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會計電算化崗位責任制和操作的管理
傳統上，我們已經有較成熟的崗位責任制和操作制度。但實現化以后，會計信 息加工工具改變了。由原來的手工操作方式轉變為融系統工程技術、技術和現代 與方法為一體的現代會計信息系算機自動化處理。從各種原始信息的輸入，一到利用計算機存儲 技術存儲、最后加工和輸出所需的各種會計數據。這使得會計信息系統的運行發生了巨大的變 化。因此，必須按照會計電算化系統所要求的方式建立相應的會計電算化工作崗位責任制，劃清責 任，明確任務。以保證會計電算化信息系統的正常運行并按照需要發展和提高。一、會計人員的管理 實現會計電算化后，財會工作的崗位一般分為基本會計崗位和電算化會 計崗位。基本會計崗位包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計管理等工作崗位。電 算化會計崗位包括電算主管、操作、維護計算機及會計軟件系統的工作崗位。
建立會計電算化崗位責任制，是在原有的會計人員崗位分化和再組合，所進行修訂、補充和完善 崗位責任制，以便適應會計電算化的新情況，進一步更好地明確會計人員崗位責任，發揮會計人員的 積極性和創造性。具體單位可根據內部牽制制度的要求的本單位的工作需要，參照上述原則進行設置 和調整。基本會計崗位和電算化會計崗位可在保證數據安全的前提下交叉設置，各崗位人員應保持相 對穩定。由本單位人員進行會計軟件開發的還可設立軟件開發崗位。中小型企事業單位可根據本單位 實際情況結合上述分工適當合并設立崗位和職責。根據上述原則，下面介紹一個具體單位的會計電算 化系統工作崗位和工作職責的分配：
1.會計電算化主管。
會計電算化主管又稱會計電算化系統管理員。會計電算化主管負責協調整個會計電算化系統的運 行工作，應該具備會計和計算機相應知識以及相關的會計電算化組織管理的經驗。電算化主管可由會 計主管兼任。采用中小型計算機和會計軟件的單位，應設立此崗位。 會計電算化主管的主要責任是：
（1）領導本單位會計電算化工作，擬定會計電算化中長期發展規劃，制定會計電算化日常管理制 度。
（2）根據所用軟件的特點和本單位會計核算的實際情況來建立本單位的會計電算化體系和核算方 式。會計科目的設置必須符合會計制度與本單位核算管理的要求，報表數據格式必須符合部門和 其他有關部門的要求。定期或不定期組織有關崗位人員對會計應用軟件進行系統分析，并根據會計電 算化運行現狀，提出修訂或開發會計核算軟件的意向。
（3）總體負責會計電算化系統的日常管理工作，包括計算機硬件、軟件的運行工作。提出有關硬 件、軟件的更新、維護和安全保密的方案；挖掘硬件、軟件的顯在和潛在的作用，充分發揮會計電算 化在生產經營管理過程中的作用。保證和監督系統的有效、安全和正常運轉，發生故障應及時查明原 因，及時糾正，及時恢復正常運轉。
（4）負責上機人員的使用權限，協調系統內各類人員之間的工作關系。定期或不定期對會計電算 化崗位工作進行檢查考核，并各崗位人員完成會計電算化工作任務。做到各司其職、獎罰分明， 一以促進整體崗位責任制的運行效果。提出培養會計電算化人才的目標、方案和實施步驟。 通過對會計電算化人員培養鍛煉和考核，使本單位形成不同技術層次的（程序員、維護員、操作員 等）會計電算化人才格局。“保證會計電算化工作沿著全面、持續、穩定、高效率的方向發展。
