企業檔案信息化建設研究
數字化工作是企業檔案部門一項重中之重工作，許多企業已經把本企業的許多核心技術的紙質檔案轉化成電子檔案，并逐步數字化管理。以下是小編為大家推薦的相關論文范文，希望能幫到大家，更多精彩內容可瀏覽(www.oh100.com/bylw)。
摘要：通過敘述檔案管理信息系統的開發、研制和可持續發展，對企業電子文件的歸檔與管理，企業磁性載體檔案的管理以及紙質檔案的數字化等工作進行企業檔案的信息化建設，積極推進檔案資源存量數字化、增量電子化、利用網絡化，全面提升企業檔案管理水平，以適應生產經營和改革發展的需要。
關鍵詞：檔案信息化;電子檔案;磁性載體檔案;數字化
檔案信息化是促進企業管理水平提高的必然要求，是實現國有資產保值增值的重要手段，是檔案部門參與企業生產經營和管理活動的具體體現，也是檔案部門遵循檔案工作自身發展規律，進一步深化改革，推動科技進步，提高服務效率和質量的必然選擇。企業檔案信息化建設要與企業信息化協調和同步發展，并要將檔案信息化建設納入到企業信息化建設的整體規劃和方案中，立足全局與長遠。近年來，企業檔案信息化建設取得了長足進步，但仍存在一些不容忽視的問題：部分企業對檔案信息化建設重要性認識不足，重視不夠;檔案信息化建設的資金不足，存量紙質檔案數字化水平較低，增量電子檔案管理不規范，系統建設分散，檔案信息資源孤島現象比較突出，難以適應系統集成、信息共享和業務協同的需要，檔案信息化建設人才匱乏等。因此，必須充分認識檔案信息化建設的重要性，把這項工作作為一項重要和長期的任務來抓，采取有效措施，切實做好檔案信息化建設工作。
1檔案管理信息系統的開發及研制
企業檔案管理信息系統在建設初期會遇到這樣或那樣的問題，如系統研發工作往往是由專業的信息工程技術人員來承擔，而使用信息系統的人員卻涉及到企業的各部門各工種。由于研發人員專業單一以及在研發過程中缺乏與用戶的有效溝通，導致最終開發出來的成品利用率很低，或未能實現應有的服務功能，還有就是管理信息系統的維護問題等。要解決以上問題，還要面對企業各個部門龐大的信息量，因此系統研發者必需開發好對應的信息端口，實現信息的及時歸檔對接，并按照信息使用過程的功能需求分類。檔案信息安全管理可分為基礎軟硬件環境的安全與系統應用環境的安全。前者是操作系統、數據庫管理系統以及硬件安全設施，后者是用戶權責、管理模式以及身份確認等。開發好的信息系統要有以下功能：可以同時支持多類型異地段的用戶訪問;從單一的局域網運轉系統發展成為跨系統、跨平臺的廣域網管理系統;它的應用模式為靈活的檔案數據庫架構;具有信息等級用戶訪問限制模式功能，以及跨庫搜尋模式功能等[1]。
2企業電子文件的歸檔與管理
企業電子文件是企業生產運營和管理的業務憑證，是企業重要的信息資產，也是國家的重要信息資源。電子文件具有高效、便捷的優勢，同時具有易失真、易失實、易失效等特性。所以加強電子文件的歸檔和管理迫在眉睫。一是有利于企業管理水平提升。通過建立制度標準，對企業信息進行分類處理和規范管理，使信息的歸集、管理和利用做到有章可循，將極大地促進企業精益化和標準化管理水平提升。二是有利于消除信息壁壘。建立企業電子文件管理平臺，將極大地促進企業信息資源的整合利用，提升信息價值。三是有利于維護企業核心利益。通過電子文件管理工作，可對各業務信息系統承載的大量重要信息數據，按國家標準進行導出并封裝，從而確保這些信息數據的完整、安全和長久可讀。要做好電子文檔的歸檔管理，首先要提高企業各部門之間的協同能力。往往一項工作可以引申出不同種類不同格式的電子文件，某一部門的電子文件很有可能在另一部門卻無法使用，因此，所有電子文件必須按照統一的格式進行歸檔。其次要確保歸檔的電子文件具有法律效力。電子文件具有極強的可更改性，可通過電子簽名和保密技術來保證內容的有效性和原始性。檔案部門應當與信息管理部門相互結合，檔案部門應該完善電子文件產生全過程的管理制度，信息部門對文件的產生和使用范圍行駛監督、檢查和指導的職能，保證電子文檔具有法律效力。在新舊管理體系交織階段，很多工作人員還無法完全接受辦公自動化條件下的電子文件歸檔，完全使用電子文件還需要一個過程[2]。
3磁性載體檔案管理
磁性載體檔案是以磁性材料(如計算機磁帶、軟磁盤、錄像帶、錄音帶)為信息載體的檔案，這類檔案在貯存和保護方面要求是非常嚴格的。對磁性載體檔案的貯存和管理要注意幾點：庫房溫濕度、清潔度、風壓、防火、防水、防磁、防紫外線、裝具、運輸和復制等。
4紙質檔案的數字化工作管理
數字化工作是企業檔案部門一項重中之重工作，許多企業已經把本企業的許多核心技術的紙質檔案轉化成電子檔案，并逐步數字化管理。經過近幾年來企業檔案部門對數字化工作的摸索和研究，紙質檔案數字化技術主要分為以下幾種。1)手工錄入技術。這種技術全憑人工鍵盤、鼠標輸入。在輸入的過程中會浪費大量的人力、時間和資金，并且這種技術只適合于全文本模式的檔案(文書、會計檔案)，而企業館藏大部分以科技檔案、底圖檔案為主，所以這種技術根本不能適應企業數字化發展的要求。2)數字掃描技術。即通過掃描儀、數據化儀或者數碼相機等工具將科技檔案、底圖檔案數字化后以圖形或者圖像方式保存到數據庫中。這種方式的優點是速度較快，保存了檔案的原貌。但是這種技術會存在偶爾掃描效果不好、字跡模糊、圖像質量不穩定、掃描儀自身難以糾正的硬件差錯等問題，以及在掃描完畢后系統掛接過程中出現不可避免的人工誤差等問題。3)手工錄入與數字掃描相結合的技術，形成文本帶圖像式檔案。這種方式綜合了前兩種技術的優點和缺點，通過手工輸入可以修改掃描過程中出現的錯誤并對字跡模糊處加以備注說明。檔案數字化，并不是所有檔案都要數字化，應該根據企業的自身特點，對企業生產、經營起到至關重要的檔案、自主產權檔案、自行研發產品檔案以及利用率高的檔案要優先數字化。為了節省存儲空間，一般以黑白掃描為主，但對黑白掃描分辨效果不明顯的檔案一定要進行彩色掃描。采集錄入的數據要與原件一一對應。
總之，要做好檔案管理工作，必須不斷地進行管理提升和流程再造，才能實現企業檔案數字化與信息化的良性互動，才能更好地適應企業生產經營和改革發展的需要。
參考文獻：
[1]葛紅.企業檔案信息化建設的實踐與思考[J].檔案學通訊,2011(1):92-94.
[2]路萍.企業檔案信息化建設研究[D].武漢:湖北大學,2014.
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