商貿企業管理費用控制探析
管理費用是指企業行政管理部門為組織和管理企業生產經營所發生的所有支出，包括企業的董事會和行政管理部門在企業的管理過程中發生的。業管理費用所歸集的項目范圍是比較廣泛的、龐雜的，不僅包括企業的行政部門、管理部門所需要的費用，還包括企業工作人員的費用，以及企業組織經營所發生的直接費用。
現代商貿企業利潤越來越薄，競爭越來越激烈。怎樣生存下去已經成為其要面臨的一個重要問題。在商貿企業所有費用開支中，管理費用所占比例較大，如何節省管理費用是商貿企業節約成本的一項重要工作。
管理費用是指企業行政管理部門為組織和管理企業生產經營所發生的所有支出，包括企業的董事會和行政管理部門在企業的管理過程中發生的，或者應當由企業統一負擔的公司經費(包括行政管理部門職工工資、修理費、物料消耗、低值易耗品攤銷、辦公費和差旅費等)、工會經費、待業保險費、勞動保險費、董事會費、聘請中介機構費、咨詢費(含顧問費)、訴訟費、業務招待費、房產稅、車船使用稅、土地使用稅、印花稅、技術轉讓費、礦產資源補償費、無形資產攤銷、職工教育經費、研究與開發費、排污費、存貨盤虧或盤盈(不包括應計入營業外支出的存貨損失)、計提的壞賬準備和存貨跌價準備等。
企業管理費用所歸集的項目范圍是比較廣泛的、龐雜的，不僅包括企業的行政部門、管理部門所需要的費用，還包括企業工作人員的費用，以及企業組織經營所發生的直接費用、進行市場調查的間接費用等。管理費用靈活多樣，且不同費用之間相互滲透，進行管控有一定的難度。
一、商貿企業管理費用控制存在的問題分析
1.思想上重視程度不夠
商貿企業總成本中庫存商品的進貨成本占比例最大，一些企業的管理者把主要精力放在了如何降低庫存商品的進貨成本上，特別是市場銷路暢通，商品銷售供不應求時，更是強化了這種觀念，從而忽視了管理費用的控制，長期以來使整個企業上下對于控制管理費用的重視程度不夠。
2.管理費用預算編制制度缺失
管理費用涉及到企業經營的各個方面，特別是企業的內部財務管理制度。由于管理費用涉及的范圍廣，不易管控，部分員工會利用企業內部報銷管理制度將企業的公款用于個人消費，使企業管理費用增加，利潤降低。商貿企業在管理費用的管控方面，缺乏預算編制制度，僅執行一般的報銷審批制度，未建立一套完整的日常管理費用控制手段，方法上缺乏嚴謹的科學管理體系，不能起到有效地控制作用，為科學控制管理費用埋下隱患。管理費用的管控措施滯后，是現在商貿企業面臨的一個重要課題。
3.管理費用控制執行力度不夠
企業經營者對于管理費用控制時，往往認為其在總成本中的比重不大，重視程度不高，執行管理費用標準時有所放松。
二、加強商貿企業管理費用控制的對策建議
1.提高全體人員的整體素質
管理費用管控效果如何，關鍵在于企業中的每個員工。企業要定期組織員工進行學習，統一認識，樹立主人翁責任感，增加企業凝聚力，使員工思想上意識到自己是企業發展中的關鍵部分，自覺建立節約、效益、競爭的市場觀念，并以此支配員工的日常行為。從節約每一滴水、每一度電做起，處處心系企業。這是爭取更多利潤、促進企業發展、保持企業長盛不衰的精神。
2.建立健全管理費用控制制度
如何建立健全商貿企業管理費用控制制度，應從控制管理費用預算，平衡、調整管理費用預算，控制管理費用支出，控制管理費用使用、報銷幾個方面進行管理。
(1)控制管理費用預算方案
制定管理費用預算方案是建立健全管理費用制度的起點，能否有效地管控管理費用，預算方案的編制起到了關鍵作用。
①編制管理費用預算草案。財務部門從財務管理的角度對管理費用預算進行草案編制，并就相關內容與相關部門進行討論，提出審核意見，同時根據往年淡旺季情況，與銷售收入和人員數量相掛鉤，兼顧需要與節約相結合，收付實現制與權責發生制均要考慮，于每年12月20日之前提交預算部門。
