會計電算化應用中存在的問題及對策
在市場瞬息萬變的形勢下,電算化的,能為提供及時、準確和完整的財務信息,從而增強決策有用性,提高企業管理效率和經濟效益,不斷提升企業在市場中的核心競爭力。但會計電算化系統不同于一般的應用軟件,他是會計信息系統與企業管理、業務流程的有機結合。一個大型化會計電算化系統的實施過程,同時也是企業管理理念、管理模式、業務流程、會計核算、財務管理等方面提煉和改造的過程。但由于財會工作自身的特點,現階段我國會汁電算化工作缺乏統一的規劃和組織協調,內部控制制度仍不完善,存在著許多。因此,本文就會計電算化的現狀及對策進行探討。一、會計電算化應用中存在的問題
1.缺乏對傳統手工模式的改造,對會計信息系統設置和調整不夠。手工模式下的突出弱點是管理效率低下、信息不能及時處理和反饋、處理流程重復等問題,一些企業在實施會計電算化時,沒有對手工系統進行,這樣就不能減少中間環節和合并、調整簡單重復的業務流程,無法按照機管理的特點重新規劃業務流程。同時,不同的企業有不同的管理要求和運行模式,但企業沒有對會計信息系統做個性化的調整和設置。而在實際工作中只有兩方面結合起來,才能找到最佳的人機結合方式,即以最小的成本,重新確定業務的處理流程,哪些環節應完全由計算機代替,為適應計算機處理,又需增加哪些環節。
2.財會專業人員計算機知識的欠缺。一般會計人員所掌握的知識、能滿足手工會計核算,會計電算化的應用,對會計人員提出了更高的要求。既要求會計人員要掌握一定會計專業知識,還要掌握相關的計算機知識,財務軟件的使用技術以及保養和維護。一般會計人員業務經驗豐富,但計算機專業知識卻很匱乏,難以勝任用計算機處理會計業務工作。表現較為突出的是對財務軟件的應用掌握的不夠透徹和熟練,對軟件的認識有局限性,對軟件運行過程中出現的故障不能及時排除,導致系統不能正常運行。這個問題已成為企業快速實現會計電算化的障礙。
3.重視賬務功能,忽視管理功能。一直以來,我國的會計工作主要從事事后核算,事前的分析預測和事中的控制因計算復雜而很難進行。會計電算化的運用和可以極大地發揮計算機卓越的計算功能,將財會人員從繁重的算賬、報賬工作中解脫出來,把主要的精力放在加強財務管理方面。然而,我國實行會計電算化的單位卻存在著重視報賬功能忽視管理功能的現象。采用軟件的材料核算、工資核算、固定資產核算等功能較強,而具備管理型功能的成本核算、財務指標分析體系以及資金供求預測等模塊,根本沒有設計或內容過于簡單,功能不全。并且查詢功能也不健全,限制了其管理功能,沒有充分發揮會計電算化對加強財務管理的功能。
4.缺乏統一性和協調性,形成各自為戰的局面。在會計電算化開發應用中,由于缺乏統一的規劃和組織協調,各單位往往各自為戰,閉門造車,信息交流不暢。有限的人力、財力并沒有充分發揮作用,一些單位通過電算化生成的會計信息資料不系統、不完整,口徑不一致,難以被單位領導和主管部門以及外界單位有效利用。
5.應用會計電算化后,會計制度沒有作相應的修改。現行的財務會計制度主要是以手工核算為基礎的,應用會計電算化后,從賬戶設置、賬戶.登記方法和賬務處理程序到會計工作的組織、會計系統設計、內部控制的方式和會計檔案的保存介質和方法都發生了變化,因此必須根據會計電算化的特點,財務會計制度做出相應的修改。由于會計電算化的運用是近幾年才開始的,大多數單位把主要精力放在軟件使用上,財務會計制度的滯后了會計電算化的發展。
6.會計電算化檔案管理制度不完善。由于許多單位實行會計電算化時間短,對會計電算化檔案的組成內容不甚了解,缺乏管理經驗,造成存儲會計檔案的磁盤和會計資料未能及時歸檔,已經歸檔的內容不完整。沒有及時制定相應的會計電算化檔案保管人員職責,從而造成會計檔案被人為破壞和損壞,乃至單位會計信息泄密。會計數據盤的備份和清理不規范。實行會計電算化后,應及時備份硬盤數據,并且每次備份不少于兩套,分兩地存放;按時清理磁盤備份,每年至少進行一次清除過期數據。但一些單位對會計數據備份管理未形成制度,隨意性大,一旦會計電算化系統出現故障,會計數據將無法恢復。
二、針對電算化存在的提出以下對策
1.運用的和做好系統實施工作。在確定系統目標與規模的基礎上,編制實施策略和方案,制定具體規劃、實施的步驟與進度安排、實施機構的設置、實施各階段的任務、實施經費預算等。對手工模式下的業務流程進行調整和優化,制定解決方案,對各個處理環節的功能、數據處理特點、權限和職責作出規劃。從而提高實施的成功率,充分體現信息技術的力量。
2.培養復合型的會計人才,適應會計電算化工作的要求。會計電算化要求財會人員不僅應掌握扎實的會計知識和技能,還應對機和財務管理知識有比較深刻的了解。只有掌握了比較豐富的管理知識,才能根據本單位的自身特點,利用電算化會計的特點,為單位預測、決策和控制等管理工作服務。因此,在各單位實行會計電算化的過程中,更應注意培養“會計一一計算機一一管理”型的復合型人才,以促進會計電算化的順利。
3.改善和提高會計軟件功能,向財務管理方面過渡。現行的單位會計軟件雖然已開始從核算型向管理型過渡,但總體上講,模塊不能適應管理需要,要真正充分發揮會計電算化的優勢,為單位管理服務,必須將其納入管理信息系統,提高會計軟件功能,增加具有管理型功能的模塊。
4.建立一致的會計電算化協議。應由相關的上級組織部門協調各單位情況,提供一個適應大多數單位情況的會計電算化協議,各單位遵照執行,使各單位有共同的工作方式。同時,管理電算化軟件的良好運行,不僅需要具有豐富實踐經驗的財會人員有效系統,還需要生產技術人員、企業管理人員以及企業高層領導參與和配合,特別注意企業管理電算化各子系統之間的有機銜接,以保證數據的共享。
5.完善制度,規范管理。依據會計電算化的特點,制訂崗位責任管理、操作管理、維護管理、機房管理、檔案管理、財務管理和計算機病毒的防治等制度,確保系統高效、安全地工作,充分體現出會計電算化的優勢。
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