探討傳統(tǒng)電算會計內(nèi)部控制變革
隨著會計信息系統(tǒng)體系結(jié)構(gòu)逐步從部門內(nèi)的信息集成向企業(yè)內(nèi)部甚至企業(yè)外部的信息集成轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)電算會計的內(nèi)部控制方式不得不作出相應的改變。
一、會計信息系統(tǒng)(AIS)發(fā)展階段
1. 部門內(nèi)的信息集成。顧名思義，信息集成僅僅限于財務(wù)部門內(nèi)部，它在物理上獨立于其他部門的信息系統(tǒng)，我們這里姑且稱之為傳統(tǒng)電算會計。這種方式帶來了很多的問題，如數(shù)據(jù)采集的局部性、數(shù)據(jù)處理的滯后性、財務(wù)數(shù)據(jù)的孤立性等。這些問題的產(chǎn)生歸根到底就是因為信息集成僅僅限于財務(wù)部門內(nèi)部，不能很好地和企業(yè)其他部門甚至企業(yè)外部實現(xiàn)信息的共享，以至于財務(wù)信息和業(yè)務(wù)信息不能有機結(jié)合，因此未來的會計信息系統(tǒng)必須改變這種情況，而網(wǎng)絡(luò)為改變這一窘境提供了契機。
2. 企業(yè)內(nèi)的信息集成。為了能夠使財務(wù)和業(yè)務(wù)信息有機結(jié)合在一起，就需要把AIS與企業(yè)的業(yè)務(wù)執(zhí)行系統(tǒng)融為一體，從而能夠在業(yè)務(wù)發(fā)生時實時采集詳細的業(yè)務(wù)和財務(wù)信息。這個階段的AIS不再是物理上獨立的系統(tǒng)，而是整個企業(yè)信息系統(tǒng)的一個組成部分，它被嵌入企業(yè)業(yè)務(wù)執(zhí)行處理系統(tǒng)中，這樣由企業(yè)業(yè)務(wù)部門采集業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)，經(jīng)過審核傳送到財務(wù)系統(tǒng)，通過自動憑證生成系統(tǒng)產(chǎn)生記賬憑證。
3. 企業(yè)間的信息集成。進入20世紀90年代后，市場競爭主要是圍繞新產(chǎn)品的競爭，這樣如何根據(jù)市場的變化快速響應客戶的需要，生產(chǎn)出市場需要的商品，是企業(yè)必須要考慮的問題，這就不僅要依靠企業(yè)自身的信息協(xié)調(diào)，而且需要在客戶、供應商間建立高效的協(xié)作關(guān)系。因此，僅僅著眼于企業(yè)內(nèi)部的信息集成還遠遠不夠，還需要在企業(yè)間建立起高度的信息集成。
二、信息集成方式的轉(zhuǎn)變
1. 對輸入口數(shù)據(jù)的審核更為重視。在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，一切都是聯(lián)機實時處理系統(tǒng)，各部門之間以及企業(yè)與外部之間流動的都是電子單據(jù)，一些錯誤的單據(jù)或不合理的交易一旦審核通過進入系統(tǒng)，一切都是自動進行處理和轉(zhuǎn)儲，不再有人為的干預，最多只是各人根據(jù)各自的需要提取不同的數(shù)據(jù)、呈現(xiàn)不同的視圖而已，一般的用戶對于系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)只有讀取的權(quán)利，很難再進行更正。而且，實時性也是一把雙刃劍，它一方面可以使用戶實時得到當前的信息，另一方面錯誤的信息可能馬上得到眾多使用者的響應，導致決策的失誤，當錯誤被發(fā)現(xiàn)時，可能已經(jīng)很難彌補。因此，對原始電子單據(jù)的審核尤其重要。
2. 業(yè)務(wù)信息與財務(wù)信息的有機統(tǒng)一。當企業(yè)的信息集成還僅限于部門內(nèi)部時，財務(wù)人員與業(yè)務(wù)過程完全脫節(jié)，則對于一些不合理的業(yè)務(wù)，其僅僅只能從財務(wù)的角度判斷單據(jù)是否可以入賬，如是否有領(lǐng)導簽字、單據(jù)是否齊全等，而對業(yè)務(wù)本身內(nèi)容的合理性無從判斷，如當一張價格嚴重失真的采購發(fā)票傳遞到財務(wù)人員這里，由于不知材料的真實價格，其在經(jīng)過簡單的復核后只能根據(jù)發(fā)票付款，從某種意義上說，其只能起到一個記錄員的作用而不是控制員的作用。企業(yè)內(nèi)和企業(yè)間的信息集成可以提供足夠的信息量，使AIS可以根據(jù)各部門提供的綜合信息判斷業(yè)務(wù)的合理性，從而避免錯誤的數(shù)據(jù)進入系統(tǒng)，使AIS從事后控制轉(zhuǎn)變?yōu)槭轮锌刂瞥蔀榭赡堋Ｒ虼耍珹IS可以在數(shù)據(jù)采集端完成更多、更實時的內(nèi)部控制任務(wù)。
