論中小學檔案管理中的幾點認識
【論文關鍵詞】檔案管理 存在問題認識
【論文摘要】中小學檔案管理工作是學校的重點工作之一，是一所學校科學管理水平的重要標志。學校檔案真實記錄了學校教育教學、學校管理、建設和發展等各方面的工作。建立健全學校檔案，不僅能確保學校管理與建設、改革與發展等方面的工作業績，而且是學校工作決策的重要依據。加強學校檔案建設是時代的需要，是發展的需要，是社會的需要。本文談談中小學檔案管理工作中的幾點認識。
中小學校檔案管理工作是衡量學校教育質量和管理水平的重要標準，是反映學校各項工作規范化、科學化的重要載體。筆者根據檔案管理的有關要求，結合自身的學習和工作體會，就中小學校檔案管理談幾點粗淺的認識。
一、中小學校檔案管理工作存在的問題
就目前中小學校檔案管理工作的現狀來看，由于歷史和現實的多種原因，主要存在以下幾方面的問題：:
1、檔案管理人員缺乏。據了解，多數學校沒有專職的檔案管理人員，現有的檔案管理人員一般都是兼職的，且業務水平低下；
2、大部分學校的領導對檔案管理工作認識不足，更認識不到做好檔案管理工作對學校各項工作的促進作用；
3、管理條件不合格。不少學校沒有專門的檔案室(柜)，不具備保管檔案所要求的通風、防潮、防霉、防盜、防火等基本條件，檔案材料隨處散放，保管設備不齊全，直接影響著學校檔案的保管和使用效果。
4、檔案收集很不完整。主要表現為多頭存放、多家管理、收集不及時、流失較多；
5、檔案載體結構單一。受條件和設備等方面的制約，許多中小學校的原始檔案多為紙質打印檔案，仍有部分手工抄寫、頁面規格不一的案卷，而電子、音像、磁盤等介質的檔案卻很少；
二、做好中小學校檔案管理工作的幾點認識
1、建立檔案要有強烈的立檔意識。要有收藏家的心態，視檔案材料為至寶，及時收放保管。如，學生獲獎通知，即使本校學生沒有獲獎，也不能扔入廢紙簍，要存檔保管，并注明本校學生沒有獲獎或未參賽情況。這樣就不會有獲獎漏登之嫌，便于核查。倘若當時認為某材料無存檔價值，也不宜馬上作廢處理，應引入待整理檔案袋小憩。
隨著教育標準化建設的全面展開，檔案管理工作也應更新觀念，加快發展。如何實現檔案管理工作的規范化、現代化，筆者認為:首先，觀念要現代化，即要樹立中小學校檔案是重要的教育資源這一觀念。其次，在管理上要與時俱進，要確立加快發展中小學校檔案管理的理念，制訂一整套與現代化管理相適應的管理體系和運行機制。第三，要有計劃地逐步在檔案管理中實現管理科學化、技術現代化，即盡量采用計算機、傳真機和信息檢索終端等現代化辦公設施，收集、處理、傳遞檔案信息資料，提高檔案管理的信息化水平。因為檔案管理工作的技術手段和設備條件是提高檔案工作效率，確保檔案服務工作質量的重要條件，是檔案工作創新的硬件基礎。尤其計算機在檔案管理中的運用，越來越顯現出科學性、方便性、實用性和重要性，同時也提高了工作效率。四是中小學校要在“農遠工程”的基礎上，加強計算機檔案管理軟件的開發應用，建立校園網或學校網站，與周邊學校或名校建立長期的網絡合作關系，逐步實現資源共享，將計算機作為檔案管理的重要工具，進一步發揮學校檔案的重要作用。
2、確立現代化管理意識。提高中小學校全體教職工對檔案管理工作重要性的認識，是做好學校檔案工作的前提。為此，教育主管部門要把檔案管理工作作為學校管理工作的一項重要內容，列入日常檢查、學期常規考核中。各學校要切實加強對檔案管理工作的領導，至少要確定一名副校長分管此項工作。要經常組織廣大教職工認真學習《檔案法》，深入進行檔案法律知識的學習和宣傳，使領導干部和全體師生員工都認識到學校檔案工作的重要意義，堅決杜絕檔案工作“說起來重要、做起來次要、忙起來不要”的實用主義做法，扎扎實實地抓好學校檔案工作。必須確立現代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網絡化、社會化，把知識和創新作為檔案工作的管理目標。根據“以人為本，服務至上”的服務理念，把滿足社會家長和學校的需求作為檔案管理工作的中心環節和價值趨向，以現代理念和創新思維來加強檔案管理，開辟檔案管理發展的新途徑。同時，要建立起一整套切實可行的檔案管理制度，按照《檔案法》要求，規范各類檔案的分類、歸檔要求和管理辦法，使檔案工作做到有章可循，有法可依。要按上級檔案管理部門的要求，設立專職(或指定專人)負責此項工作。
3.規范檔案建設工作。不管學校規模大小，均應選派一名思想素質好、責任心強、熟悉學校工作、懂得辦學規律和較強業務能力的同志負責檔案管理工作，并制定相應的學習培訓制度，有計劃地培養檔案管理方面的專業人才，逐步中小學校檔案管理人員專業化、固定化。因此，各中小學校一方面要建立健全崗位責任制、檔案室管理制度、查閱制度、保密制度等，嚴格按規章辦事。另一方面要專門設立檔案室，所有檔案按文書類、教學類、學籍類、聲像類分別設櫥，配備六防(防火、防盜、防潮、防光、防蟲、防鼠咬)實施，確保檔案材料保管安全、利用方便、管理規范。 4.相關檔案要建立聯系，分類歸檔。學校檔案工作應堅持“以我為主”的立卷歸檔原則，按月或按學期收集、整理、立卷、歸檔。在整理過程中，應著重收集本學校形成的文件資料，上級針對本單位制發的文件材料，本單位公務活動形成的重要會議材料等方面的材料。每學期檔案資料收集齊全后，要根據不同門類、不同載體按時間、分類別分別整理歸檔。同時，要根據教育主管部門和檔案管理部門的要求，軟硬件同步推進，在各方面積極創造條件，使學校的檔案管理工作更加完善。
加強中小學校檔案管理工作，逐步建立健全學校檔案，有利于對學校各項工作的正確評估，有利于查找和使用歷史資料，而且有利于學校進行實施科學管理。事實證明，只要努力把學校檔案管理工作做好、管好、用好，就一定能夠發揮檔案不可替代有應有作用。
參考文獻：
1：《中國檔案事業簡史》，中國人民大學出版社
2：《檔案學理論與歷史初探》，四川科技出版社
3：《檔案管理學基礎（第三版）》中國人民大學出版社
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