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  • 水里水電工程畢業(yè)設(shè)計

    時間:2020-11-13 11:35:52 畢業(yè)設(shè)計 我要投稿

    水里水電工程畢業(yè)設(shè)計

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    水里水電工程畢業(yè)設(shè)計

      水里水電工程畢業(yè)設(shè)計

      摘要: 簡要介紹了水電工程項目資料的歸檔及要求,對工程項目的相關(guān)資料及時進(jìn)行紙質(zhì)和電子歸檔,保證水電工程資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可追溯性,并結(jié)合工作實際情況談了體會。

      關(guān)鍵詞: 水電工程;文件資料;歸檔管理

      0引言

      從事水電工程設(shè)計的企業(yè)工程項目周期長,相關(guān)的文字報告、圖紙數(shù)量多,信息量大,對這些信息及時進(jìn)行歸檔管理,以免造成遺漏和缺項,保證水電工程資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可追溯性。

      1紙質(zhì)檔案與電子檔案

      隨著計算機(jī)的普及,檔案由過去單一的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)檔案和電子檔案兩種形式。紙質(zhì)檔案與電子檔案相比具有自身的優(yōu)點,它可以作為檔案的原件,發(fā)揮著重要的法律憑證作用,因此不僅需要歸檔,而且還需要對之進(jìn)行必要的整理,以便與電子文檔相互呼應(yīng),更好地保管和利用,進(jìn)一步有效地發(fā)揮紙質(zhì)文檔的作用。現(xiàn)階段水電工程項目的文檔仍以簽閱為準(zhǔn),在簽閱過程中體現(xiàn)了各級人員的設(shè)計意圖、思想等,是設(shè)計過程的真實寫照。

      1.1 紙質(zhì)文件的歸檔具有原始憑證價值,但紙質(zhì)檔案與電子檔案相比,缺點也相當(dāng)明顯。①紙質(zhì)檔案占用空間大,隨著近年來水電工程項目的增多,需歸檔管理的紙質(zhì)文件材料越來越多,這些文件材料占用大量的空間。②查詢難,水電工程項目一個重要特點就是經(jīng)驗性強,需借鑒類似工程項目的成功經(jīng)驗,避免犯同樣的錯誤,對紙質(zhì)檔案進(jìn)行查詢相對困難,而電子檔案在計算機(jī)系統(tǒng)內(nèi)幾秒鐘之內(nèi)就能找到你想要的文件。③整理工作量大,對各個工程項目的直至歸檔文件材料整理,檢查是否有缺漏,編制索引目錄,是一個相當(dāng)繁瑣和浩大的工程。④利用率不高,耗費大量的人力、物力的整理出來的檔案,存在查找效率低下,準(zhǔn)確率較差,這些因素嚴(yán)重制約了檔案信息資源的有效利用。

      1.2 電子檔案與紙質(zhì)檔案相比,存在比較明顯的優(yōu)點,電子檔案保存不占庫房的空間,查詢方便、快捷,但與紙質(zhì)檔案相比也存在自身無法克服的局限性,包括有電子產(chǎn)品的依賴性,存儲介質(zhì)的風(fēng)險性,原始數(shù)據(jù)的合法性和電子文件保密性等缺陷。

      2水電工程歸檔資料的要求

      2.1 歸檔是檔案工作的基礎(chǔ),為檔案工作提供工作內(nèi)容和素材,因此,歸檔資料必須具有完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可追溯性。

      2.2 收集資料是檔案工作的起點,一個工程項目在完成或告一段落以后,必須將所形成的工程和技術(shù)文件材料加以系統(tǒng)整理,保管單位填寫保管期限,注明密級,由項目負(fù)責(zé)人審查后,及時歸檔,為了保證歸檔資料的完整性、系統(tǒng)性、準(zhǔn)確性和可追溯性,要求在規(guī)定過程中的各級人員認(rèn)真負(fù)責(zé),確保歸檔資料的“四性”。