（5）負責組織監督系統運行環境的建立和完善以及系統建立時的各項初始化工作。并負責整個會 計電算化系統操作的安全性、正確性和及時性的檢查，做好上機記錄的整理工作，按規定及時歸檔。 做好系統運行情況的，提出更新軟件或修改軟件的需求報告。
2.系統操作員。 系統操作員是指有權進入當前運行的會計電算化系統的全部或部分功能的 人員。系統操作員負責輸入記賬憑證和原始憑證等會計數據，輸出記賬憑證、會計賬簿、報表，和進 行會計數據備份。系統操作員應具備會計核算軟件操作知識，達到會計電算化初級知識培訓的水平， 各單位應鼓勵基本會計崗位的會計人員兼任系統操作員的工作。
操作員的主要責任是：
（1）具體負責本單位會計核算軟件操作運行。負責系統日常會計數據、會計信息的匯集、輸入、 處理、輸出、打印和儲存。備份的操作運行，保證會計數據、會計信息的及時性、準確性和完整性；
（2）嚴格遵守會計電算化有關制度，包括開停機制度二上下崗操作記錄制度；操作過程中發現故 障應及時報告會計電算化系統主管，并做好故障記錄；堅持防病毒制度；會計數據、會計信息檢查審 核制度的儲存安全保密制度等；
（3）操作員崗位職責可根據企業規模大小、企業業務量多少、會計電算化發展狀況（應用程度） 等具體事宜確定。具體地說，操作員可以一人一崗，也可以一崗多人。系統操作員崗位可以細分為：
a.數據錄入員。
負責檢查專職會計人員提供的記賬憑證是否合法、合理與正確，對于違規記賬憑證拒絕錄入。在 數據錄入過程中如發現有疑問或錯誤時，應及時詢問有關人員，不得擅自修改或作廢。嚴格按要求錄 入數據，錄入完畢后自查核對，校對無誤后轉審核人員進行審核。錄入數據應做到日清月結。
b.帳務系統輸出操作員。
負責打印機制記賬憑證和會計賬簿，根據情況可以由原專業會計各會計崗位責任者擔任，也可以 指定一人負責。輸出操作員應認真按本匯總、打印、輸出機制憑證和匯總表，并與對應的原始憑證粘 貼在一起，保證手工憑證和機制憑證在內容、編號和金額上完全一致。
C.專項模塊操作員。
負責會計專門核算的操作工作，根據情況可以由原專門進行核算、工資核算、核算、利 潤核算等會計崗位責任者擔任專項模塊操作員。
d、報表系統操作員。
負責會計報表的計算和打印工作。根據情況可以由原專門負責會計總 賬報表會計崗位責任者擔任報表系統操作員，也可以分別由成本核算、利潤核算、總賬報表等會計崗 位責任者擔任報表系統操作員。上報會計主管部門的會計報表應根據會計主管部門統一設計和布置的 格式編制上報。內部報表應根據會計主管領導統一要求決定。報表的初始化和編制輸出一經 確定，不得隨意變動。打印輸出的會計報表必須經有關領導審閱簽字或蓋章。每月報表必須以軟盤 （雙份）和書面兩種形式保存，并填寫“備份數據登記簿”。
e.數據分析員。
負責對機內的會計數據進行分析，要求具備計算機和會計知識，達到會計電算化中級知識培訓的 水平。采用大中小型計算機和計算機網絡會計軟件的單位，需設立此崗位，由會計主管兼任。主要負 責會計預測、計劃、分析以及其他會計業務的操作工作。
3.數據審核記賬員。
數據審核記賬員負責對輸入計算機的會計數據（記賬憑證和原始憑證等）進行審核，操作會計核 算軟件登記機內賬簿，對打印輸出的賬簿、報表進行確認。此崗位要求具備會計和計算機知識，達到 會計電算化初級知識培訓的水平，可由會計主管兼任。
數據審核員的主要責任是：
（1）具體負責各種會計數據的審核工作。可以由原負責審核的專業稽核員擔任。按照所審核數 據的環節，審核可以分為：
