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對會計電算化實習中錯誤操作的修改指導
[論文關(guān)鍵詞] 錯誤修改 方法策略
[論文摘要]教師加強對中職生在電算化實習中錯誤操作的修改指導，對于提高實習效果和培養(yǎng)具有較強動手能力的實用型會計人才具有重要作用。本文從加強系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學指導，出錯是前提；強化輸入輸出的修改指導，科學改錯是基礎(chǔ)；細化常見錯誤的排除指導，高效糾錯是保障等方面探討了錯誤操作的修改指導問題。
進入會計電算化實習階段的中職生，已經(jīng)具備了相應的會計知識，但是要合理地把手工核算的方式與方法運用到電算化實習中來卻是個主要的技術(shù)和教學指導難題。最突出的問題是，學生在實習操作中經(jīng)常出現(xiàn)差錯卻不知道如何科學修改。因此。教師應該加強操作修改指導。本文以用友ERPU8.50系統(tǒng)為例，探析解決相應的操作修改指導問題。
(一)前提：加強系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學指導。預防出錯
學生在實習時基本上能夠熟練操作會計電算化信息系統(tǒng)，但是對如何轉(zhuǎn)換系統(tǒng)，即會計信息系統(tǒng)向會計電算化信息系統(tǒng)的轉(zhuǎn)換卻未能掌握。因此，加強系統(tǒng)轉(zhuǎn)換的教學指導，預防出錯，是操作修改指導的前提。學生在碰到類似業(yè)務時都采用把支出類科目賬戶的減少記入其貸方，把收入類科目的回沖記入收入類損益科目賬戶的借方。并因此形成習慣性的損益類賬戶結(jié)構(gòu)。但在會計電算化系統(tǒng)中，此種操作方法極有可能導致會計報表的錯誤。如何轉(zhuǎn)換和調(diào)整呢?
1 調(diào)整操作理論上的賬務組織程序為：日常業(yè)務——編制損益表——總賬結(jié)轉(zhuǎn)損益到本年利潤、審核、記賬——所得稅計算分錄——所得稅結(jié)轉(zhuǎn)到本年利潤——利潤分配等業(yè)務分錄、審核、記賬——總賬結(jié)賬——編制資產(chǎn)負債表。
2 損益表的本月數(shù)計算公式使用“取某科目的期末余額數(shù)QM()”函數(shù)取值，例如損益表中主營業(yè)務收入的本月數(shù)C4的公式可定義為：C4-QM()——含義是提取本年度本賬套的本月份的主營業(yè)務收入的期末余額數(shù)作為C4的值；財務費用的本月數(shù)C12的公式可定義為：C12=QM()——含義是提取本年度本賬套的本月份的財務費用的期末余額數(shù)作為C12的值。
總之，賬簿數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)影響電算化的取值公式和賬務組織程序，反之，電算化的取值公式和賬務組織程序也應依據(jù)賬簿數(shù)據(jù)的結(jié)構(gòu)來靈活確定。但在以上的轉(zhuǎn)換和調(diào)整的情況下，由于所得稅的計算過程滯后于損益表的編制，因此，損益表中的“所得稅”項目依據(jù)QM()公式是無法取值的，故其公式應單獨設置。其設置方法可以采用賬戶間的數(shù)據(jù)依存關(guān)系和所得稅的計算公式來具體確定，也可以依據(jù)損益表間的數(shù)據(jù)關(guān)系來確定。
(二)基礎(chǔ)：強化輸入輸出的修改指導。科學改錯
由于數(shù)據(jù)很容易被不留痕跡的改動，因此會計軟件一般都要提供修改權(quán)限與修改痕跡的控制功能，防止電子數(shù)據(jù)被非法篡改。比如對已經(jīng)登賬處理的會計憑證，軟件只能提供留有痕跡的更正功能：對根據(jù)機內(nèi)賬簿生成的各種報表數(shù)據(jù)，軟件無修改功能等。修改和改正的適用條件是：應在本月會計報表還未上報、稅務報表還未報出之前使用，否則，就會造成企業(yè)的會計數(shù)據(jù)與對外報出的數(shù)據(jù)不符。對于在已對外報出報表后發(fā)現(xiàn)的錯誤，只能在下月采用紅字沖銷法或補充登記法進行更正。對于憑證的錯誤，一般要分三種情況處理：第一。