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淺談電力局辦公自動化系統的開發模型
摘要：從管理層次、數據流、工作界面、功能模塊、系統安全性等幾個方面對肇慶電力工業局辦公自動化系統的開發模型進行了詳細的分析。
關鍵詞：管理 智能
肇電力工業局直轄鼎湖、高要、四會、廣寧四個縣區局,同時局本部按生產職能設置多個管理所,地點分散,信息傳遞不便,難于管理。為此,肇慶電力工業局決定建立全局辦公自動化系統,通過該系統將局本部與下屬單位緊密聯系在一起,使得分散在各單位各部門的各種信息能夠相互交換。經過一年多的努力,我局的廣域網已基本形成,軟件開發也已取得階段性成果。
1、軟件開發平臺的選擇
Lotus、Notes是一個基于各部門協同工作的工作平臺,有強大的通信和信息管理功能,保密性強,有良好的擴充能力,且通過了美國C2級安全認證,因此我們選擇Lotus、Notes作為開發平臺。
2、管理層次結構
2.1、系統層次結構
層次結構是一個物理模型,它體現實際機構設置。肇慶電力工業局辦公系統是一個整體,其中局本部和各縣局分別是一個管理子系統,整個層次結構共分4級,即肇慶電力工業局辦公自動化系統、子系統、工作部門、工作人員。
2.2、管理層次
管理層次、機構設置是一個單位工作的基礎。一般管理層次是指上下級管理層次,不同級別的科室向上級負責并管理下級。在實際工作中一些科室的任務突破了行政隸屬的關系,它會成為某種信息的樞紐,從某些方面對其它平級科室進行管理,如局辦公室,在全局日常工作中它是一個工作信息的樞紐,對全局日常工作起協調作用。
工作部門負責具體工作,是辦公系統的基礎信息點。一個工作部門由工作組成工作人員組成,任何一個工作人員或工作組的請示、匯報都必須通過工作部門領導上報局領導或其它工作部門,上級的指示、各種文件也要通過工作部門傳達到工作人員。
職能部門也是一個工作部門,只不過在某項職能上有特殊地位。職能部門的另一個特征是它有信息轉貯的功能,職能部門負責收集與自己職能有關的各種文件、請示、報告、報表,并上報局領導及有關部門,同時將文件、上級領導的指標等轉發給有關單位。每個職能部門都有檔案庫,用來存儲有關資料。
整個系統管理層次分四級,局領導是管理工作的最高層,局領導通過職能部門管理工作部門,工作部門將具體任務下達給工作組或工作人員。
3、數據形式
辦公自動化系統中流動力和存儲的數據主要是文檔數據和圖形數據。文檔數據以MICROSOFT、WORD、EXCEL等外部格式存儲,與其它系統接口數據采用純文本方式。圖形文件(如上級發文)采用掃描壓縮方式存儲。
參與流通的數據有發下幾種形式:
a)傳閱型。傳遞給有關人員閱讀并提出意見,然后返回發文單位,存檔。主要指有文號的正式文件、綜合信息報表。
b)閱辦型。有關人員閱讀后交給經辦人,經辦人需把辦理結果返回發文單位存檔。主要指有文號的正式文件并有催辦要求。
c)公告型。同時發布給有關人員如通知、公告、參考資料等,可有答復也可沒有。
d)請示、審批。發文人要達到某種目的需要各級領導批準。發文人可以指定一個或多個審批人,審批人可另行指定下一個審批人。審批完成后返回發文人存檔。
e)私人信件。所有人員與人員之間的郵件,可回復也可不回復。
f)共享信息。使有權限的人在公用檔案庫、資料庫及INTERNET上查詢有關資料。
4、工作界面及功能模塊
系統設置兩組模塊(見圖1)。工作模塊是以個人常規工作為主要目的的模塊,系統中每個人都有一組工作模塊用以處理個人的工作;職能模塊是職能部門處理職能工作的模塊。
4.1、主要工作模塊
4.1.1、請示、審批
