會計電算化及其對財會業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響
摘要：會計電算化是會計工作的發(fā)展趨勢。分析目前會計電算化工作在會計無紙化、電子原始資料的審核與確認(rèn)、電算化安全等方面所存在的問題，研究會計電算化對會計業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響，并以此爲(wèi)基礎(chǔ)探討加強(qiáng)電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設(shè)問題，以確保財會實行電算化後的系統(tǒng)正常、安全、有效地運行。
1、會計電算化面臨的幾個問題
1.1 會計無紙化中存在的問題
在手工會計環(huán)境下，企業(yè)的經(jīng)濟(jì)業(yè)務(wù)發(fā)生均記錄於紙張之上，并按會計資料處理的不同過程分爲(wèi)原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面資料形成會計人員所熟悉的會計證據(jù)原件，這些紙質(zhì)原件的資料若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統(tǒng)紙質(zhì)原件的一個基本特徵。但是，在電腦網(wǎng)路資訊系統(tǒng)中，原來紙質(zhì)的會計原始憑證的資料被直接記錄在磁片或光碟上，由於在技術(shù)上對電子資料非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業(yè)務(wù)記錄的“原件”。然而，在電子資料形成和存儲管理過程加強(qiáng)控制和傳統(tǒng)觀念轉(zhuǎn)換的條件下，電子資料像紙張憑證一樣可作爲(wèi)會計的原件。如果法律上不承認(rèn)電子資料可作爲(wèi)資料“原件”，那麼許多資料就要模仿手工操作的方法形成紙張式的原件，會計的無紙化也就無法開展，并進(jìn)而影響會計電算化的進(jìn)程。
1.2 電子原始資料的審核和確認(rèn)
在現(xiàn)有的會計電算化環(huán)境下，絕大多數(shù)會計還保持著傳統(tǒng)的紙張式的憑證審核和手工編制會計記賬憑證方式，因而，在電算化初期，會計原始資料的審核仍然沿用傳統(tǒng)方法。但是，隨著會計電算化的進(jìn)一步發(fā)展，面對“無紙”的會計資料，會計人員特別關(guān)心的是怎樣審核和確認(rèn)存放在電腦系統(tǒng)中的資料與業(yè)務(wù)發(fā)生時的原始形式是一致的。磁片和光碟的資料可通過適當(dāng)?shù)碾娔X工具修改并且可以做到不留任何修改“痕跡”，因此，確保這些電子資料是以原始形式保存下來是無紙資訊系統(tǒng)的關(guān)鍵。在無紙化的資訊系統(tǒng)環(huán)境下，電子原始資料經(jīng)審核和確認(rèn)後，就可利用會計記賬憑證編制的軟體模組自動生成電子記賬憑證，自動形成後的電子記帳憑證就不讓任何人修改，而且由這些電子記賬憑證或電子原始資料直接生成的電子記賬憑證、電子賬簿和電子報表都是派生性的資料，如果所用的軟體是正確的，會計系統(tǒng)中的派生資料的正確性、真實性和完整性完全取決於電子原始資料。
1.3 會計電算化工作中的安全問題
現(xiàn)有的會計應(yīng)用軟體系統(tǒng)在設(shè)計、開發(fā)階段，普遍存在著系統(tǒng)需求中安全需求少、軟體設(shè)計重功能輕安全的現(xiàn)象，軟體設(shè)計選用的語言和資料庫考慮安全性能少，以至軟體投入運行後暴露諸多安全隱患，如資料庫呈開放狀態(tài)、易於打開、應(yīng)用系統(tǒng)軟體存在安全問題等。這類現(xiàn)象和問題目前還尚未得到徹底的改變，同時，許多安全設(shè)施并未配置齊全，特別是硬體自身安全性能低，造成的結(jié)果是由於硬體的安全問題直接影響會計應(yīng)用系統(tǒng)軟體的正常運用。另外，還有操作和管理人員安全意識淡薄、操作密碼管理不嚴(yán)格、安全管理制度檢查落實不到位等問題。
2、會計電算化對會計業(yè)務(wù)內(nèi)部控制的影響
電算化財務(wù)系統(tǒng)的內(nèi)部控制，既包括原來的手工賬務(wù)過程，又包括程式設(shè)計、電算賬務(wù)處理過程。由於會計電算化是以電子電腦爲(wèi)主的當(dāng)代電子資訊技術(shù)應(yīng)用到會計中的簡稱，是用電子電腦代替人工記賬、算賬、報賬，以及部分替代人腦完成對會計資訊的分析、預(yù)測、決策的過程，是現(xiàn)代社會大生産和新技術(shù)革命的必然手段。
2.1 內(nèi)部控制形式的變化
(1) 原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化後沒有存在必要性。如編制科目匯總表，憑證匯總表，試算平衡的檢查，總賬、明細(xì)賬的核對;