填寫錯誤。數(shù)據(jù)還未輸入計算機。錄入人員不得更改，應退回憑證填制部門糾正后再進行輸入。第二，錯誤數(shù)據(jù)已輸入計算機，但還沒有登記有關(guān)機內(nèi)賬簿。如果是輸入錯誤，錄入人員可以直接修改；如果是憑證出錯，則應退回憑證，填制部門糾正后再由錄入人員進行修改；第三錯誤數(shù)據(jù)已登記有關(guān)機內(nèi)賬簿，只能通過輸入記賬憑證的方法進行沖正或補充(即紅字沖銷法或補充登記法)。但不論在何種情況下，審核功能與輸入、修改功能都不允許同一個操作員使用。另外，為了保證會計賬簿的清晰性和會計經(jīng)濟業(yè)務的整體性，在電算化下。針對電算化的不同操作錯誤，還經(jīng)常采用即時修訂法和逆向操作法。
1 即時修訂法的指導。即時修訂法指在會計電算化憑證錄入過程中發(fā)現(xiàn)憑證錄入錯誤時所采取的一種現(xiàn)時改正方法。它適用于對事中錯誤的更正，對于還未保存的憑證，一般可以進行會計分錄(會計分錄指會計憑證中的一條記錄)的刪除、會計科目的重新選擇、科目金額的重新錄入、制單人員的重新注冊、會計分錄的摘要的重新錄入、會計憑證的制單日期、憑證附件張數(shù)，直至放棄保存該錯誤憑證等操作；對于已保存但仍未審核(包括出納簽字或主管簽字)的會計憑證的修改，也可以參照上述即時修訂法對會計分錄和金額進行修改，在認為該憑證完全錯誤并已沒有存在的必要時，還可以采用先作廢該憑證、后對已標注“作廢”標記的憑證進行直接刪除并同時整理憑證號的操作。采用即時修訂法必須注意：對憑證的作廢與刪除必須由該憑證的填制人員進行操作，其他人員一般不能賦予此項權(quán)限；另外，對從其他子系統(tǒng)中傳來的錯誤記賬憑證，除在總賬系統(tǒng)中進行憑證即時修訂外，還應檢查該子系統(tǒng)的設置，以防止其他類似錯誤憑證的產(chǎn)生。
2 逆向操作法的。逆向操作法不同于紅字沖銷法和補充登記法，它一般要從后往前逆向操作，直到該錯誤變?yōu)槭轮绣e誤，能用即時修訂法更正為止。逆向操作法不需要填制憑證，它的目的僅僅是使得憑證填制人員能夠?qū)﹀e誤憑證進行修改，并對修改后的憑證重新審核、記賬、結(jié)賬。正是由于它不需重新填制憑證，才使得業(yè)務數(shù)據(jù)能與業(yè)務流程保持一致，保證了會計的賬面清晰和條理清楚。
(1)逆向操作法的操作范圍。依據(jù)化的憑證處理流程，從制單人員填制憑證開始，到出納簽字、主管簽字、記賬人員記賬、會計賬簿的結(jié)賬整個過程中，只有未經(jīng)出納簽字或主管簽字(非出納憑證不需出納簽字)的憑證才能采用即時修訂法，其他經(jīng)過簽字、記賬和結(jié)賬的憑證均不能直接進行憑證的修改操作，逆向操作的操作范圍僅限于如何取消結(jié)賬、如何取消記賬、如何取消主管審核和取消出納簽字的操作。
(2)逆向操作法的操作步驟。鑒于各種會計電算化軟件的設計不同，逆向操作法中的取消結(jié)賬、恢復記賬前狀態(tài)、取消主管簽字和取消出納簽字的具體功能按鍵也有所不同，在操作業(yè)務時可參照本單位所購會計電算化軟件的說明和操作手冊(若在操作手冊中未涉及該功能，可向服務商咨詢)，本文以用友軟件為例來說明逆向操作法的操作步驟。第一，恢復記賬前狀態(tài)的操作指導。恢復記賬前狀態(tài)的操作步驟為：以會計主管身份注冊總賬系統(tǒng)——在總賬系統(tǒng)中的“月末處理”功能菜單下點擊“試算并對賬”進人對賬界面——選擇擬取消記賬月份，按下“ctrl+H”鍵，輸入主管口令后，即可激活恢復記賬前狀態(tài)功能——在總賬系統(tǒng)的二級菜單下的“憑證”菜單下可見“恢復記賬前狀態(tài)”功能。單擊此功能即可按要求恢復最近一次或本月初的記賬前狀態(tài)。第二，取消憑證簽字的操作指導。取消憑證簽 字包括取消主管的審核簽字和出納的簽字。取消憑證的簽字必須由原來相對應的操作人員進行操作，操作方法同原來的審核和簽字方法，只需在原簽字界面點擊“取消”或“成批取消簽字”即可完成逆向操作。第三，取消結(jié)賬的操作指導。取消結(jié)賬的步驟為：以會計主管身份注冊總賬系統(tǒng)在總賬系統(tǒng)中的“月末處理”功能菜單下點擊“月末結(jié)賬”進入結(jié)賬向?qū)б贿x擇結(jié)賬月份，同時按下“Ctrl+Shift+F6”鍵激活“取消結(jié)賬”功能。系統(tǒng)導出取消結(jié)賬的“確認口令”。確認口令后，在“結(jié)賬”功能界面上直接點“取消”結(jié)賬并退出結(jié)賬界面，即完成了取消結(jié)賬功能。
