淺談信息時代高校檔案信息化管理工作的探索與實踐
論文關鍵詞：高校檔案管理 信息化 檔案管理信息化系統(tǒng) 檔案工作人員
論文摘 要：二十一世紀是信息化時代，世界在信息化的列車上飛速的發(fā)展著。高校檔案不僅是教學工作中重要的參考依據(jù)和經(jīng)驗的結晶，也是學生在進入社會后工作、生活、學習的第一手資料。所以高校檔案管理工作是高校教育事業(yè)的一項重要的組成部分。目前大多高校的檔案管理工作發(fā)展落后，信息化程度不高，仍然采用的是有著巨大滯后性的傳統(tǒng)的檔案管理方式，嚴重的影響了教學質(zhì)量的提高和有用信息的利用程度。本文就通過對在新時期高校檔案的管理工作存在的問題進行分析和研究，如何積極探索高校檔案信息化管理的方式，促進高校檔案管理信息化程度進行分析和闡述。
1 目前高校檔案管理的普遍狀況
1.1 高校檔案管理存在的問題
高校檔案的管理和利用不同于以往各類學校檔案的管理，他是以信息化為依托的，以分享資源為目標的，以提高教學服務質(zhì)量為要求的檔案管理。作為教學的第一手資料的高校檔案，自然就是高校教學當中的重中之重，但是它的功能往往是被忽視的。目前大多數(shù)高校仍然是用傳統(tǒng)的方式來管理自己的檔案，僅僅是儲存保管，并沒有將它們的信息服務功能開發(fā)出來。其中最為重要的一點就是檔案的信息化程度偏低。特別是在教學檔案的信息化管理當中，經(jīng)常將涉及多專業(yè)的檔案沒有進行整體的信息化規(guī)劃，經(jīng)常出現(xiàn)收存的檔案不能夠積極地被開發(fā)和利用而被束之高閣，就使其會失去檔案自身的價值。
1.2 在檔案信息化管理中的機遇和挑戰(zhàn)
隨著近年來經(jīng)濟技術的發(fā)展，檔案的生成方式發(fā)生了很大的變化。更多的檔案是在電子計算機中生成并儲存的。在高校檔案的管理中，如何使得機讀形式的檔案更具有系統(tǒng)性、價值性、讓廣大師生獲得更為完善的服務，是目前高校檔案信息化趨勢當中我們應當面臨的機遇和挑戰(zhàn)之一。其次是檔案在信息化過程當中必須面臨的安全化的問題。在高校檔案管理信息化系統(tǒng)開發(fā)的時候，必然會面臨著巨大的安全挑戰(zhàn)。在開發(fā)當中必須將各種類別的系統(tǒng)和資料加以整合，這樣來說就必須利用新的思路去進行開發(fā)和創(chuàng)新。但是在網(wǎng)絡當中存在的缺陷有很多，加上沒有相應的內(nèi)部措施加以管理、安全意識薄弱等因素，可能就面臨著巨大大挑戰(zhàn)。
2 促進高校檔案管理信息化程度，提高檔案利用效率
2.1 促進檔案信息化管理應當遵循的原則
規(guī)范性原則：制定和實施檔案工作標準和規(guī)范，是檔案工作現(xiàn)代化的需要，是提高工作質(zhì)量和效率的需要。通過館藏檔案數(shù)字化接收電子文件，應該堅持規(guī)范性原則，制定相應的規(guī)范和法規(guī)，只有這樣才能使電子文件的歸檔，傳統(tǒng)介質(zhì)檔案數(shù)字化，數(shù)字化檔案的保管、傳遞、利用等工作實現(xiàn)有序化、標準化和規(guī)范化，避免出現(xiàn)各自為政，互不兼容，重復建設等現(xiàn)象發(fā)生。
安全性原則：隨著數(shù)字化、網(wǎng)絡化、信息化建設的不斷深入，網(wǎng)絡的脆弱性和潛在威脅也日益顯現(xiàn)。因此，我們必須加強網(wǎng)絡安全技術的研究與開發(fā)，采取有力的安全策略，充分保證檔案信息的安全性。
效益性原則：檔案信息數(shù)字化建設是一項巨大的系統(tǒng)工程，需要投入相當?shù)娜肆Α⑽锪Α⒇斄Γ虼吮仨氉袷匦б嫘栽瓌t，講究信息化工作的效益。要根據(jù)自身的能力、館藏基礎，分析用戶需求，考慮館藏檔案的利用率。選擇數(shù)字化的內(nèi)容要“經(jīng)典“，主題要與社會利用“熱點”相結合，把重要的，利用率較高的檔案進行數(shù)字化和信息化。
2.2 逐步建立高校檔案管理信息化系統(tǒng)
要實現(xiàn)高校檔案信息化管理，總的來說就是在實現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化和網(wǎng)絡化的基礎之上，實現(xiàn)檔案信息的接收、傳遞、存儲和提供的一體化和快捷化程度，從而將有用的信息高效的分享出來，方便廣大師生對于各種資源的利用。