a.事先審核，即會計數據在輸入計算機前進行的檢查審核；
b.事中審核，即在記賬憑證錄入系統后進行的檢查審核；
C. 事后審核，一即在處理會計數據、會計信息完畢，依據會計核算軟件檢索功能檢查審核。一 般情況下可由錄入員進行事先檢查審核，由專職審核員進行事中、事后審核。打印輸出的會計憑證、 會計賬簿、會計報表必須由審核員檢查審 核。
（2）審核員的工作范圍既包括審核憑證，又包括審核會計賬簿、會計報表；既包括審核會 計內部數據，又包括審核會計外來數據及網絡數據；即包括審核各類代碼的合法性、正確性，又包括 審核摘要的規范性等。
（3）按照審核員的工作質量確定，必須嚴格檢查審核各項會計數據，確保數據的完整和準確無 誤。還要特別嚴格注意防范病毒的侵蝕。對于不符合要求的憑證和不正確的輸出數據，審核人 員應拒絕簽字并及時報告有關人員。
4.硬件維護員。
化系統的硬件設備是指專門用于會計業務的計算機及其配套設備，包括計算機主機、顯 示器、打印機、電源等。會計電算化系統硬件維護人員負責保證計算機硬件的正常運行。此崗位要求 具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓。采用大中小型計算機和會計軟件 的單位，需設立此崗位，此崗在大中型企業應由專職人員擔任。
硬件維護員的主要責任是：
（l）負責會計電算化系統硬件的安裝和調試工作。嚴格執行硬件維護保養制度，保證硬件的正 常運行。硬件維護員的職責按維護任務性質，可以劃分為：對硬件適宜性運行的維護保養，即保 證在一定條件下（例如，確定適宜的運行時間，創造良好的衛生及溫度、濕度等空氣質量條）的 經濟性運行；對硬件進行性維護保養，包括對硬件進行定期或不定期的檢查，根據零部件使用生 命周期和磨損程度更新更換，保證計算機硬件系統組成零部件運轉正常。
（2）制訂和維護規劃方案和日常維護工作計劃，履行硬件檢查制度，定期或不定期檢查硬件運行 情況，進行維護保養工作，按期編制零部件、工具、用具使用和采購計劃，保證日常維護更換和使用 需要。具體如組織操作人員對計算機、鍵盤和打印機進行日常清洗；定期進行設備的全面檢查；隨時 整理工作臺上的打印紙；調整監視機房的調溫設備是否正常，溫度是否合適等。
（3）嚴格執行機房制度，對硬件的安全擺放、移動和運行進行監護，保證硬件在靜態和動 態環境下的安全性。進行的維護工作需登記“維護登記表”。較大的維護工作須向系統管理員和部門 領導作系統維護報告。
（5）軟件維護員。
會計電算化系統軟件維護人員負責保證計算機軟件的正常運行，管理機內會計數據。此崗位要求 具備計算機和會計知識，經過會計電算化中級知識培訓。采用大中小型計算機和計算機網絡會計軟件 的單位，需設立此崗位，此崗在大中型企業應由專職人員擔任。
軟件維護員的主要責任是：
（1）負責會計電算化系統軟件的安裝和調試工作。嚴格執行軟件維護保養制度，保證軟件的正常 運行。軟件維護員的職責按維護任務性質可劃分為對會計核算軟件的功能性維護、對會計核算軟件適 應性維護。其中對會計核算軟件的功能性維護，即對會計核算軟件在運行中發生的功能錯誤進行維 護，也就是排除會計核算軟件在運行中發生的功能錯誤，恢復會計核算軟件原來的功能。對會計核算 軟件適應性維護，也就是由于企業機構的變更、經營環境的變化，所引起的會計業務、會計流程的變 動，以及由于上級主管部門對會計業務處理方式、會計報表的內容及格式的變動、對會計核算軟件進 行一系列修改及維護，使其適應變化的情況。
