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檔案編研選材數(shù)據(jù)庫的合理開發(fā)
在檔案編研工作的各個階段都會形成大量的原始信息，特別是在編研題目確定之后，編研人員要進行廣泛的編研素材的查找、篩選和研究工作，這個階段會形成大量的原始信息，信息量豐富而且復(fù)雜，如果對其加以有效的分類、整合、積累、保存，建立編研選材專題數(shù)據(jù)庫，就能為今后的編研工作提供參考和借鑒。
一、建立檔案編研選材數(shù)據(jù)庫的必要性
（一）檔案編研工作實際的需要。目前，各級檔案館在進行編研選題的時候，普遍存在主觀隨意性較大的問題，其中一個重要原因就是沒有充分了解館藏內(nèi)容，致使編研選題與館藏內(nèi)容相脫離，因而編出的編研材料價值不大、參考性不強、實用性不高。在館藏數(shù)量巨大而且逐年上升的形勢下，建立編研選材數(shù)據(jù)庫，可以幫助我們深入了解館藏檔案內(nèi)容，更加科學(xué)合理地確定編研選題，真實準確、齊全完整、系統(tǒng)豐富地選擇材料進行編輯加工等工作。
（二）開展網(wǎng)絡(luò)檔案編研的前提。網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下，我們可以將編研選材數(shù)據(jù)庫發(fā)布在網(wǎng)上，為編者提供材料線索。部分網(wǎng)絡(luò)編輯系統(tǒng)還可提供“虛擬編輯室”，使得不同地域的編研人員共同完成同一個編研材料，這樣，異地聯(lián)合編研就可成為現(xiàn)實。同時，瀏覽者通過上網(wǎng)瀏覽得到所需的線索，也可以提高到檔案館進行實地查檔的查檔率。
（三）檔案工作新形勢的要求。建立編研選材數(shù)據(jù)庫，為開發(fā)檔案編研管理軟件提供了數(shù)據(jù)支持，是檔案編研工作向現(xiàn)代化、信息化、網(wǎng)絡(luò)化邁進的基礎(chǔ)。
二、建立檔案編研選材數(shù)據(jù)庫的形式
（一）檔案文件目錄數(shù)據(jù)庫。就是把有研究參考價值、編研價值以及用于辦展的檔案的目錄，按照一定的專題錄入數(shù)據(jù)庫，類似于我們常用的檔案專題文件級目錄數(shù)據(jù)庫，比如我們檔案館的婚姻檔案、房基地批示檔案、招工檔案等專題目錄數(shù)據(jù)庫。
（二）檔案內(nèi)容簡介數(shù)據(jù)庫。就是在目錄數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上，增加檔案內(nèi)容簡介字段，把一份文件中有價值的信息，利用主題詞、關(guān)鍵詞或內(nèi)容概要等形式全部反映出來。這樣不但可以檢索到所需文件的題名，還可以對文件的內(nèi)容進行全面的了解。
（三）檔案原文檢索數(shù)據(jù)庫。在數(shù)據(jù)庫中設(shè)置檔案原文字段，檔案原文的錄入可分為嵌入式和鏈接式兩種，嵌入式是直接在數(shù)據(jù)庫中輸入檔案原文；鏈接式則是利用已建好的檔案原文數(shù)據(jù)庫，把檔案原文鏈接到數(shù)據(jù)庫中。這樣當檢索到所需文件后，不但可以查看檔案內(nèi)容概要，還可以直接打開檔案原文，有用的內(nèi)容可以直接下載、編輯加工利用，這樣，編研工作效率就會大大提高。
從以上編研選材數(shù)據(jù)庫的三種形式不難看出，建立文件目錄數(shù)據(jù)庫雖然簡單，工作量也較少，但所含信息量也較少。比如北京市平谷區(qū)檔案館的文件級目錄數(shù)據(jù)庫中，一些早期形成的文件題名不很規(guī)范，不能準確全面地概括文件內(nèi)容，檢索利用時有些內(nèi)容重要的檔案就可能被遺漏。而檔案全文數(shù)據(jù)庫信息量大，如果沒有已建好的全文檢索數(shù)據(jù)庫，建立這種全文數(shù)據(jù)庫十分困難。隨著文檔一體化進程的加快，大量電子文件形成，為全文數(shù)據(jù)庫的建立提供了便利。比如，目前我館的文件目錄數(shù)據(jù)庫中已有條目近120萬條，而且還會逐年增加，從實際出發(fā)，我覺得可以分階段進行，首先建立文件目錄數(shù)據(jù)庫，然后逐漸擴充，添加內(nèi)容，逐步形成檔案內(nèi)容簡介數(shù)據(jù)庫，乃至最終形成檔案原文檢索數(shù)據(jù)庫。
三、建立檔案編研選材數(shù)據(jù)庫的步驟和方法
（一）對數(shù)據(jù)庫的功能需求的調(diào)研。編研選材數(shù)據(jù)庫一般容量較大，因此要具有較快的檢索速度和較高的查全率、查準率，這樣才能真正提高編研效率。將來開展網(wǎng)絡(luò)編研是編研工作的趨勢，不同的檔案館之間，檔案館、室之間，檔案館與社會有關(guān)部門之間都可以進行廣泛的聯(lián)合編研，因此編研選材數(shù)據(jù)庫要適合在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下使用，要具備較高的檢索性能，便于實現(xiàn)數(shù)據(jù)庫資源的信息共享。
