié)果———財(cái)務(wù)報(bào)告打印出來。會(huì)計(jì)電算化是把系統(tǒng)工程、電子計(jì)算機(jī)技術(shù)等科學(xué)與會(huì)計(jì)理論和方法融為一體,通過貨幣計(jì)量信息和其他有關(guān)信息的輸入、存儲(chǔ)、運(yùn)算和輸出,以現(xiàn)代機(jī)器工作取代手工操作,實(shí)現(xiàn)會(huì)計(jì)工作方式的變革和人的解放,提供計(jì)劃和控制經(jīng)濟(jì)過程需要的會(huì)計(jì)信息。

　　會(huì)計(jì)電算化系統(tǒng)使得會(huì)計(jì)人員從財(cái)務(wù)賬冊中解放出來,但并未從根本上提高財(cái)務(wù)信息質(zhì)量。電算化系統(tǒng)的信息源基本依靠手工錄入或部分的數(shù)據(jù)導(dǎo)入,從宏觀層面講,會(huì)計(jì)財(cái)務(wù)的作業(yè)方式,長期以來主要體現(xiàn)在事后收集和反映會(huì)計(jì)數(shù)據(jù)上,僅記錄業(yè)務(wù)結(jié)果。另外,系統(tǒng)的信息處理一般都是對手工會(huì)計(jì)職能的自動(dòng)化,系統(tǒng)的結(jié)構(gòu)是面向任務(wù)和職能的,這對滿足會(huì)計(jì)核算的要求來說已經(jīng)足夠,但在業(yè)務(wù)流程的監(jiān)控和與其他系統(tǒng)的集成性上還需要加以完善。會(huì)計(jì)電算化在管理控制和決策支持方面的功能相對較弱,不論是時(shí)效性上,還是針對性上,都難以展現(xiàn)作用。當(dāng)企業(yè)發(fā)生危機(jī)時(shí),它又總是首先反映在財(cái)務(wù)危機(jī)上,不是缺少現(xiàn)金,就是缺乏持續(xù)經(jīng)營所需的資本。在這種情況下,產(chǎn)生于上個(gè)世紀(jì)90年代的ＥＲＰ系統(tǒng)成了企業(yè)的一個(gè)新選擇。

　　二、ＥＲＰ系統(tǒng)財(cái)務(wù)管理的特性分析

　　企業(yè)資源計(jì)劃(ＥｎｔｅｒｐｒｉｓｅＲｅｓｏｕｒｃｅｓＰｌａｎｎｉｎｇ,簡稱ＥＲＰ)的基本思想是將企業(yè)的運(yùn)營流程看作一個(gè)緊密連接的供應(yīng)鏈,包括供應(yīng)商、制造工廠、分銷網(wǎng)絡(luò)和客戶等,其目標(biāo)是充分協(xié)調(diào)企業(yè)內(nèi)外部資源,確立企業(yè)全面競爭優(yōu)勢。ＥＲＰ系統(tǒng)是個(gè)較完整的集成化管理信息系統(tǒng),包括分銷、制造、財(cái)務(wù)、質(zhì)量控制、售后服務(wù)、人力資源、運(yùn)輸管理等子系統(tǒng)。ＥＲＰ系統(tǒng)以業(yè)務(wù)為中心來組織,根據(jù)物流、資金流、信息流的連續(xù)運(yùn)動(dòng)和反饋來設(shè)計(jì),能跨越職能領(lǐng)域的邊界,實(shí)現(xiàn)整個(gè)企業(yè)信息的集成。在ＥＲＰ系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)子系統(tǒng)只是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分,與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系。ＥＲＰ系統(tǒng)的財(cái)務(wù)管理的特點(diǎn)主要包括三個(gè)方面:

　　(一)即時(shí)性:資料管理功能實(shí)現(xiàn)之基礎(chǔ)

　　在ＥＲＰ的狀態(tài)下,資料是聯(lián)動(dòng)的而且隨時(shí)更新,每個(gè)有關(guān)人員都可以隨時(shí)掌握即時(shí)的資訊,這在過去只能依賴大量的人力與時(shí)間才能完成。一般說來,影響企業(yè)競爭力固然有許多因素,但一個(gè)很重要的因素,在于它對企業(yè)內(nèi)部各種信息的把握,以及對外部市場的資訊、現(xiàn)狀變化的了解。在當(dāng)今信息社會(huì)里,不僅要知己知彼,還要貴在“即時(shí)”。

　　ＥＲＰ系統(tǒng)中資金管理對會(huì)計(jì)科目的分層使之相對于其他會(huì)計(jì)軟件確立了絕對的優(yōu)勢,即不需要任何人工分析,系統(tǒng)自動(dòng)實(shí)時(shí)生成《現(xiàn)金流量表》。財(cái)務(wù)管理系統(tǒng)的資金管理模塊將會(huì)計(jì)科目分為三個(gè)層次:

