試論人力資源管理系統應用中遇到的問題及對策
論文關鍵詞：人力資源 管理系統 問題 對策
論文摘要：人力資源管理系統是集成化、現代化的人力資源開發和信息管理系統，應用好系統不僅可以提高工作效率，還可以支持企業高層決策。本文結合人力資源管理系統在基層應用中遇到的問題，分析了系統應用中常見問題產生的原因，提出了相應的對策。
人力資源管理系統是一個立足于以人為主導，利用現代化辦公設備和手段進行人力資源信息的收集、傳輸、加工、存儲、更新和維護，以企業戰略競優、提高效益和效率為目的，支持企業高層決策、中層控制、基層運作的集成化的人力資源開發和信息管理系統，是現代企業進行人力資源管理的業務工作平臺和有利幫手。
人力資源管理系統最主要的特點是人事信息的儲存采用切片式管理。這種管理模式信息項多，數據量大、頁面多，導致數據之間及其衍生數據之間取值的邏輯關系存在相互交叉，變得復雜，在短時間內不容易被用戶理解和掌握，使得系統在應用中容易出現誤操作，影響系統功能的正常發揮和部分用戶應用的積極性。因此正確應用好系統已經成為所有用戶面對的重要問題。
一、人力資源管理系統應用的必要性
用戶應用好人力資源管理系統的前提是必須要有一個積極的心態和正確的認識。建立這種良好的心態和正確的認識，一定要認識到為什么應用人力資源管理系統。從工作實際來講，應用人力資源管理系統確實存在著必要性，這種必要性主要體現在應用人力資源管理系統的迫切性和重要性上。
1.應用人力資源管理系統系統的迫切性。認清人事系統信息化建設的需要和原有工作平臺的局限性，有助于用戶認識到應用人力資源管理系統的迫切性。從油田企業目前的情況來看，隨著業務的發展，對人力資源管理系統的要求變得越來越細化、集成化、精確化。搭建現代化人力資源管理系統平臺、完善信息系統建設和集成整合的需求迫在眉睫。
應用人力資源管理系統前，油田企業沒有統一的人事業務管理平臺，人事系統各科室只是單一系統運行，不能實現信息共享，查詢人事信息和統計人數數據非常困難，不僅給工作帶來不便，也給基層工作者帶來重復性工作，增加工作量，效率也不高。這種環境下，油田企業迫切需要一個先進的綜合性工作平臺來滿足人事系統不同業務人員的工作需要。
2.應用人力資源管理系統的重要性。認清人力資源管理系統的優點有助于用戶認識到應用系統的重要性。其一、幫助用戶運用先進的信息技術，快速處理復雜的人事數據和事務；其二、實現人事信息的及時、準確、標準，達到管理的規范統一、高效快捷；其三、減輕用戶的工作量，使用一個操作平臺可以完成多方面的業務。人力資源管理系統也是一種適合全部人員應用的綜合性工作平臺，可以滿足不同人員對人力資源系統的應用需求，推動人力資源管理的進步和發展，并最終推動人力資源管理邁向新的高度。
因此，認識到應用人力資源管理系統的迫切性和重要性，用戶才會以積極的心態應用好人力資源管理系統。
二、人力資源管理系統應用中存在的問題及對策
1.系統應用中存在的問題。應用好人力資源管理系統，必須知道阻礙用戶不能較好較快的正確操作系統、應用系統功能的原因。從人力資源管理系統在大慶油田的應用情況看，經常出錯的問題是：
(1)用戶(業務人員)不能實時維護系統人事信息，造成生成的表格數據不準確。人力資源管理系統有強大的人事信息查詢功能、信息共享功能、人事業務功能菜單，并能生成各種直觀實用的統計報表，為基層執行者提供各種準確實用的人事報表，為企業決策者提供全方面的人事信息支持。但是利用好系統強大功能的前提是系統信息必須準確，做到準確就必須實現人事信息的及時維護。而實際上，一是用戶還沒有養成及時維護信息的意識；二是不清楚怎樣正確維護某項信息。這些因素不同程度上影響了系統功能的發揮。
(2)用戶（業務人員）不能熟練掌握關鍵業務操作流程，造成關鍵業務出錯率高。很多報表（如：人力資源管理系統ZHRRRP181員工情況統計表、崗位變動審批名冊、入職定薪名冊等）的取值都和人事活動有關。這些人事活動是人員調出調入、人員減冊、崗位變動等。其中出錯最多的就是崗位變動。出錯原因是用戶對崗位變動的類型、人事活動開始時間、維護哪些關鍵項、保存哪些關鍵頁面不理解，業務流程不熟練，造成系統操作不正確，不能生成正確的名冊和報表。
2.人力資源管理系統應用中遇到的問題及對策。對人力資源管理系統來講，人、料、法、環四個要素構成了系統應用的四方面。就是從用戶、資料、規則、配合四方面來分析系統應用存在的問題，提出對策。