（二）準備數(shù)據(jù)庫材料。編研選材數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)來源主要是館藏檔案和資料，現(xiàn)行文件中心的現(xiàn)行文件資料，檔案室保存的檔案信息，其他檔案館保存的資料，通過網(wǎng)絡(luò)、公開出版物等途徑獲得的資料信息等。比如，目前我們已收集了檔案館的90多萬條目錄的綜合數(shù)據(jù)庫，基層檔案室報送的30多萬條的電子目錄，為建立選材數(shù)據(jù)庫做好了準備。
（三）數(shù)據(jù)庫選型。數(shù)據(jù)庫的類型有很多，比如Access、Datebase、SQL server等，一般應(yīng)選擇功能齊全、通用性強、兼容性能好的數(shù)據(jù)庫。比如根據(jù)我館的實際，可采用Access數(shù)據(jù)庫格式，一是編研人員使用操作比較熟練，二是區(qū)檔案館、各單位檔案室已建立的數(shù)據(jù)庫也是這種格式，我們可以直接在原數(shù)據(jù)庫上進行操作。
（四）數(shù)據(jù)庫的設(shè)計。主要是設(shè)計字段和設(shè)置字段類型。根據(jù)實際需要可以設(shè)置檔號、類別、文件題名、內(nèi)容簡介、時間、保管單位、檔案原文等字段，其中要注意以下幾點：
1、類別的設(shè)置是關(guān)鍵。可以按專題設(shè)置類別，如可以設(shè)置歷史、地理、人文、自然、政治、經(jīng)濟、科技、教育、文化、綜合類等專題。專題的設(shè)置要以實用為主，如果專題分得太多，就不容易辨別區(qū)分，不容易歸類；如果專題分得太少，檢索使用起來就不方便。因此，設(shè)計專題要做好廣泛的調(diào)研并通過實踐修改完善，也可以參考縣志、百科全書的類目設(shè)置。由于類別字段較多，可以用代字或代號表示，并編制字段設(shè)計說明。
2、內(nèi)容簡介字段要設(shè)計成文本型。它是對文件內(nèi)容進行準確、簡要的概括，內(nèi)容較單一的文件可以用主題詞、關(guān)鍵詞進行標注，內(nèi)容較多的文件，可以編寫摘要。標注內(nèi)容簡介是建立數(shù)據(jù)庫的難點，工作量巨大不說，單就一份文件的內(nèi)容來看，有的可能涉及政治、經(jīng)濟、文化、教育、體育等各個方面的重要信息，綜合性文件可能還包含著歷史、地理、自然等社會各個方面的信息，標注起來非常復(fù)雜。這就要求編研人員具備較高的判斷、分析、研究能力，從一份文件材料中查找有利用價值信息，同時還要具備較好的總結(jié)、提煉、文字加工功底，全面細致準確地標注檔案內(nèi)容。
3、檔案原文字段要設(shè)計成超級鏈接型。由于嵌入式檔案原文所占空間較大，影響檢索速度。檔案的載體、類型又有文本、照片、聲像等多種形式，因此，應(yīng)采用超級鏈接方式鏈接檔案原文。
（五）窗體界面的設(shè)計。設(shè)計窗體界面表文件，是為了方便輸入文件內(nèi)容簡介和檔案原文等字段的內(nèi)容，主要設(shè)計類別、文件題名、內(nèi)容簡介、時間、檔案原文等字段。
（六）數(shù)據(jù)庫的實施。從實際情況來看，數(shù)據(jù)庫的建立可以分步實施。
第一步是從原目錄數(shù)據(jù)庫中挑選出可用的條目，建立選材目錄數(shù)據(jù)庫。具體方法：可以在原數(shù)據(jù)庫中設(shè)置“是否存留”和“類型”兩個新的字段，然后就需要從頭至尾瀏覽數(shù)據(jù)庫，從中找出可用的條目，并在是否存留字段中標注“1”，同時在類型字段中標注應(yīng)屬于哪個類型，比如政治、經(jīng)濟、文化等類或用代號表示。數(shù)據(jù)庫錄入完成后，為方便使用，可以用檢索工具，檢索出所有“是否存留”字段中是“1”的條目，另建新庫保存，也就是新建一個有用的數(shù)據(jù)庫。
第二步是在新建數(shù)據(jù)庫中，添加內(nèi)容簡介。由于填寫檔案內(nèi)容簡介的工作量非常巨大，可以有針對性、有側(cè)重點地進行文件內(nèi)容簡介錄入。從館藏來看，早年形成的檔案文件標題不很規(guī)范，比如革命歷史檔案，敵偽檔案，縣委、人委、革委、五大公社檔案，六大區(qū)委檔案、四清檔案等，而這些檔案又往往是編研或者辦展利用的重點，可以先從這些檔案入手，邊調(diào)研邊錄入內(nèi)容簡介。
第三步是錄入檔案原文。目前我館還沒有檔案原文數(shù)據(jù)庫，基層檔案室電子檔案還沒有接受進館，只能靠我們?nèi)粘７e累。比如我們在編研或是辦展過程中要注意積累，對已形成的電子文件、數(shù)碼照片等隨時鏈接到數(shù)據(jù)庫中。
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