②參與審核管理費用預算草案、審批管理費用預算方案。財務部門會同預算管理部門對下一年度企業管理費用預算草案進行審核，審批管理費用預算方案。將下一年度管理費用方案于每年12月28日前公布于公司網站上;下個月度方案最遲于本月最后一個工作日公布。
(2)平衡、調整管理費用預算方案
編制企業管理費用預算方案 的目的是為了管控管理費用的需要，依據企業的發展情況，制定相應的平衡、調整審批程序。
①管理費用預算調整的條件。當現有銷售情況發生重大變化，或者發生了不可抗力，以及現行預算方案采取了彌補措施依然無法執行的情形發生時，可以根據具體情況變更或調整管理費用預算。
②管理費用預算平衡、調整審批。財務部門從企業總體管理費用預算的角度將企業整個管理費用預算分解到部門、人員;預算部門根據下一年度銷售增長目標和利潤增長目標對管理費用預算在各部門之間進行平衡，確保將管理費用總額控制在合理的范圍之內。各部門的負責人參加企業的預算平衡會議，并對本部門相關的管理費用進行局部調整。
(3)控制管理費用支出方案
管理費用支出方案是建立健全管理費用控制制定的保障部分，在整個制度的執行過程中起到保駕護航的作用。
①強化事前審批。對于金額在xxx元以上管理費用的支出，都應當按照公司的規定履行嚴格的審核、監管程序，經辦人必須事前填寫“資金申請表”經相關審核人批準后方可進行辦理。督促員工自覺履行管理費用的事前審核、審批程序，避免事后算賬。
②建立管理費用執行責任體系。企業各部門根據各自的管理費用預算指標在本單位內部充分考慮“責任與權利一致，指標與措施同步”的原則，將管理費用指標落實到每個月、每個項目上。 ③實行管理費用公示制度。企業在內部網站或宣傳欄中對每個月的各個部門管理費用的支出情況進行公示，對低于預算目標的部門進行公開表彰;對出現超支部門進行情況跟蹤，要求相關部門做出合理地解釋，分析超支原因。
④建立管理費用考核制度。把管理費用指標進行分解，將其與部門業績和人員進行績效考核掛鉤，并對嚴重超支的部門和人員進行處罰，酌情扣除部門獎金或個人獎金。
⑤實行管理費用不合理開支事后追查制度。對事后審計查出的不合理的費用支出，要進行責任追究，并對相關責任人進行罰款或警告處罰。
(4)控制管理費用使用、報銷方案
管理費用使用、報銷方案是建立健全管理費用制度的核心內容。商貿企業應從以下幾個方面控制管理費用使用、報銷方案：
①管理費用預支管理。企業為全體員工辦理最低額度為1萬元的銀行信用卡，規定1萬元以下的管理費用開支填寫“資金申請單”不需要進行費用預支。不能刷卡或數額大于1萬元的支出履行正常的預支手續。
②管理費用報銷期限。企業管理費用報銷要求及時，便于管理。期限自資金申請之日起1個月之內。期限每延長1個月的，報銷比例降低5%，延遲6個月以上的不予報銷。
③管理費用報銷標準。量化管理費用各項子費用的支出標準，便于合理控制開支，如差旅費中住宿費標準，乘坐交通工具標準等。難以確定量化標準的，應輔之以明確的審核、審查程序，確保每項管理費用開支的合理性。
④管理費用報銷流程。所有的報銷發票、單據需在費用發生后5個工作日內提出報銷請求，填寫“費用報銷申請表”，部門主管和經理對“費用報銷申請表”進行審核、簽字，審核期限為1天。然后交財務部門進行費用標準、合理性審核后報銷。無差異后通知報銷人員在領取單據上簽字并結算報銷費用。
3.管控措施的落實
有了較完善的管理制度，如何使全體員工在公平、公開、公正的環境中順利地執行管理費用管控措施，針對執行過程中存在的問題修訂完善或制定相應的配套措施，堅決防止無視制度規定的行為。加大執行監督檢查力度，結合年度業績考核，防止制度流于形式、難以發揮作用的問題出現。
三、結束語
企業向管理要利潤，要依靠各種手段節約成本，有效地管理和控制日常運營成本，在企業中形成一種節約的企業文化成為必要。
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