所有需要向上級請示或匯報的文檔由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由WORD、EXCEL撰寫的,也可以是從其它郵件上轉來的。請示表格有以下內容:
a)審請發文。填寫發文稿紙,指明會辦單位,撰寫文件內容,然后發給辦公室。審請發文被批準或不批準時應有回復給審請人。
b)請示。填寫請示承辦登記表和請示內容,確定審批人員,可以一個也可以多個或由審批人確定下一個審批人。請示被批準或否決后,審批結果應轉發給申請人,、并存檔、實施。各種需要轉發的請示先在待辦事宜里出現,由請示、審批模塊處理,批復后轉給申請人員。如果要請示的人不在,則系統會提示你是否還要發出請示,可以發出后等審批人回來處理或改變審批人。如果審批流程中有第二審批人,當第一審批人在審批時間內未批復時則自動轉到第二審批人。系統中所有審批流程都有這個功能。圖2是審批流程圖。
4.1.2、統計、報表
所有需要向上級上報的統計結果和綜合信息報表由這個模塊撰寫和發出。文件來源可以是由其他數據庫提取,也可以用WORD、BXCEL編寫,或從其它郵件上轉來。報表上報給有關部門后,各部門應有回復。
所有發出的文件及回復都能在個人資料庫中存檔。如果報表文件是一般工作人員起草的,必須給工作部門領導修改后再上報。
4.1.3、資料查詢
可以用這個模塊查詢局檔案室的文件。正式公文只能查閱目錄,選定文件后需向職能部門提出借閱申請,批準后方可查看內容。參考資料可隨時查看、復制。
4.2、主要職能模塊
4.2.1、收文
收文是指外部來文。文件收到后由收文管理模塊進行登記和將文件用掃描儀錄入計算機,并確定傳閱流程和傳閱人員,需要辦理的還要確定承辦人員。文件傳閱后和承辦人辦理后,連同傳閱意見和辦理結果返回收文模塊,由收文模塊轉去歸檔模塊歸檔。文件發出后可在收文模塊中看到文件流通的情況。收文流程見圖3。
4.2.2、發文
發文是指局內一個文件由起草到發出的過程。起草文件的是一個工作部門,起草文件先發到職能部門,職能部門在待辦事宜中看到這個發文要求后,轉給職能部門領導核稿并決定會辦單位。會辦單位意見返回后,再轉至職能部門領導綜合,綜合定稿后轉給局長簽發。局長簽發后由機要室登記、編文號、存檔并發文。文件發給各工作部門后由各部門存檔。發文流程見圖4。
4.2.3、歸檔
文件歸檔的主要工作是將需要歸檔的文件分類、設置保密等級并存入檔案室。檔案室是一個模擬檔案管理的數據庫,用于存放文件、參考資料等供查詢信息。任何人都可查詢檔案室,但除參考資料外都只能看到目錄,要查看文件需要請示借閱,批準后方可查看。
5、安全性
5.1、權限
辦公系統有嚴格的權限規定,權限分人員權限和文件權限。人員權限由層次化結構決定,不同層次下的人員要進行通信必須通過上一層結構的身份驗證和周轉。文件權限分數據庫權限和文件權限。數據庫有一個存取控制表,建立時即可確定存取人員。一個文檔的存取權限分作者、讀者和編輯者。在一份請示報告中撰寫人是作者,審批人是編輯者,而其他人為讀者。辦公系統中的所有數據庫、文檔都有嚴格的存取權限限制。
5.2、時效性
可以為文檔規定流通時間和存在時間,如一項審批要求在限定時間內答復,如不答復則系統會自動發催辦通知。文件在失效后自行刪除,如召開會議通知在會議召開后自行刪除。
5.3、保密性
系統對所有以個人身份發出的信息,包括電子簽名等都進行驗證。一個文檔沒有給某個讀者權限時,他是無法閱讀的。
6、結束語
該系統目前已正式投入運行。結合肇慶電力工業局的實際情況,軟件設計方面基本做到了實用性與通用性的良好結合,開發了與其它系統的接口界面,使肇慶電力工業局的信息管理水平在辦公自動化系統(OA)這個信息傳輸樞紐的推動下上了一個新的臺階。
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