會計電算化系統條件下的內部控制

會計電算化系統條件下的內部控制

　　摘 要：從計算機對于信息的分析處理模式出發，對現有會計內控制度具體情況進行探討，并合理論證會計電算化系統條件下內控調整與方向，以此來突出會計電算化內控的重要性，形成有效關注。

　　關鍵詞：會計電算化;系統條件;內部控制

　　一、引言

　　隨著競爭壓力的增大，一個企業要想逐步完成最初設定的管理目標，內部控制制度的建立健全是非常必要的。而且此套制度與會計電算化系統必須相適應，這樣企業整體的發展才會更加健康、長久。

　　二、內部控制在會計電算化系統條件下的發展

　　(一)計算機使得企業會計核算形勢發生變化

　　如今，遠程通訊技術日漸成熟，在網上對會計信息進行實時處理已經逐步普及，由此各類業務即便在企業之外同樣能夠在其他計算機對數據進行及時處理。故而企業財產物資是否能夠達到規定標準，會計系統所反映的經濟活動情況是否可靠，內部控制制度的完善是十分必要的。而內控制度需要覆蓋的控制面要比舊式會計系統更為廣泛與復雜。

　　(二)會計電算化的程序化操作有利有弊

　　無紙化數據與交易逐步展開，讓關于數據方面的有效輸入與處理更加容易，不過由于會計電算化過于程序化，所以原先的人工核對及審核，轉為計算機的自動完成。一旦有一個數據發生偏差，那么整個系統數據的準確性將受到挑戰。因此，系統自我控制增多，而控制稽核與審查日漸變少。

　　(三)使用計算機讓舞弊犯罪幾率增大

　　計算機應用讓會計電算化更加深入企業工作體系，但是由此所帶來的人為舞弊操作等漏洞也日漸明顯。一些在計算機存儲盤上的數據要想修改并不難，核查起來也較為困難。故而對此類犯罪的防范尤為困難，而此類結果所釀成的損害范圍也比較大。因此要想實現內部控制難度可想而知，尤其要重點做好對計算機的控制。

　　三、會計電算化系統條件下內部控制組成

　　(一)一般性控制

　　也就是普通控制，其分成部分主要是組織、授權、職責分工及業務處理標準化的控制等方面。

　　1.組織方面。也就是會計電算化條件下，使用對職能部門的劃分來實現其內控。比如，財務部門便可以分列為系統開發及應用兩個部門。

　　2.授權方面。也就是借助對會計電算化信息人員業務的權限伸縮進行規范，以達到內部控制。比如系統開發部門對開發系統軟件及維護其安全工作負責，不過并沒有權利使用軟件操作;系統應用部門則在日常業務辦理時有權使用該軟件，不過對該系統軟件沒有權利進行刪改。二者之間是各自擁權，職責分離，從而使得錯誤產生及舞弊問題得以減少。

　　3.分工職責方面。要求企業在內部明確崗位職責，對其所應有的范圍進行明確界定，且一些不連貫的職位之間不能形成合作，必須對責任分屬進行規定，并不允許一人兼職兩個職位。

　　4.處理業務方面。企業應該對其內部業務的制度及程序進行明確劃定，以實現科學化內部控制。比如：能夠做到憑證錄入，并保證原始憑證能合理合法，真實有效;記賬憑證登帳前需要通過嚴格審核，且記賬人員無權獨自反審等。

　　除了以上4個控制外，內部控制的范圍還涉及安全保密控制、人員控制及檔案設備管理等方面。

　　(二)非常規應用控制

　　此種控制主要是指會計電算化環境下對數據進行分析處理的監督與規范。其主要組成為輸入控制、處理數據控制及輸出控制三個部分。

　　1.輸入方面。計算機在處理數據時，其能力主要體現在速率上，既省時省力，又避免污染浪費。不過倘若數據輸入存在誤差，那么誤差擴大的范圍很可能波及到最終的分析結果。輸入數據時候，即便存在的過失較小，但是當數據進入到系統便擴大了錯誤的發生范圍，對計算機會計系統整體都是不小的影響。故而，企業首先要做的就是內部控制制度的建立，通過嚴格審定數據輸入行為，來確保輸入數據不受人為因素更改。不過要想做到嚴格控制，須有兩步走，一是加強數據輸入者的授權鑒定工作，同時要求內控部門進行對其進行檢查監督;二是繼續加大技術手段研究，比如控制總數校驗、平衡校驗、數據類型校驗及重復輸入特別校驗，以除弊端，增強企業競爭力。

　　2.處理數據方面。會計電算化系統對于分析處理數據的效率及正確性方面控制十分到位[3]。有效控制及文件控制是處理數據控制的兩個部分。其中有效控制又分為核對數據，檢查字段及記錄長度、檢查代碼及數值范圍，檢查記錄頻率與總值。文件控制主要有對文件長度、文件標識、文件健康指數等進行輸出控制。而所謂數據輸出控制實則是企業為及時把握信息準確性及可靠度而采取的控制手段。該控制主要的檢查方面有：輸出、輸入數據的一致性;輸出數據有無存在殘損;輸出數據對使用部門的滿足程度;規定數據發送對象及具體信息;信息統計與保管工作等等。故而企業在完整管理制度的基礎上來規范使用計算機的行為，這樣可以讓 “一機一人一職位”真正落到實處。那么會計電算化控制制度還需要值班制、上機登記制、操作統一制及時間合理化等方面進一步進行健全。而會計軟件在日志文件制度上不斷發展、優化。

　　(三)會計電算化系統一般控制

　　會計電算化系統的一般控制又叫做日常控制，它是企業經常性地對會計電算化系統進行運行監管。其主要有“經濟業務發生控制”、“數據通訊控制”及“數據儲存控制”等三個板塊構成。

　　1.業務發生方面。業務發生控制的主要目標是通過控制程序進行對應鑒定，從而對經濟業務中不合理、不完整及效率不高的部分進行剔除。經濟業務發生控制主要借助計算機控制系統檢查并督查業務合理性、業務合法性及業務完整性等。

　　2.數據通訊方面。數據通訊的控制是一種內部控制措施，主要應用對象是企業自身對數據錯誤、丟失及泄密可能性的控制上。不論什么企業，針對數據傳輸過程中潛在的安全性、準確性問題進行保障。比如經濟業務較大的時候則通過傳輸小批量，而傳輸數據必須依照順序而進行編碼;傳輸中對發送接受的區別性標識進行技術控制，并對相關傳輸及具體反饋信息及時確認與論斷。

　　3.數據存儲和檢索方面。在對會計電算化系統進行數據信息儲存時，適當性原則與調整性原則是其指導思想。各大企業為了確保磁盤及光盤不出現分類錯誤，必須提前做好標號工作。對于修改文件及更新文件的操作，企業要有相關通知書及修改通知書等，以便使得整個企業改革更為規范，更為有紀律可循，更為有技法可保障控制。

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