從教育評估談中職學校檔案管理面臨的挑戰(zhàn)
摘 要：文章闡述了教育評估與學校檔案的關系，提出在教育評估中學校檔案管理面臨的諸多挑戰(zhàn)，提出解決挑戰(zhàn)的辦法。關鍵詞：教育評估 學校檔案 挑戰(zhàn)
隨著中職教育的超常規(guī)、跨越式發(fā)展，其教學水平、人才質量更是引起了社會的廣泛關注，為促進中職教育的健康、可持續(xù)發(fā)展，各種形式的教育評估在中職學校普遍展開。如重點職校評估、示范職校評估、教學水平評估、示范專業(yè)評估、品牌實訓基地評估、科研評估、職教攻堅評估等，評估內容涉及到學校的各個方面。這是國家對中職學校辦學水平和教育質量所進行的全面而系統(tǒng)的評價，評估的結果直接影響到一所職校的聲譽和地位，是關系到學校前途的大事。可以說，在當前的國情下，教育評估將在很長一段時期內作為教育行政管理部門檢查學校教育教學水平和人才質量的一種手段。為此，中職學校在大力發(fā)展職業(yè)教育改革、提高人才質量的同時，必須有預見性地認真做好各類評估的準備工作，使教育評估與日常工作有機結合起來。
一、教育評估與學校檔案的關系
教育評估是根據(jù)一定的教育目標和標準，通過系統(tǒng)地搜集學校教育的主要信息，準確地了解實際情況，進行科學分析，對學校辦學水平和教育質量作出估價，為學校改進工作，開展教育改革和教育管理部門改善宏觀管理提供依據(jù)。因而，每次的教育評估，教育行政管理部門都會根據(jù)評估要達到的目的，事先制定有針對性的評估指標體系。從以往的評估工作實踐來看，評估專家組主要通過系統(tǒng)查閱學校在各項工作中形成的原始檔案資料來搜集學校教育的主要信息。為此，中職學校在迎接教育評估的過程中，必須按照教育評估指標體系，搜集并整理相關檔案資料以形成“迎評檔案”供評估專家組查閱。
中職學校檔案是廣大教職員工在教學、科研、管理等各項活動中形成的具有保存價值的文字、圖表等載體文件。從內容上看，它詳細記載了一所學校的歷史全貌和發(fā)展過程，它是隨著學校的建立而產(chǎn)生，隨著學校的發(fā)展而逐漸積累的一種重要信息資源。從形式上看，它是學校文件有條件的轉化物，詳細地保留著形成者的親筆手稿、領導簽署、上級機關批示和起草個人的印證，以及當時形象的照片錄像或原聲聲音，是形成者的原稿、原作、原聲、原貌，是全校師生教學經(jīng)驗和學校發(fā)展的總結和智慧的結晶，是知識和信息的儲存庫。接受教育評估的學校，無論評估指標體系、評估程序如何確定，其基本內容都離不開大量的原始檔案資料，否則評估就會成為無源之水、無本之木。
“迎評檔案”是為迎接評估根據(jù)評估指標體系要求而形成的檔案，它來源于學校檔案，并客觀記錄和反映了學校教學管理與教學實踐結果，為學校開展迎評工作提供客觀的文獻基礎，成為教育評估的基本依據(jù)和對象。
二、學校檔案在教育評估中面臨的挑戰(zhàn)
教育評估的主要方式是查看“迎評檔案”，而“迎評檔案”來源于學校檔案。因而，學校檔案的豐富、準確、完整與否，成為制約“迎評檔案”質量高低的關鍵，并最終決定著評估的結果。然而，從多年的評估工作實踐中，筆者發(fā)現(xiàn)，學校檔案在教育評估中面臨諸多挑戰(zhàn)。
1.學校檔案無法滿足“迎評檔案”對教學實踐成果及社會評價檔案的要求。從教育評估的評估指標體系及要求來看，很大一部分“迎評檔案”主要是反映學校教學實踐成果及社會評價的檔案，這是傳統(tǒng)中職學校檔案管理范圍所不包括，且也是極度缺乏的。
2.學校檔案無法滿足“迎評檔案”對學校辦學特色檔案的要求。從以往的教育評估實踐來看，大多數(shù)教育評估都單獨設立了一個考核指標，即“特色項目”，具體指學校的辦學特色、教育特色、教學特色、管理特色。包括辦學理念、辦學思路、治學方略方面的特色，特別是在質量觀、發(fā)展觀方面形成的特色；人才培養(yǎng)模式、人才規(guī)格和培養(yǎng)目標的特色；課程體系、教學內容、教學方法、教學手段等教學改革的特色；教學管理創(chuàng)新、制度創(chuàng)新、機制創(chuàng)新等的特色。從當前中職學校檔案體系來看， 有關學校整體特色描述的檔案是難以找到的。
3.學校檔案無法滿足“迎評檔案”對各類統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)的要求。