（2）根據上下崗操作記錄和軟件運行報告，編制日常維護計劃，保證會計核算軟件各項功能的 正常運行；熟悉會計核算軟件運行的特點及薄弱點，熟練掌握會計核算軟件維護技能，做好臨時性維 護和技能性維護任務，確保會計核算軟件發揮原有功能。如發現軟件的原設計功能未能正常運行時， 應作詳細記錄并與軟件供應商聯系解決。
（3）軟件維護人員除實施數據維護外，不允許隨意打開系統數據庫進行操作，實施數據維護時 不準修改數據庫結構，其他上機人員一律不準進行直接對數據庫的操作。會計軟件的升級應由系統主 管報告部門領導批準，由系統主管組織，軟件維護人員具體實施，并編寫升級報告，形成文檔進入檔 案。
許多情況下，系統軟件維護崗位和硬件維護崗位可以合并。
6.員。
會計電算化系統運行的目標是為企業管理提供信息。檔案員應按照有關規章制度保管這些信 息和系統本身的資料。
檔案員的主要責任是：
（1）負責以磁盤、磁帶或激光盤等介質存儲的程序文件和數據文件的檔案管理工作。會計報告期 終了（月份、季度、年度），有關會計電算化崗位操作員應向檔案員辦理歸檔交接手續；使用中的所 有軟件，應由有關會計電算化崗位程序員。維護員應向檔案員辦理歸檔注冊手續，要保證磁盤、磁帶 或激光盤等介質存儲的程序文件和數據文件的檔案完整齊全并與會計電算化系統實際運行的程序文件 和數據文件相一致性。
（2）檔案員對磁性介質會計檔案的管理，要做到：
a.定期或不定期進行檢查和備份工作，防止磁盤損壞沒有及時備份而丟失文件；
b.以磁盤、磁帶或激光盤等介質存儲的程序文件和數據文件保管的會計檔案，要注意完善防 盜、防磁、防熱、防輻射等措施；
C.磁盤化會計檔案的保管期限，應按照有關會計檔案管理制度辦理。檔案員不得隨意違章銷 毀。對會計核算的年度資料，應復制三份，分別存放在不同地點，以防意外。
（3）按檔案管理要求移交檔案，一填寫檔案移交單。
7.系統分析設計員。
系統分析設計員是整個會計電算化系統的設計師，處于舉足輕重的地位。但在許多單位中，這往 往是一個被忽視的崗位。
系統分析設計員的主要責任是。
（1）具體負責本單位會計核算軟件運行分析工作。根據本單位確定的會計電算化中長期發展規 劃，制定具體的系統分析實施方案，并遵循科學系統的分析步驟、內容和方法，定期或不定期對會計 核算軟件開展運行狀況分析，做到揚長避短，促進會計電算化處于良性循環狀態；
（2）分析的工作內容應重點掌握三方面工作：
a.分析原有功能發揮情況如何；
b.會計核算軟件運行過程中存在什么問題；并分清主要和次要問題；
C.綜觀企業內外計算機發展水平和核算狀況，開展本單位會計電算化系統的需求分析。
（3）根據開展系統分析所的資料，提出系統分析報告。 在報告中，應遵循科學的思想與方法，處理好近期與長遠、充實與提高、會計信息系統與企業內外信 息系統、預期值與實際值等方面的關系，保證系統分析報告的可行性。
在中小企事業單位，系統分析員一般由會計電算化主管兼任或臨時聘任專家擔任。
8.程序員。
主要責任是；
（1）具體負責本單位會計核算軟件的開發工作。根據本單位確定的會計電算化中長期發展規劃 和分析員提出的分析資料，制訂具體的實施方案和步驟，保證本單位的會計核算軟件具備一定的規模 與水平。
（2）調查研究國內外計算機發展狀況與核算水平，并結合本單位實際，在一般情況下，分一 年、三年、五年為不同的開發階段，對會計核算軟件進行部分開發或總體開發，形成循序漸進。階梯 式的發展模式。
