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交流過程中的語氣問題分析論文
[摘 要] 人類進入21世紀后，電子時代也使得同步溝通成為可能。在國際商務溝通中，說話者能否掌握溝通的語言方式，是能否順利實現預期的目標關鍵。商務寫作是溝通渠道中必不可少的一種溝通方式，本文就通過寫作的交流過程中所出現的語氣問題進行了深入地分析，以此來探討提高商務合作的成功性。
一、引言
人類進入21 世紀后，隨著經濟全球化，國際間的商務活動往來更加頻繁，商務交際進入了一個全新的發展階段，越來越呈現出國際化趨勢，人們的工作環境也越來越多元化。電子時代也使得同步溝通成為可能，英語作為世界范圍內通用語言之一，在商務言語交際中起著引人注目的溝通作用。在國際商務溝通中，說話者能否掌握溝通的語言方式，是能否順利實現預期的目標關鍵。在溝通過程中，也會用到商務寫作。商務寫作是溝通渠道中必不可少的一種溝通方式，借助商務寫作的形式，你可以向其他人傳遞準確、必要的商務信息，良好的商務寫作是商務禮儀的一種表現，能夠給人留下良好的印象。
二、影響語氣的因素
1措辭及遣詞造句。首先措辭要真誠，不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，由于我們的合作伙伴們每天都要閱讀大量文件，所以商務電子郵件的措辭應簡潔明了，若用過多詞匯來表達一個或兩個詞就能表達的意思，顯然會使寫作的內容拖沓冗長，觀點模糊，更會浪費讀者的時間。例如at this point in time不如now更好，而in the event that 則不如if 更好。要用常見的單詞，避免生僻或者拼寫復雜的單詞。一個單詞可以表達，就不要用詞組。多用短句，因為短句更容易理解。少用“and”，“but”，“however”，“consequently”這些讓句子變得冗長的連詞。在同一封信里，不要使用多個相同含義的單詞。因為多使用簡單的小詞可以更直接簡單的傳達信息并盡量說服對方，并節省讀者的時間。例如用currently 不如 now更好。避免使用意思模棱兩可的詞或短語，這種表達無疑會使讀者產生誤解，影響商務溝通。因此，商務郵件寫作的措辭應具體化，結構清晰，內容清楚。再者如今女性在商界所起的作用并不亞于男性，越來越多的女性，尤其是女權運動主義者對含有性別歧視的字眼很敏感。商務郵件中盡量避免使用有性別歧視的詞語，這對溝通雙方都有利。最好用chairperson替代chairman等。最后人們經常在生氣時或抱怨時使用否定的詞或短語，這種表達常包含對讀者批評或責備，于是不利于商務溝通。商務信件中應采用具有積極肯定的意義的詞語，盡量避免使用否定的表達。即便是想批評對方，也不應在措辭上表露出來，應采用婉轉或積極的語氣和語言，以便對方更好的接受。因為商務溝通的目的不是為了批評或責備對方，也不是故意讓對方感到內疚，真正的目的是為了提供信息或勸說對方采取有益的行動，解決問題。
2語言風格。一般語言風格主要可以從是否自然和是否正式等兩個角度來評估。Martin Joos 根據語言使用的正式程度提出五種變體：莊重文體（the frozen style）；正式文體（the formal style）；商議文體（the consultative style）；隨便文體（the casual style）；親密文體（the intimate style）。商務語言是一種正式的語言，然而隨著貿易雙方業務聯系的增多與貿易關系的加強，彼此間的了解與溝通日益深入，由于個人內容滲入公函的趨勢，電子商務英語的語言風格趨向于自由化，其語言運用方面也簡潔化了。一方面，電子商務英語中應省去那些客套，多余的話語而直接指向磋商主題，主要是為了簡潔明了，便于閱讀；另一方面，電子數據交換，電報等用語及短句的使用，都使其語言風格簡化了。如果所寫內容使對方得益，寫作者的話說得越直率，強求對方接受的愿望就越明顯，話語就越能顯出熱情內容；如果所寫內容只使寫作者得益，則寫作者的話就要說得間接一些，謹慎一些，要給對方留有較大的自由選擇余地，其語言風格就婉轉一一俄。
3時態語態。英文時態語態和漢語不一樣，它是通過動詞的形態變化和其他輔助手段來實現的，而漢語主要通過一些助詞和介詞，如：“了、呢、過、給、被、由”等來體現時態、語態的變化。正因這一差異，我們用英文溝通時往往受到母語的干擾，犯時態語態錯誤。在口語中一般過去時有時可用來代替一般現在時，使語氣變得婉轉一些，例如在下面句子中用一般現在時或一般過去時都可以，但用過去時顯得客氣一些（帶有更多商量的口吻），如do/did you want to see me？和i wonder/wondered if youcould spare a few minutes等。現在進行事業有感情色彩的成分，如I"m expecting you to phone me。（婉轉）。情態動詞更是英語中要注意的，例如表請求時用could比can更婉轉， Can you go withme？和 Could I ask you something？就有很明顯的語氣不同。還有用would比will表示更客氣，在語氣上might比may更婉轉等等。
三、結束語
本文對電子商務英語寫作中的語氣進行了嘗試性探討，對有關語氣的措辭，時態和風格進行了深入地分析。其根本點在于闡明交際者通常根據不同的交際目的使用不同的語氣，賦予言語人際意義，從而達到有效的交際。因此，電子商務英語寫作中的語氣分析是成功進行商務合作中的一個不容忽視的重要部分。在寫作的過程當中需要注意：語言力求清晰、簡單、直白，盡量避免陳詞濫調；盡量運用積極樂觀的語氣；應用主動語態，而不是被動語態。
參考文獻：
[1]徐憲光：商務溝通[M]。外語教學與研究出版社。2001
[2]楊林聰：禮貌原則在商務溝通中的應用[J]。 國防科技大學出版社。2002
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