教育評估大多都有評估年限的確定，如國家級重點職校的評估，是每四年評估一次。評估針對的時限就是四年來學校的發(fā)展變化情況，相應的“迎評檔案”就要求反映這四年來學校的教育教學情況。既然教育評估針對的年限不是一年，而是兩年、三年甚至是四年，在教育評估過程中，評估指標體系往往要求學校針對評估內容、評估年限提供相關的統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)，以便評估組專家從宏觀方面了解學校。“迎評檔案”要求的各類統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)有（以三年作為評估年限為例）：三年來平均在校生人數(shù)；三年來畢業(yè)生就業(yè)率、升學率、雙證率；三年來新增校園面積、建筑面積；三年來“雙師型”教師增長率；三年來教學設備投入值等。這些統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)是不能從學校檔案中直接獲取的。因為學校各類檔案基本上都是按年度或學年度歸檔的，很少是針對兩年或三年的。因而，學校檔案無法滿足“迎評檔案”對各類統(tǒng)計分析數(shù)據(jù)的要求。 4.學校檔案無法滿足“迎評檔案”對教學管理與實踐環(huán)節(jié)過程檔案的要求。教育評估特別注重對教學管理和實踐環(huán)節(jié)過程的考察，由此，就需要有相關反映教學過程的檔案作為“迎評檔案”。反映教學過程的檔案有：教師教案、學生實習巡點記錄、課堂日志、學生上課點名冊、上課出勤統(tǒng)計表、課堂巡堂記錄等。這些檔案由于數(shù)量較多、分布較散、保存價值不大，往往不在學校檔案收集保存之列，從而導致在教育評估中往往較缺乏這方面的檔案。
5.學校檔案無法滿足“迎評檔案”對實物檔案的要求。從以往的教育評估中，筆者發(fā)現(xiàn)“迎評檔案”還需要提供實物檔案供評估組專家對有關情況進行核實或驗證，或者學校主動展示有關實物檔案，以佐證學校的教育教學成果。這類實物檔案主要指獎品實物，即學校、教師以及學生在各項活動中獲得的省級以上（含省級）頒發(fā)的獎狀、獎杯、獎章、獎牌和證書、錦旗、榮譽冊、光榮冊等。近年來，由于國家大力發(fā)展職業(yè)教育，學校及師生獲獎機會大大增加。但由于對實物檔案認識不足，沒有歸檔的意識，從而使得這些獎品實物大多散落在教師及學生的個人手中。這些實物檔案也是現(xiàn)有學校檔案體系極為缺乏的。
6.學校檔案無法滿足“迎評檔案”對聲像檔案的要求。目前學校聲像檔案大多以照片、影片為主，內容大多是反映學校開展各類活動的。而教育評估PPT或視頻匯報材料中，大多需有反映學校辦學條件、辦學規(guī)模、教學成果、畢業(yè)生、社會評價等方面的聲像檔案，而這部分檔案正是學校聲像檔案所缺乏的。因為如辦學條件、辦學規(guī)模、教學成果的內容，較難以通過聲像來反映，因而平時較易忽視對這些材料的收集；再如畢業(yè)生、社會評價的內容，因都發(fā)生在校外，且范圍較廣，所以此部分材料較難收集。
三、解決學校檔案在教育評估中面臨挑戰(zhàn)的辦法
筆者認為，要解決學校檔案在教育評估中面臨的挑戰(zhàn)，除要加大學校檔案宣傳力度、強化檔案意識、加強領導、建立健全學校檔案管理制度外，還需從以下方面加強學校檔案管理工作。
1.適當擴大學校檔案收集范圍，提高學校檔案質量。鑒于學校檔案無法滿足教育評估“迎評檔案”要求的實際，學校檔案管理部門應對各類教育評估“迎評檔案”的內容進行分析與研究，以確定哪些檔案是學校檔案收集范圍中沒有，而在教育評估“迎評檔案”中卻多次用到的，從而有意識地將這些檔案納入學校檔案管理范圍，適當擴大學校檔案收集范圍。筆者認為，既然教育評估將在很長一段時期內作為教育行政管理部門檢查學校教育教學工作的一種手段，學校檔案管理部門應將一些在教育評估中經(jīng)常用到的檔案列入學校檔案歸檔范圍，如：官方或社會組織對學校的綜合實力、辦學水平、師資隊伍、辦學條件等方面的檔案。通過擴大學校檔案收集范圍，并加強收集力度，提高學校檔案質量。
2.建立學校特色檔案，豐富學校檔案內容。幾乎每次教育評估都涉及學校特色的內容，所以建立學校特色檔案顯得尤為重要。每個學校都有自己的辦學特色，學校檔案管理部門要努力收集相關的檔案資料，形成學校特色檔案。學校檔案工作要站在廣闊的社會文化背景之下努力與校園文化建設相結合，努力體現(xiàn)獨具個性的文化氛圍，努力與德育教育各類活動相結合，成為校園文化建設的重要基地，最大范圍反映學校的文化風貌和歷史面貌。體現(xiàn)學校在具有一般學校共性基礎上的與眾不同個性，避免“千校一面”，體現(xiàn)出學校的特色與優(yōu)勢。
3.加強檔案信息資源的開發(fā)與利用。現(xiàn)代社會，檔案信息資源開發(fā)與利用越來越受到重視。學校檔案內容豐富，是寶貴的信息資源。學校檔案管理部門應圍繞學校教育教學中心工作，努力更新思想觀念，加強檔案信息的需求研究，把重要的學校檔案信息編制成專題材料，如：學校專題數(shù)據(jù)統(tǒng)計分析信息庫、學校基礎數(shù)據(jù)庫、歷屆優(yōu)秀畢業(yè)生信息庫、學校人力資源信息庫，學校管理制度匯編，教師論文及科研成果匯編等，并通過檔案網(wǎng)頁、校園網(wǎng)及其相關網(wǎng)絡及時提供給利用者，真正實現(xiàn)資源共享，利用方便、快捷，以最大限度地滿足利用者對學校檔案信息資源的各種需求，為教育教學以及教育評估服務。
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