（3）開發的會計核算軟件必須符合部有關《會計核算軟件評審辦法》的規定，必須經過相 應一級的主管部門評審通過，并具有一定的先進性、具備一定的安全性、通用性和可操作性。
（4）評審通過的會計核算軟件，經編譯后，應拷貝一式四份，分別移交有關崗位（一份程序留 存；一份操作員使用；一份維護備用；一份檔案員存檔），必須按規定進行維護和管理。
9.電算審查員。
電算審查員負責監督計算機及會計軟件的運行，防止利用計算機進行舞弊。要求電算審查員具備 會計和計算機知識，達到會計電算化中級知識培訓的水平。 此崗位可由會計稽核人員兼任。 采用大中小型計算機和 網絡軟件的單位，需設立此崗位。
10.網絡員。
主要責任是：
（1）負責本單位會計信息網絡系統的采集、傳遞，即負責對所屬單位、上級主管部門的會計信 息網絡系統數據的采集、傳遞、儲存，負責企業內部信息的采集、傳遞，將上述采集、傳遞的信息轉 存移交于有關操作崗位。網絡員采集、傳遞、儲存信息的職責，應做到及時準確并保證通用性（如使 用的軟件不兼容，應由維護員做技術處理，達到一致方能運行）。
（2）按照操作技術規范采集、傳遞信息，嚴格檢查出入口信息，并采取相應防病毒手段措施， 嚴防計算機病毒侵蝕會計信息網絡系統。
二、化系統操作運行的會計電算化系統的操作運行必須要有個嚴密的操作行為規范。通常，實行會計電算化的單位，一 般配備二臺或若干臺計算機。上機人員包括會計人員和計算機專業人員。由于介入操作的人員數量 多，構成復雜，客觀上也會產生不同人的行為方式。因此，制訂統一的操作行為規范，使其達到預期 的目的，是會計電算化操作運行的客觀需要。
另外，在會計電算化系統中，會計信息以集中處理為主，任何一個崗位的差錯，都會影響到整個 系統的安全。
會計電算化系統操作運行的管理包括對操作人員的管理，對操作過程的規范，以及審核、備份及 操作日志等方面的管理。這些方面構成會計電算化系統操作運行的管理。
（一）對操作人員的管理對操作人員的管理分為操作人員資格的認定和賦權兩個方面。
1.操作人員資格的認定。
操作人員資格認定辦法一般應由企業會計部門制訂。會計人員（包括計算機專業人 員）因工作需要上機操作，必須經部門考核組考核合格，頒發“計算機操作證”或“會計電算化 操作證”，持證上機操作。考核不合格或無證者不準上機操作。進行操作人員資格認定是從根本上保 證上機操作人員的技術水平，保證系統正常運行的措施，能有效防止上機操作人員因操作技術不合 格、不具有一定水平的技能而誤操作造成差錯、損失。
2.賦權。
根據《會計電算化管理辦法》的有關規定，軟件應具有防止非指定人員擅自使用和對指定操作人 員實行使用權限控制的功能。在實際工作中，除在會計核算軟件技術上加密外，還應在管理上進行分 工，分別要對系統管理員、數據錄入員、審核記賬員、會計報表編制人員、會計賬簿打印輸出操作 員、各專項功能模塊操作員和其他會計業務操作員的操作權限給予界定，防止越權操作所引起的數據 丟失、紊亂和泄密現象出現。
（二）操作規范必須嚴格按照《會計電算化系統工作流程》完成各項工作。必須以自己的真實姓名進入會計電算 化系統，按要求填寫日期。 操作員口令、操作內容、操作起止時間和運行情況，根據指定操作人權限的指令進行操作，不得進行 違反規范的操作。所有上機作人員必須登記所有上機操作情況。在操作過程中發現問題應及時向系統 管理員報告。問題的現象、處理過程、處理方法。處理結果等都應有明確記錄。對于嚴重或重大運行 故障，除應按規定登記外，還應向單位負責人報告。工作完畢后應及時退出系統，以免他人利用系統 進行其他操作。不得將自己的口令泄露給他人，并定期修改自己的口令。啟動系統時按要求順序開 機，結束工作后按規定順序關機。