      ①設(shè)計人員將設(shè)計過程中的.校審單和原稿收集,對照校審意見修改設(shè)計產(chǎn)品。并對校審意見提出自己的書面處理措施,最后將原稿和校審意見交給項目負(fù)責(zé)人,項目負(fù)責(zé)人校對后交與部門秘書。②部門秘書將收集好的歸檔資料,進(jìn)行相應(yīng)的檢查工作,卷內(nèi)是否有缺頁、三級校審表是否填寫到位、報告是否有不符合的色筆改報告、簽字頁是否有漏簽等現(xiàn)象,如有問題及時更正,移交檔案室人員手中等待驗收,此時的整理工作暫時告一段落。③檔案人員要經(jīng)常督促部門秘書做好收集工作,不要出現(xiàn)漏歸、缺文的現(xiàn)象,由于工程項目一般持續(xù)時間較長,因此歸檔資料收集工作時間也較長。

      3水利工程的歸檔管理的新探索

      水電工程項目在體系運行與實際工作結(jié)合方面開展了大量工作,內(nèi)、外審及管理評審均有效實施,按照“質(zhì)量管理體系”文件的認(rèn)真執(zhí)行,體系運行在質(zhì)量管理方面取得了顯著成績。結(jié)合工作實際,在文檔管理工作方面有以下幾點體會。

      3.1 充分認(rèn)識電子文檔的重要性,加強電子文檔的歸檔管理,做到紙質(zhì)文檔和電子文檔一并歸檔管理。紙質(zhì)文檔歸檔工作雖然繁瑣,但由于其原始性和憑證性,必須加強對紙質(zhì)文檔的管理工作,另一方面由于電子文檔的方便快捷,利用計算機(jī)檢索功能強大,方便查找。因此,電子文檔的歸檔工作也同樣重要。

      3.2 加強培訓(xùn),提高與文檔管理工作中各相關(guān)人員的重視,其中領(lǐng)導(dǎo)的支持是搞好文檔管理的必備條件。領(lǐng)導(dǎo)重視,在人力、物力和財力方面給予支持,文檔處理后歸檔就會快速、及時,文件丟失現(xiàn)象就會減少。對于文檔管理工作各相關(guān)人員的進(jìn)行培訓(xùn),提高他們對文檔管理工作的重視,積極主動地進(jìn)行歸檔,有利于文檔管理工作的開展。

      3.3 提高文檔管理人員的自身素質(zhì),水電工程檔案管理人員不僅要認(rèn)真自覺地學(xué)習(xí)并掌握檔案管理業(yè)務(wù)理論和知識技能,而且要在工作時間中加強學(xué)習(xí)工程建設(shè)知識,虛心向工程技術(shù)人員請教,了解掌握工程項目的總體規(guī)劃和安排,積極介入工程的有關(guān)活動,及時收集工程各個階段的檔案資料,變被動工作為主動服務(wù)。同時,要積極學(xué)習(xí)和借鑒先進(jìn)的國內(nèi)外水電工程建設(shè)檔案管理經(jīng)驗和手段,熟練掌握并不斷提高檔案業(yè)務(wù)知識,結(jié)合工程建設(shè)的實際情況,采用現(xiàn)代辦公手段,整理出完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)的工程檔案,為水電工程建設(shè)貢獻(xiàn)一份力量。

      3.4 制定措施,形成文件,促進(jìn)文檔的歸檔管理工作。各生產(chǎn)處室的每項工程項目負(fù)責(zé)人,對其在生產(chǎn)活動中所形成的文件材料都要歸檔,工程竣工后一個月內(nèi),檔案員主動與工程負(fù)責(zé)人密切配合,督促檢查、指導(dǎo)、協(xié)助項目負(fù)責(zé)人做好歸檔文件的整理和立卷工作。把檔案歸檔工作作為年終考核目標(biāo),凡沒有歸檔、沒有檔案室驗收蓋章項目,不能結(jié)算產(chǎn)值,不能參加評優(yōu)、評獎。

      4結(jié)語

      工程檔案已形成制度化,上下重視,杜絕了以前項目竣工后拖拖拉拉和為個人使用方便而不歸檔現(xiàn)象。在設(shè)計任務(wù)書下達(dá)計劃同時,提出歸檔要求;檢查計劃進(jìn)度同時檢查文件材料形成情況;評審鑒定成果的同時驗收檔案材料;上報和評審獎勵科技成果需檔案室同時出具專題歸檔情況證明,使水電工程檔案歸檔材料完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng),案卷質(zhì)量完全符合質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)。

      參考文獻(xiàn):

      [1]江鷗,武志輝.《企業(yè)信息化工程項目檔案的收集與管理》北京檔案,2006(9).

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