事業單位電子檔案管理問題研究
在社會信息化的背景下，電子檔案也逐漸開始普及，在引入電子檔案之后，單位的檔案管理效率得到了明顯提升，并為事業單位各項工作的開展奠定了良好基礎。
【摘要】事業單位檔案管理信息化，是當前檔案管理的趨向，實現了檔案管理信息化之后，電子檔案也必然會得到高度普及，電子檔案管理與傳統檔案管理有著顯著區別，為了能夠確保電子檔案的安全性與可靠性，必須要強化電子檔案管理，并制定更加完善的管理制度和策略，本文針對現階段事業單位檔案管理中的電子檔案管理策略進行幾方面分析。
【關鍵詞】事業單位;檔案管理;電子檔案
引言
檔案作為事業單位的基礎工作之一，對于單位未來的建設發展有著不可取代的作用，檔案管理的主要職能就是整理和規范檔案資料，并且做好這些檔案的管理，為單位制定下一步工作計劃提供支持和參考。
一、事業單位檔案管理中電子檔案管理存在的問題
雖然目前大部分的事業單位都認識到了檔案管理信息化的重要性，也開始普及電子檔案，但是由于電子檔案在我國發展時間很短，因此電子檔案管理中依舊存在很多問題，下面針對這寫問題進行具體分析：
1.電子檔案安全問題。
電子檔案主要借助計算機信息技術，利用計算機設備實現檔案信息的搜集、傳輸以及歸檔，與傳統紙質檔案相比，電子檔案在信息獲取、整理以及保存等方面效率都更高。但是在安全性方面，電子檔案卻存在很多隱患，電子檔案在發送、接收過程中，很容易遭受到外部因素的影響，一旦病毒入侵，檔案信息就有可能被竊取和篡改，進而造成十分嚴重的損失。
2.檔案管理人員素質不高。
電子檔案對事業單位檔案管理者的要求更高，管理人員在具備了良好的專業素質之后，還需要具備較高的職業道德素質，能夠自我約束，并且對計算機信息技術操作技巧和流程十分熟悉，這樣才能夠充分發揮出計算機信息網絡的優勢，從目前事業單位的檔案管理情況來看，檔案管理的工作量過大，內容繁雜，檔案管理人員本身素質不高，無法將全部精力都投入到電子檔案工作的研究上，另外，流動性是人力資源的顯著特征，由于崗位人員流動比較嚴重，頻繁的更換人手，也在很大程度上影響了電子檔案管理工作的落實和發展。
3.電子檔案管理不規范。
從目前事業單位的電子檔案管理的情況來看，電子檔案管理的不規范性比較普遍。檔案管理人員對紙質檔案比較重視，并且長久以來單位檔案管理人員已經習慣了紙質載體，在引入電子檔案之后，很難在短時間內徹底轉變工作思路，也沒有充分認識到U盤以及光盤、移動硬盤等電子檔案載體的重要性與使用方法，這些載體與紙質載體相比，具有一定的不穩定性，但是目前管理人員沒有進行規范性的管理，電子檔案備份也沒有及時進行，電子檔案防范措施有些不規范，導致電子檔案管理中存在很多漏洞。
二、事業單位檔案管理中的電子檔案管理
在分析了事業單位電子檔案管理中存在問題之后，單位領導就必須要認識到強化電子檔案管理力度的重要性，下面針對電子檔案管理的措施進行分析：
1.保證電子檔案在利用中的安全。
事業單位在進行電子檔案管理的過程中，最重要的就是要確保電子檔案的安全性，事業單位內部領導要強化檔案管理工作人員的安全管理意識，由于計算機網絡本身存在很多不穩定因素和不安全因素，因此必須要全面做好硬件、斷電以及病毒入侵等方面的防御，并且電子檔案管理者要全面掌握這些防范措施，減少這些不安全因素對電子檔案安全管理的威脅。另外，檔案立卷人員在檔案存檔過程中，必選秉持安全性原則，檔案管理部門的辦公設備與軟件要及時更新、完善、升級，定期對電腦硬件進行檢測和維修，做好計算機系統為安全防護工作，最大限度的提升電子安全管理的安全性。
2.完善相關法律法規。
法律法規的完善與健全是電子檔案管理能夠穩定運行的關鍵，也是人們行為與思想得以約束的保障。針對事業單位電子檔案管理的情況來看，健全電子檔案管理的相關法律法規是非常必要的。只有這樣才能夠加快電子檔案管理的規范化與科學化的速度。具體來說，電子檔案管理制度要從文件的制作、審核以及搜集等環節進行詳細規定，同時每個單位根據自身的特點進行完善和補充，最終達到提升本單位電子檔案質量與效率的目的，使電子檔案管理有法可依，有章可循。
3.提升檔案管理人員的綜合素質。
在強化事業單位電子檔案管理的過程中，必須要強化檔案管理者的信息化管理理念，要幫助這些工作人員徹底掌握操作的規范與技巧，首先單位應該制定人才培訓制度，定期開展人才培訓活動，及時更新財務管理者的知識體系，強化其職業技能，另外，加大網絡信息技術的宣傳與普及力度，實現各種信息數據的分類與整合，這樣才能夠充分發揮出電子信息檔案的優勢，真正提升單位的檔案管理效力。
4.完善電子檔案管理的軟、硬件設施。
既然是電子檔案，那么必然需要借助各種計算機軟件和硬件設備來實現，在這個基礎上，單位必須要配置成熟的技術以及性能穩定的軟件系統，不能使用盜版軟件以及未知軟件，單位要定期對計算機內網進行查毒，定期進行防火墻升級和殺毒軟件升級。
結束語
我國事業單位在落實電子檔案管理的過程中，必須要積極借助先進的管理技術與理念，同時以國家整體市場經濟的發展趨勢為背景，確保電子檔案的安全性與完善性，單位應該積極培養新型檔案管理人才，建立完善的檔案管理制度與規則，這樣才能夠更加符合當前國家檔案電子化建設的要求。
參考文獻：
[1]劉曉焱.水庫電子檔案管理初探[J].中小企業管理與科技(上旬刊),2015(12).
[2]王思南.民政社會救助中心電子檔案管理存在的問題及優化措施[J].辦公室業務,2015(24).
[3]劉妍.論如何加強電子檔案的管理與利用[J].辦公室業務,2015(24).
[4]李照華.計算機技術在電子檔案管理中的運用探討[J].黑龍江科技信息,2016(01).
【事業單位電子檔案管理問題研究】相關文章：
事業單位檔案管理的問題與優化路徑論文03-13
電子商務環境下的稅收問題研究03-28
產品的電子商務適合度問題研究論文03-01
淺談電工電子教學中存在問題及對策研究11-18
微電子器件靜電損傷測試問題研究論文11-12
網絡財務與電子商務問題研究11-22
電子商務環境下國際貿易運營趨勢問題的研究11-23
試論電子檔案管理系統操作11-18
事業單位檔案管理創新思路03-18
- 相關推薦