(2)原手工操作下一些內(nèi)部控制措施在電算化後轉(zhuǎn)移到電腦內(nèi)了，如憑證借貸平衡校驗，馀額發(fā)生額平衡檢查。可見，電算化會計除了人這個執(zhí)行控制的主體外，許多內(nèi)容控制方法主要通過會計軟體來實現(xiàn)的，因此，電腦系統(tǒng)的內(nèi)部控制也由手工條件下的單一制度控制轉(zhuǎn)變爲(wèi)程式控制和制度控制。
2.2 內(nèi)部控制制度內(nèi)容的變化
電腦技術(shù)的引入，給會計工作增加了新的工作內(nèi)容，同時也增加了新的控制措施，如電腦硬體及軟體分析、編程、維護(hù)人員與電腦操作人員內(nèi)部控制，以及電腦機(jī)內(nèi)及磁片內(nèi)會計資訊安全保護(hù)、電腦病毒防治、電腦操作管理、系統(tǒng)管理員和系統(tǒng)維護(hù)人員的崗位責(zé)任制度等。
3、加強(qiáng)電算化系統(tǒng)管理的內(nèi)部制度建設(shè)問題
實行電算化以後，系統(tǒng)的正常、安全、有效運行的關(guān)鍵是操作使用。如果單位管理制度不健全或?qū)嵤┎涣Γ紩o各種非法舞弊行爲(wèi)以可乘之機(jī)。因此，會計主體的改變，也給內(nèi)部控制下的制度賦予新的內(nèi)涵。
3.1 嚴(yán)格機(jī)構(gòu)和人員的管理與控制
會計核算軟體投入正式使用後，對原有會計機(jī)構(gòu)必須做相應(yīng)調(diào)整，對各類人員制定崗位責(zé)任制度。會計電算化後的工作崗位可分爲(wèi)基本會計崗位和電算化會計崗位。基本會計崗位可包括：會計主管、出納、會計核算各崗、稽核、會計檔案管理等工作崗位;電算化會計崗位包括：直接管理、操作、維修電腦及會計軟體系統(tǒng)等工作崗位。機(jī)構(gòu)調(diào)整必須同組織控制相結(jié)合，以實現(xiàn)職權(quán)分離，有效地限制和及時發(fā)現(xiàn)錯誤或違法行爲(wèi)。如規(guī)定系統(tǒng)開發(fā)人員和維護(hù)人員不能兼任系統(tǒng)操作員和管理人員等。
3.2 嚴(yán)格系統(tǒng)操作環(huán)境管理和控制系統(tǒng)
操作環(huán)境包括系統(tǒng)操作過程以及系統(tǒng)的維護(hù)。操作程式控制主要通過制訂一套完整而嚴(yán)格的操作規(guī)定來實現(xiàn)。操作規(guī)程應(yīng)明確職責(zé)，操作程式和注意事項，并形成一套電算化系統(tǒng)文件。如規(guī)定交接班手續(xù)和登記運行日志，規(guī)定資料備份及機(jī)器的使用規(guī)范，規(guī)定軟碟專用以防病毒感染。系統(tǒng)維護(hù)包括硬體維護(hù)和軟體維護(hù)，硬體維護(hù)主要包括：
(1)定期進(jìn)行檢查并做好記錄;
(2)在系統(tǒng)運行過程中出現(xiàn)硬體故障要及時進(jìn)行故障分析并做好記錄。而軟體維護(hù)包括正確性維護(hù)、適應(yīng)性維護(hù)、完善性維護(hù)3種。
3.3 建立電腦房管理制度
實行電算化以後，設(shè)立電腦房的主要目的是：給電腦設(shè)備創(chuàng)造一個良好的運行環(huán)境，保護(hù)機(jī)器設(shè)備;防止各種非法人員進(jìn)入機(jī)房，保護(hù)機(jī)內(nèi)程式和資料的安全。
具體措施包括：
(1)對進(jìn)入機(jī)房內(nèi)的人員進(jìn)行嚴(yán)格審查;
(2)保證機(jī)房設(shè)備安全的措施。如機(jī)房防火規(guī)定等;
(3)保證電腦正常運行措施。如機(jī)房防潮、防磁及 溫等方面的規(guī)定等;
(4)會計資料和會計軟體安全保密的措施。如數(shù)據(jù)備份規(guī)定及不準(zhǔn)在電腦上玩電腦游戲等規(guī)定;
(5)修改會計核算軟體的審批和監(jiān)督制度。如規(guī)定會計核算軟體的修改需報經(jīng)單位總會計師批準(zhǔn)等。
3.4 建立健全的檔案管理制度
這些檔案主要是指列印輸出的各種賬簿、報表、憑證、存儲會計資料和程式的軟碟及其他存儲介質(zhì)。系統(tǒng)開發(fā)運行中的各種文檔及其他會計資料的功能是負(fù)責(zé)系統(tǒng)內(nèi)各類文檔資料的存檔、安全保管和保密工作，而檔案管理一般通過制定與實施檔案管理制度來實現(xiàn)，一般包括：
(1)存檔的手續(xù)必須有會計主管和系統(tǒng)管理員的簽章才能存檔保管;
(2)各種安全保證措施，如備份軟碟應(yīng)貼上保護(hù)標(biāo)簽應(yīng)存放在安全、潔凈、防潮的地方;
(3)采用磁性介質(zhì)保存會計檔案要定期進(jìn)行檢查和定期復(fù)制，防止由於磁性介質(zhì)損壞而使會計檔案丟失。此外，還應(yīng)高度重視電算化人才的開發(fā)與培養(yǎng)，并爲(wèi)此提供必要的物力、財力，以造就一支高素質(zhì)的財會科技隊伍，爲(wèi)會計電算化工作提供人力和智力支援。
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