2.2.1 在檔案管理的技術流程上來講
我們首先應當做的就是建立有效的文件檔案管理計算機信息系統(tǒng)，充分、合理、安全地使用各種學校電子檔案，其次是改進和規(guī)范在應用計算機條件下文件檔案管理工作流程，使之適應檔案熔化管理的需要；然后是依據(jù)文件處理流程來進行檔案信息化系統(tǒng)軟件功能設計；最后應當注意的是在信息系統(tǒng)中建立完善的內(nèi)部控制制度，確保檔案的安全。
2.2.2 高等院校檔案信息化管理的獨特建設
在高等院校檔案的信息化進行當中，一定不能忽視的是高校的傳統(tǒng)精華和改革的發(fā)展性。首先選擇的是在充分運用計算機電子技術，加快檔案目錄數(shù)據(jù)庫建設，提高檔案利用服務質(zhì)量。同時要進行創(chuàng)新的是對于傳統(tǒng)的電子檔案進行多媒體化改革。對各種類型檔案進行數(shù)字化管理，積極建設相關的全文數(shù)字庫和多媒體數(shù)據(jù)庫，盡快實現(xiàn)檔案全文信息查詢，不斷提高服務效率和質(zhì)量。同時不能忽視的改革是對于各種類型的電子檔案進行分類處理。對于歸檔的檔案要在經(jīng)過鑒定分析和更新之后進入數(shù)據(jù)庫，確保檔案信息處理電子化，信息存儲數(shù)字化，信息采集實時化，信息服務利用網(wǎng)絡化。
2.3 以人為本，通過提高檔案工作者的素質(zhì)來提高檔案管理信息化水平
檔案工作人員在高校檔案信息化改革當中具有舉足輕重的地位。他們的創(chuàng)新精神，管理理念影響著整個高校檔案管理的效率和特點。現(xiàn)階段很多高等院校缺少專門的檔案管理人員，管理水平較低。我們應當充分重視高校檔案管理科的創(chuàng)建，積極引進新的技術和理念，培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者，加快檔案技術人員隊伍的建設。
2.3.1 培養(yǎng)高校檔案管理工作者應當具備的基本素質(zhì)
高校檔案管理工作者首先應當具備一定的語言文字能力以及科學文化素養(yǎng)。高校檔案管理不同于企業(yè)檔案的管理。其檔案資料具有多樣性，多學科性等特點。只有站在對于各種知識有所了解的前提下，根據(jù)自身的語言能力，才能簡明扼要的對于各種檔案進行分析和歸類，才能首先在入庫的過程當中做到“去其糟粕取其精華”的效果。然后工作人員的管理能力和分析能力也是要進行培養(yǎng)的。高校檔案管理的目標是提高各種信息資源的利用率，所以在面臨較為龐大的信息檔案資料的時候，檔案人員必須具備檔案的分析，檢索，篩選的能力才能打好檔案信息化建設的基礎。
2.3.2 培養(yǎng)高素質(zhì)的檔案管理工作者的途徑
2.3.2.1 應當在重視檔案管理工作的同時，重視檔案管理工作人員。
在高校信息化管理當中，檔案工作人員的工作是很辛苦的，往往要付出很大的腦力勞動，所以一定要增強他們的責任感，充分發(fā)揮他們的主觀能動性，否則如果他們的積極性不高，在疲憊的狀態(tài)之下，可能會導致整個系統(tǒng)運行和更新的停滯，甚至還有安全的隱患。所以作為領導者，和他們進行積極的溝通和交流是必須的，讓他們意識到自己責任的同時，也一定要讓他們感覺得到自己在整個教學管理工作系統(tǒng)中的重要性。
2.3.2.2 不斷進行新的學習，全面提高檔案管理工作者的水平
在進行培訓和學習的時候，一定要提高培訓的標準化程度。以自己學校檔案管理信息化的目標和原則為要求，嚴格制造培訓標準，以便于在之后的工作中進行標準化操作。在培訓的內(nèi)容上來看，要對檔案管理者進行不斷的知識文化培訓，包括最新的學術、科學、技術、管理理念的培訓，讓他們始終走在時代的前列。
結束語
高校檔案信息化管理工作是一項艱巨的任務。它能夠反映出一個學校的整體教學教育水平。高校如果在信息化的前提下對于檔案資源進行了充分高效的利用，有助于學校教學質(zhì)量的提高，對于更好的服務于廣大教師學生互動學習，有著巨大的促進作用。相信以后檔案信息化管理工作會越做越好，對于高校的發(fā)展的貢獻越來越大。
參考文獻
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