淺析企業秘書績效考核現狀及其改進措施
摘要：長期以來企業中秘書人員績效考核工作的開展都困難重重，文章從現存的企業秘書績效考核方式、考核方法、考核標準等現狀入手，通過分析，指出企業在進行秘書人員的績效考核工作中應該關注的關鍵點，并提出了一系列的改進措施。
關鍵詞：企業秘書;績效考核;改進措施
秘書，是每一個具有完善的組織經營機制的企業所必須具備的特殊而重要的職位。在一個企業中，秘書是最接近企業管理核心的行政人員之一，其作為企業高級管理者的重要輔助者，是企業中不可或缺的角色。但是另一個方面由于秘書工作的復雜性和瑣碎性，導致秘書工作又成為企業中不同于其他可量化的工作職位的特殊的存在。現在我國許多企業在對秘書這個重要的職位進行績效考核時還存在一些問題，而這也在一定程度上影響了秘書的工作熱情和積極性。
一、相關概念定義
(一)有關企業秘書的定義及定位
在我國最新的秘書職業資格考試中對秘書這個職位做出如下定義：“廣義上的秘書是指位居領導人身邊或領導機構中樞，從事辦公室事務，辦理文書，聯系各方，保證領導工作正常運轉，直接為領導工作服務并為各方面的事務與信息助手。而狹義的秘書則是指專門從事辦公室程序性工作、協助領導處理政務及日常事務，并為領導決策及其實施服務的人員。”在現代管理中，決策是領導者的職能和權力，但是領導要做出正確的決策也離不開秘書輔助力量的支持。
企業秘書的職責主要包括計劃工作、工作環境整理、會議安排、會計工作、接待工作、交際應酬、文書工作、信息搜集加工、緊急情況處理等九項基本職能。這些職能貫穿了一個企業行政核心日常運行的所有環節，因此一個稱職的企業秘書的存在保證了企業行政機構順利有效地運行。
(二)有關績效考核的相關概念及流程
績效，也稱為業績、成效等，指具有一定素質的員工圍繞職位的應負責任所達到的階段性結果以及在達到過程中的行為表現。而績效考核則也稱績效考評、績效評價，是對績效結果進行衡量、評價和反饋的過程，是對組織或成員的，以戰略為導向確定的績效目標的完成情況所進行的考核;它是績效管理中最重要的一個環節。績效考核的目的是通過充分的溝通，使得組織或員工進行目的性更強的工作績效改進，提高員工的滿意程度和成就感，以達到企業的經營目標，它是不斷提高企業工作效率的有效工具。
為了有效地對秘書工作進行評價，對企業秘書的績效考核不應該僅僅只把握績效的考核階段，而必須立足于企業秘書的整個績效管理體系�？冃Ч芾硎峭ㄟ^對企業戰略的建立、目標分解、業績評價，并將績效成績用于企業日常管理活動中，以激勵員工持續改進業績從而最終實現組織戰略及目標的一種管理方法�？冃Ч芾碇饕ǹ冃в媱�、績效考核、績效評估、績效反饋四個部分，這四個部分組成了績效管理中的著名的PDCA循環體系，即計劃(Plan)、實施(Do)、檢查(Check)、改進(Action)。在PDCA循環中每個環節都緊密相扣，環環遞進。因此要做好秘書的績效考核工作就必須重視績效管理的每一個環節的作用，這樣才能對秘書的工作做出正確的評價，激勵秘書不斷改進提高其工作水平。
二、企業秘書績效考核現狀和不足
長期以來大多數企業對秘書人員的績效考核都采取了與其他員工相同的考核內容、考核標準以及考核程序，這就導致了企業對秘書績效考核工作表面化、形式化的現象嚴重，由于缺乏對日常工作的量化考核，使得考核的準確性、公正性和客觀性受到嚴重的影響，打擊了秘書人員的工作積極性。現在我國大多數企業對于秘書的績效考核工作的不足之處主要表現在以下幾個方面：
(一)缺乏考核前的績效計劃制定
在我國許多企業的秘書績效管理工作程序往往是不完整的，一些單位為了“圖方便”，常常省略了績效考核的基礎性工作——制定員工的績效計劃。績效計劃是評估者和被評估者雙方對被評估者應該實現的工作績效進行溝通，并將溝通結果落實為訂立書面協議的過程。由于在企業的績效考核工作中缺乏考核前的績效計劃的制定，使得秘書與上級領導對秘書工作內容缺乏一個良好的溝通，秘書人員對自己的績效考核內容并不十分明確，這在一定程度上影響了秘書人員工作的有效性和工作的積極性。
(二)績效考核的標準過于模糊
由于秘書工作常常是煩瑣而復雜的，秘書等行政人員的工作成果并不像企業其他員工的工作成果那么顯著而容易量化，而且由于秘書在企業中所處的位置的特殊性，很多時候很難將其工作區分作分內的工作或者是分外的工作�，F在我國許多企業中對秘書這個職位一般都從“德、勤、能、績”四方面進行考核，但是在具體操作上卻缺乏明確的針對該職位的績效考核要素和考核標準，定性指標多而定量的指標少，這樣就導致企業對秘書人員進行績效考核時一般都是由領導僅憑日常印象靠感覺對秘書的工作進行評價，帶有很強的個人主觀色彩，使績效考核結果缺乏客觀性。