3. 人為的干預大為減少。高度的信息集成使人為的干預大為減少，業(yè)務(wù)部門人員負責原始電子單據(jù)的錄入，很大程度上減少了會計人員的工作量，而且電子單據(jù)也可以通過先進的條碼識別技術(shù)、電子貨幣轉(zhuǎn)賬(EFT)技術(shù)等進行錄入和傳遞，從而保證了輸入的快捷和準確，而如果再對電子單據(jù)的格式和內(nèi)容加以規(guī)范，就會使記賬憑證的自動生成成為可能。
4. 決策權(quán)下移。由于原始數(shù)據(jù)采集端前移至業(yè)務(wù)部門，因此決策權(quán)也下移到業(yè)務(wù)部門，關(guān)于業(yè)務(wù)的審核如其合理性、正確性也由業(yè)務(wù)部門來負責，會計部門的工作也相應地由核算轉(zhuǎn)變?yōu)楣芾砗蜎Q策。
5. 內(nèi)部控制的外部化。傳統(tǒng)的企業(yè)內(nèi)部控制側(cè)重于內(nèi)部管理，隨著網(wǎng)絡(luò)的發(fā)展、信息集成度的提高，企業(yè)內(nèi)部控制的范圍不再局限于企業(yè)內(nèi)部，完全可以通過互聯(lián)網(wǎng)進入其合作伙伴的信息系統(tǒng)，實現(xiàn)內(nèi)部控制的外部化。
三、適應信息集成變革的內(nèi)部控制改進
1. 保證輸入口數(shù)據(jù)的正確性。應建立起完善的審核機制，除了軟件自身的檢查控制，審核人員還特別要針對一些軟件無法檢查出的錯誤進行認真的審核，并建立安全有效的數(shù)字簽名制度，確保電子單據(jù)不會被篡改、假冒、否認，并通過數(shù)字簽名技術(shù)明確責任。值得一提的是，2004年通過的《電子簽名法》首次確立了電子文件和電子簽名的法律效力，從而為數(shù)據(jù)的網(wǎng)絡(luò)傳遞和電子簽名提供了法律依據(jù)。
COSO報告認為，內(nèi)部控制是企業(yè)經(jīng)營過程的一部分，與經(jīng)營過程結(jié)合在一起，而不是凌駕于企業(yè)的基本活動之上，它使經(jīng)營達到預期的效果，并監(jiān)督企業(yè)經(jīng)營過程的持續(xù)進行。這種思想意味著內(nèi)部控制應該與企業(yè)的經(jīng)營活動緊密結(jié)合，而網(wǎng)絡(luò)技術(shù)所帶來的信息的整合、傳遞的快捷、低的傳送成本以及計算機所特有的某種程度的智能，為這種結(jié)合創(chuàng)造了實現(xiàn)的條件，因此在吸收傳統(tǒng)控制方法精髓的同時，有專家提出了實時控制的思想。
所謂實時控制，就是在IT環(huán)境中財會人員利用現(xiàn)代化技術(shù)手段和三量信息(時間、實物、貨幣)對企業(yè)經(jīng)營活動的全過程進行實時的對比和分析，通過指導、調(diào)節(jié)、約束、促進等環(huán)節(jié)干預企業(yè)的經(jīng)營活動，以提高企業(yè)經(jīng)營效率和效益從而達到企業(yè)價值增值這一終極目標。當某項業(yè)務(wù)發(fā)生時，系統(tǒng)可以實時獲取該業(yè)務(wù)的全部信息，而不僅僅是財務(wù)信息，并根據(jù)預先設(shè)定的控制標準和控制準則，對實際值和標準值比較分析后判斷該業(yè)務(wù)是否合理。對不合理的業(yè)務(wù)提出警示，供決策者判斷;對合理的業(yè)務(wù)方可允許進入系統(tǒng)。
2. 加強對信息系統(tǒng)的監(jiān)管。數(shù)據(jù)一旦進入自動業(yè)務(wù)流程階段，只要軟件中設(shè)定的內(nèi)部控制手段科學完整，是沒有必要對自動業(yè)務(wù)流程進行監(jiān)管的，因此內(nèi)部控制的重點應該放在如何保證數(shù)據(jù)傳遞和存儲的安全上。為了保證數(shù)據(jù)傳遞和存儲的安全，除了要加強網(wǎng)絡(luò)安全，還需要建立起規(guī)范的管理制度，如設(shè)置操作日志、采用數(shù)據(jù)庫鏡像技術(shù)備份數(shù)據(jù)、職責分離、加強中心數(shù)據(jù)庫的管理等。
電子數(shù)據(jù)盡管容易存儲、拷貝及進行計算機處理和傳輸，但它也有一個致命的弱點，就是修改的無痕跡，這無疑會增加安全防范的難度，因此在內(nèi)部控制中一定要加強對信息系統(tǒng)的監(jiān)管，確保系統(tǒng)安全有效地運行。
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