　　1.現(xiàn)金層:包含貨幣資金和短期投資等科目,它相當(dāng)于《企業(yè)會(huì)計(jì)準(zhǔn)則—現(xiàn)金流量表》(略作《現(xiàn)金流量表》)中對于現(xiàn)金和現(xiàn)金等價(jià)物的定義,即庫存現(xiàn)金。它是能隨時(shí)支取的銀行存款和其他貨幣資金以及三個(gè)月內(nèi)到期的短期債券等期限短、流動(dòng)性強(qiáng)、易于轉(zhuǎn)換為已知金額現(xiàn)金、價(jià)值變動(dòng)風(fēng)險(xiǎn)很小的投資。

　　2.收入支出層:包含的科目代表了企業(yè)現(xiàn)金流量的起源。比如產(chǎn)品銷售收入代表了現(xiàn)金流入的起源,固定資產(chǎn)、庫存商品代表了現(xiàn)金流出的起源。而長期投資、應(yīng)交稅金的明細(xì)科目則分別代表了現(xiàn)金流入和流出。所有的權(quán)益類和損益類科目都應(yīng)包含在這一層。這一層對應(yīng)于《現(xiàn)金流量表》中現(xiàn)金流量的分類或者說直接反映了《現(xiàn)金流量表》的主要內(nèi)容,即經(jīng)營活動(dòng)、投資活動(dòng)、籌資活動(dòng)產(chǎn)生的現(xiàn)金流量以及匯率變動(dòng)對現(xiàn)金的影響額(包括明細(xì)項(xiàng)目)。

　　3.應(yīng)收應(yīng)付層:不僅包含應(yīng)收賬款和應(yīng)付賬款,而且還包含預(yù)收和預(yù)付賬款、其他應(yīng)收和應(yīng)付款、應(yīng)收和應(yīng)付票據(jù)等科目。這一層的科目反映了收入和支出在形成現(xiàn)金流量之前以短期債權(quán)債務(wù)存在的臨時(shí)狀態(tài)。它對應(yīng)《現(xiàn)金流量表指南》中計(jì)算各表項(xiàng)時(shí)的調(diào)整項(xiàng)。

　　(二)集成性:財(cái)務(wù)管理數(shù)據(jù)可靠性之保證

　　在ＥＲＰ系統(tǒng)中,財(cái)務(wù)子系統(tǒng)只是企業(yè)管理信息系統(tǒng)的一個(gè)有機(jī)組成部分,與其他子系統(tǒng)有著密切的聯(lián)系,如分銷、制造子系統(tǒng)的業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),通過信息集成,可直接傳入財(cái)務(wù)子系統(tǒng)。財(cái)務(wù)集成是指在采購、銷售、生產(chǎn)等業(yè)務(wù)的處理過程中,系統(tǒng)自動(dòng)采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù),自動(dòng)選擇總賬科目和分賬科目,自動(dòng)生成記賬憑證。ＥＲＰ系統(tǒng)的集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理,包括采購集成、銷售集成、庫存集成及生產(chǎn)集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理。其中,采購訂單、銷售訂單和生產(chǎn)訂單一般由系統(tǒng)自動(dòng)生成,也可以人工維護(hù)。相應(yīng)的會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)在訂單的處理過程中自動(dòng)生成記賬憑證,進(jìn)行會(huì)計(jì)處理。

　　財(cái)務(wù)子系統(tǒng)作為ＥＲＰ系統(tǒng)的一個(gè)組成部分,實(shí)現(xiàn)與ＥＲＰ其它子系統(tǒng)之間的信息集成,是財(cái)務(wù)軟件發(fā)展的必然趨勢。集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)處理的特點(diǎn)主要包括:

　　1.通過采購、銷售、生產(chǎn)、庫存與財(cái)務(wù)集成,實(shí)時(shí)反映企業(yè)的經(jīng)營狀況,避免了數(shù)據(jù)的重復(fù)輸入和重復(fù)存儲(chǔ),提高了數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和一致性,實(shí)現(xiàn)了物流、資金流、信息流相統(tǒng)一,為企業(yè)管理決策提供了及時(shí)準(zhǔn)確的信息。

　　2.在集成環(huán)境下,對其他子系統(tǒng)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)和業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性要求很高,其他子系統(tǒng)的數(shù)據(jù),如ＰＢＯＭ(生產(chǎn)物料清單)、人工費(fèi)率、物料數(shù)量、工時(shí)等直接影響財(cái)務(wù)子系統(tǒng)數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性。

　　3.在集成環(huán)境下,財(cái)務(wù)集成參數(shù)對集成會(huì)計(jì)業(yè)務(wù)的處理結(jié)果起關(guān)鍵性作用,要求系統(tǒng)能提供靈活的財(cái)務(wù)集成參數(shù)設(shè)置功能。既要減少設(shè)置財(cái)務(wù)集成參數(shù)的工作量,又要使設(shè)置的財(cái)務(wù)集成參數(shù)能滿足會(huì)計(jì)核算與管理的需要。同時(shí)要確保集成總賬科目、分賬科目、集成關(guān)系準(zhǔn)確無誤,否則會(huì)影響財(cái)務(wù)報(bào)表的可靠性。

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