會計電算化系統的硬件設備和軟件由財務部門統一管理和使用，其他部門人員一般不得使用，確 需使用時必須經財務部門有關負責人批準，并確認不影響會計電算化的正常工作一經批準的其他部門 人員操作時必須進行操作登記，并在上機登記表上注明批準人姓名和批準時間。任何人不得玩計算機 游戲，不得用于對外服務。為了避免計算機染上病毒，所有軟盤必須進行病毒檢測，若有病毒殺毒后 才可進行其他操作。為了保證硬件安全，不得帶電拔插任何接口線路，包括打印電纜線插頭、顯示器 電纜線、鍵盤插頭等。不得進行未作登記記錄的硬件或軟件維護工作。
（三）審核
1.輸入前審核。審核原始憑證的合理、合法性即是否有經辦人、驗收人、主管領導簽字。采用 手工編制記賬憑證的，要審核手工憑證是否符合會計制度要求，借貸關系是否平衡，未經審核的記賬 憑證不準輸入；其他會計業務及數據應事先預審。
2.輸入后審核。不論是采用直接在計算機上編制記賬憑證，還是經審核輸入的手工編制記賬憑 證，在打印記賬憑證之前，審核員對機內的記賬憑證必須嚴格審核，確保與手工記賬憑證或原始憑證 完全一致，審核無誤后簽章。在打印輸出記賬憑證后，審核員仍要對記賬憑證的日期、業務內容及摘 要、借貸分錄、金額、數量等嚴格把關，無論何時，發現不合法的或出現差錯的憑證應及時退回經辦 人員妥當處理。
3.每周對所有憑證、報表等進行一次復查，確保數據正確無誤。
（四）備份在手工會計中，所有會計資料如會計憑證、會計賬簿和會計報表等均是以文字的形式存放在紙介 質中。由于紙介質中存放的信息具有較高的安全性和穩定性，另外把紙介質中的信息制作副本也非常 費時費力。因此為了保證會計信息的安全，通常采用的方法是加強對紙介質中的信息的保護，很少采 用制作副本（備份）的方法。在會計電算化系統中，由于會計信息存儲的介質主要是磁盤等磁性介 質。而磁性介質中存放的信息相對不穩定，安全性較差；但另一方面，磁性介質中存放的信息可以非 常方便地制作副本，也就是備份。所以實現會計電算化以后，對會計進行備份就成為常規的，也 是必要的管理手段了。
備份時間，也稱備份時間間隔。備份的目的是防止會計檔案的意外丟失。由此，備份分為永久性 備份和臨時備份。永久性備份是指備份產生的副本需長期保存。臨時性備份是指備份產生的副本只是 暫時保存。永久性備份主要在每個會計期間核算完成時進行，一般應制作兩到三個副本，存放在不同 的地方，以防意外。臨時備份通常在每天或每段工作完成時進行。臨時備份可采用A、B備份法。所謂 A、B備份法是指按需備份數據量準備兩組磁盤，分別標為A組和B組。第一次用A組磁盤備份；第二次 用B組磁盤備份；第三次再用A組磁盤備份；第四次用B組磁盤備份……依次類推。這種方法的優點是 在不增加備份工作量的情況下提高了備份數據的安全性。備份的軟盤應存放在安全地點。一般應具備 防盜、防磁、防潮、防熱、防污染等功能。
（五）操作日志。
操作日志一般包括：開機時間、操作內容、調用功能、硬件運行狀況、軟件運行狀況、關機時間 和操作人簽字等。通過操作日志，除了可以掌握會計電算化系統的運行狀況，培養增強操作人員的責 任心，更重要的是通過操作日志，反映一定時期計算機硬件與軟件使用情況，為計算機維護人員提供 第一手資料，以便制訂維護計劃及措施。
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