人：不同級別的用戶素質參差不一，由于自身的文化及業務水平所限不能較快較好的掌握先進的人力資源管理系統操作。雖然系統已經上線，但后期的培訓還是很重要。通過一段時間的實際操作，用戶對自己操作系統的缺陷已經很清楚，開展有針對性的業務（如：收集日常操作中遇到的錯誤案例分類整理做成講義）提高培訓，效果會更好，這在實踐中已經得到證實。
對及時維護系統信息重要性的認識不高，不能實現信息實時維護更新，造成數據和報表出錯。系統自身帶有的數據檢查功能，如ZHRRP191上線員工數據檢查表，有助于用戶養成這種意識，但是怎么加快這種意識的養成，并形成工作習慣，個人認為一是需要制定系統數據質量考核辦法；二是發揮各單位關鍵用戶及系統管理人員的作用。
料：系統操作手冊不完善，資料零散性太強、變化性太快。對不善于管理資料且操作流程還不熟練的大多數用戶來說，這是最重要的問題。手冊中有些關鍵業務描述過于簡單，而實際業務卻比較復雜，例如崗位變動業務。為了滿足業務的個性需求和共性需求，系統一直在改進，改進中產生的資料隨時轉發給各級用戶，越積越多，不善管理的用戶就會丟失很多有價值的信息。一本完善實用、步驟清楚、業務流程統一的操作手冊就顯得越來越重要。
法：用戶在具體操作時，對系統業務操作規則不理解，一是用戶自身的問題；二是操作手冊關鍵業務流程編寫過于簡單；三是系統報表取值不統一。這里主要談關鍵業務流程和報表取值的問題。關于關鍵業務流程問題。出現問題最多的就是崗位變動業務。手冊對崗位變動業務描述過于簡單，而實際業務卻比較復雜，崗位變動的類型可以分為兩種，一是從是否需要新建職位來區分，大致可分為兩種。二是從崗位變動原因來區分，可以分為三種，即組織單位調整，行政職務晉升和技術職稱晉升，轉崗；這些崗位變動有的需要新建職位，有的不需要新建職位，有的工資會發生變化，有的工資不變，需要具體問題具體分析，確實比較復雜。對系統操作業務不精通的用戶很難在短時間內理解和掌握這些操作規則。關于報表取值的問題。崗位變動審批名冊和審批表這兩張表都有參加工作時間，但是參加工作時間的取值卻不一致，一個取的是特殊日期頁面里的Z1（首次參加工作日期),一個是Z2(最近一次加入企事業單位時間)。從系統中導出的審批名冊里有參工時間，可是導出的審批表里卻沒有，原因是數據上線時沒有導入Z2。針對以上問題，我認為讓大多數用戶有效的應用好系統應該做到以下三點：一是完善操作手冊；二是繼續后期培訓；三是公開報表取值邏輯。
環：報表不準確和不及時。由于系統是網絡版的操作平臺，上一級用戶報表數據的準確性和時間性對基層用戶數據的操作依賴性非常強。必須強調不同環節的協調和配合。因此建立和發揮人事系統不同層級的團隊協作精神非常重要。
三、人力資源管理系統加以改進的建議
人力資源管理系統投入運行后，確實給企業人事管理帶來了新氣象，不僅拓寬了人事管理的范圍，也提高了人事業務人員的工作技能。但是系統在自身建設上也有需要完善的地方，因此建議：
1.盡快出臺人力資源管理系統系統操作詳細手冊。必須完善關鍵業務操作流程，做到清晰、詳細、規范，注意截圖中舉例是否恰當、符合實際，避免因舉例不當引起用戶理解錯誤；指明關鍵報表和審批名冊的邏輯取值，盡量做到相關報表取值口徑一致。指導用戶規范操作，方便用戶日常工作，提高工作效率和準確性，減少錯誤，節約時間。
2.加強系統實用性。在工資核算中，工資累計報表對工資員來說，是非常重要的，尤其是工資匯總表和工資總額匯總，相當于工資臺賬。目前還不能實現累計報表的準確性。
摸清了人力資源管理系統在應用中存在的普遍問題，提出了相應的對策，用戶才能又快又好的掌握操作系統的方法和步驟，更好的應用好人力資源管理系統，發揮出人力資源管理系統的強大功能，有利于促進人力資源管理系統的持續化建設。
參考文獻：
[1] 薛華成.管理信息系統[M].北京:清華大學出版社,1999.
上一頁 [1] [2]
【試論人力資源管理系統應用中遇到的問題及對策】相關文章：
試論人力資源管理中存在的風險及對策論文（精選14篇）05-07
高校人力資源管理問題與對策研究11-18
企業人力資源管理問題及對策分析11-27
關于縣供電企業營銷MIS系統應用管理中存在的問題與對策11-21
企業人力資源管理現存問題與對策研究12-11
護理監測及護理對策系統在腹部創傷中的應用03-28
試論信息化規劃中的關鍵問題及對策11-15
關于企業人力資源管理的問題和對策研究11-27
- 相關推薦