(三)考核過程缺乏必要的績效輔導和溝通
績效輔導階段在整個績效管理中處于中間環節，也是績效管理循環體系中耗時最長，也是直接影響績效管理效果的環節。具體來說，績效的輔導階段的主要工作就是持續不斷的績效溝通和數據的收集和記錄。由于在績效考核過程中秘書與上級缺乏必要的溝通，使得秘書不能在遇到困難時從領導上級那里得到必要的資源和幫助，從而造成束手無策的情況的產生。而且，沒有績效輔導和溝通的過程就無法讓秘書在工作過程中不斷獲得關于自己工作績效的反饋信息，就沒有辦法發現自己在工作過程中出現的一些影響績效水平的細節，這樣就不利于秘書工作水平的進一步提高。
(四)績效考核結果缺乏有效的反饋和合理的運用
現在我國的一些企業在進行秘書的績效考核工作時，不僅在績效考核過程中缺乏一個良好的溝通機制，而且在績效考核工作結束以后也沒能及時將考核結果反饋給被考核者。許多企業秘書并不了解自己獲得績效結果的原因，上下級之間不能得到及時的溝通和了解，這樣就有可能出現一些非正式的信息破壞了部門、上下級之間的關系。另一方面，許多企業在進行了秘書的績效考核之后并沒有將其考核結果進行合理的利用，而是簡單地只將績效考核結果和薪酬掛鉤。雖然將績效和薪酬相結合在某種程度上的確是一種主要的激勵手段，但是它也存在一定的局限性。組織、環境、個人等因素都可能造成固定工資增長和績效獎金具體操作上的難度和復雜性，如果沒有解決好這些問題將會損害到績效考核的激勵作用。
三、完善秘書績效考核工作制度的改進措施
要做好企業秘書的績效考核工作應該從以下幾個方面著手實施改進：
(一)考核前通過溝通建立一個完整的績效計劃
在進行秘書的績效考核工作之前，上級領導要和秘書人員進行幾次溝通，就工作的目標、考核標準等內容達成一致，制定出一份完整的績效計劃。在制定績效計劃時要遵循幾個原則：首先要堅持價值驅動原則，即績效計劃要和提升企業的價值相一致;其次要遵循重點突出原則，秘書的工作內容多而雜，這就更要求在進行績效計劃時突出秘書工作的重點和關鍵點，選擇那些與企業價值關聯度大，與職位職責聯系緊密的績效指標和工作目標;再次要堅持可行性原則，就是說績效計劃中的設立工作目標是要在秘書的職責和權利范圍之內，既要有挑戰性又要可實現;最后績效計劃的制定要堅持職位特色原則，績效計劃必須針對每個職位而設定，因此績效計劃的內容、形式的選擇和目標的設定要充分考慮到秘書工作的特別性。
(二)采用科學的考核方法設定明確合理的績效標準
在進行秘書的績效考核時必須堅持采用定性和定量相結合的考核方法，防止考核結果受主觀隨意性和片面性的影響。在進行秘書人員的績效考核時候應該注重建立KPI關鍵業績指標等定量的績效考核體系，設定在日常具體工作中可以量化的一些考核標準，例如在錄入文件時的錯誤率、起草打印各種文件的時效性等從關鍵職責中提取的關鍵業績指標，這樣才能對具體的工作表現進行評價，也能避免出現由于領導個人主觀印象而做出的考核結果。在考核方法的選擇上，為了提高考核的信度和效度，應該綜合運用等級評定法、強制分布法、目標考核法、關鍵事件法等方法，采用有效的秘書績效考核的評估表格等工具，客觀公正地進行秘書的績效考核工作，減少在考核過程中可能存在的誤差。
(三)重視在績效考核過程中的溝通輔導
良好的績效溝通能夠及時排除員工在工作中遇到的障礙，最大限度地提高工作效率。在績效考核過程中，領導要不斷地與員工進行溝通，在溝通過程中秘書可以提出自己在工作中的困難以及需要上級提供的資源，而領導也可以在這個過程中指出秘書在工作中的不足之處，幫助秘書人員及時改進，從而提高工作效率。績效考核中的溝通分為正式溝通和非正式溝通兩種，在企業中可以建立起例會制度和定期匯報制度這樣的正式的績效溝通方式，同時也要求領導要在日常工作中通過工作方向引導等非正式溝通方式來指導秘書的工作。
(四)及時反饋考核結果，強化考核結果的應用
在績效考核過程結束以后，必須及時將績效考核的結果反饋給被考核人員。上級領導在績效考核后要安排時間與秘書人員進行績效面談，一方面要讓秘書人員了解自己獲得績效結果的原因，減少不必要的誤解和猜忌，另一方面也為秘書人員在接下來的工作中改善績效獲得更好的發展提供建議。而為了形成良好的激勵機制，秘書績效考核的結果不應該僅僅簡單地和工資獎金相掛鉤，績效考核結果還應該和秘書的培訓、個人的職位晉升等獎勵措施相聯系，這樣不僅能激勵秘書人員更加努力地做好本職工作，還可以在績效考核中發掘秘書隊伍中的優秀人才，為企業的管理層儲備人才。
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