(3)逆向操作法的注意事項。逆向操作法實際上是通過程序的反向操作對會計憑證的數(shù)據(jù)庫中的數(shù)據(jù)進行修改，此種修改除在“操作日志”上會留下操作記錄外(該記錄也可以刪除)，在會計數(shù)據(jù)庫或賬簿上不會留下痕跡，這樣就容易給一些別有用心的人提供人為改賬的機會。因此，對于逆向操作法的操作權(quán)限應嚴格把關(guān)，責任到人，同時應做好書面登記工作或及時打印“操作日志”，做好會計數(shù)據(jù)的每天備份工作。
(三)拓展：細化常見錯誤的排除指導，高效糾錯
1 無可記賬憑證的錯誤糾正。憑證已審核(包括出納簽字)，操作員也有記賬權(quán)限，的確有未記賬憑證需要記賬，而且記賬會計期與憑證填制日期也符合，但記賬時卻提示“無可記賬憑證”。這是用友ERP-U8850總賬系統(tǒng)中一個不友好的提示信息，出現(xiàn)這種情況只能是上月未結(jié)賬的原因造成。解決辦法是由具有結(jié)賬權(quán)限的操作員登錄總賬系統(tǒng)，進入結(jié)賬功能，先對上月進行結(jié)賬處理，然后執(zhí)行本月記賬工作。
2 當前操作員無法修改或刪除已填制的憑證的錯誤糾正。出現(xiàn)這種情況的原因是：①進行過出納簽字、審核簽字和記賬的憑證，均不能被修改和刪除。②要修改和刪除的憑證是他人填制的，而在總賬業(yè)務控制參數(shù)設置中，又規(guī)定了不允許修改、作廢他人填制的憑證。解決辦法是：對于原因①，依次取消記賬、出納簽字、審核簽字等關(guān)聯(lián)性的操作。對于原因②，改由原填制憑證的當事人登錄系統(tǒng)，再執(zhí)行修改和刪除操作；或者由該賬套的主管先在總賬業(yè)務控制參數(shù)的設置中，選擇“允許修改、作廢他人填制的憑證”選項，再由當前操作員修改和刪除憑證。
3 出納員無法查詢現(xiàn)金日記賬和存款日記賬的錯誤糾正。出現(xiàn)這種情況的原因是：①“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目沒有被設置成日記賬。②在會計科目設置中。沒有將“現(xiàn)金”科目指定為現(xiàn)金總賬科目，沒有將“銀行存款”科目指定為銀行總賬科目。解決辦法是：對于原因①，應該取消與“現(xiàn)金”、“銀行存款”科目有關(guān)的所有操作，讓這兩個科目沒有余額。然后進入會計科目修改界面，將其都設置成日記賬。并在會計科目設置中進行指定科目操作，將現(xiàn)金科目指定為現(xiàn)金總賬科目，銀行存款科目指定為銀行總賬科目。對于原因②，在會計科目設置中補做指定科目的操作。完成這些工作后，即可查詢現(xiàn)金和銀行存款日記賬。
4 日期超前建賬日期或滯后系統(tǒng)日期的錯誤糾正。填制憑證時，屏幕上出現(xiàn)“日期不能超前建賬日期”或“日期不能滯后系統(tǒng)日期”的提示。“日期不能超前建賬日期”警告的意思是，填制憑證時的業(yè)務日期跳到系統(tǒng)建賬以前了。沒有建賬就處理業(yè)務，顯然不符合。“日期不能滯后系統(tǒng)日期”警告的意思是，填制憑證時的業(yè)務日期超過了系統(tǒng)日期(計算機主板上的CMOS時鐘記錄)，到將來去處理業(yè)務，也不符合邏輯，會計核算遵循原則，只能對已經(jīng)發(fā)生的業(yè)務進行處理，不能對未來的業(yè)務進行核算。解決辦法是區(qū)別不同的情況。要么重新建賬，正確設定總賬啟用日期；要么在填制憑證時，正確錄入業(yè)務日期；要么退出總賬系統(tǒng)，更改計算機系統(tǒng)日期后重新登錄總賬系統(tǒng)。再填制憑證。
綜上所述，在中職會計電算化的教學中，教師一定要重視學生的實際操作能力的培養(yǎng)與訓練，在教學中對錯誤操作采取豐富多樣的修改指導方法與手段，切實把學生培養(yǎng)成具有較強動手能力的實用型人才。
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