會計電算化下的工作特點與內部控制對策影響

會計電算化下的工作特點與內部控制對策影響

　　摘要：會計電算化提高了工作的質量和效率，也加大了內部控制的風險。本文針對會計電算化的內部控制問題，提出了相應的對策與建議。

　　隨著信息技術迅猛發展，會計電算化推動了會計自身發展和變革，也為企業帶來了巨大的經濟效益，也使其內部控制變得極為重要。嚴謹的內部控制不僅要對會計核算全過程的各個方面實行全方位的有效控制，把過程中的每一個環節全面置于監控之中，而且要對會計核算過程的重要方面、重要環節實行重點控制。面的控制與點的控制娶有機結合，內部控制才能發揮良好的效益。

　　一、會計電算化環境下的會計工作特點

　　1.計算機的使用改變了企業會計核算的環境

　　企業使用計算機處理會計和財務數據后，企業的會計核算的環境發生了很大的變化，會計部門的組成人員從原來由財務、會計專業人員組成，轉變為由財務、會計專業人員和計算機數據處理系統的管理人員及計算機專家組成。會計部門不僅利用計算機完成基本的會計業務。還能利用計算機完成各種原先沒有的或由其他部門完成的更為復雜的業務活動，如銷售預測、人力資源規劃等。隨著遠程通訊技術的發展，會計信息的網上實時處理成為可能，業務事項可以在遠離企業的某個終端機上瞬間完成數據處理工作，原先應由會計人員處理的有關業務事項，現在可能由其他業務人員在終端機上一次完成;原先應由幾個部門按預定的步驟完成的業務事項，現在可能集中在一個部門甚至一個人完成。因此，要保證企業財產物資的安全完整、保證會計系統對企業經濟活動反映的正確和可靠、達到企業管理的目標，企業內部控制制度的建立和完善就顯得更為重要， 內部控制制度的范圍和控制程序較之手工會計系統更加廣泛，更加復雜。

　　2.電算化會計系統改變了會計憑證的形式

　　由于電子商務、網上交易、無紙化交易等的推行，每一項交易發生時，有關該項交易的有關信息由業務人員直接輸入計算機，并由計算機自動記錄，原先使用的每項交易必備的各種憑證、單據被部分地取消了，原來在核算過程中進行的各種必要的核對、審核等工作有相當一部分變為由計算機自動完成了。原來書面形式的各類會計憑證轉變為以文件、記錄形式儲存在磁性介質上。

　　3.計算機的使用提高了控制舞弊、犯罪的難度

　　計算機犯罪具有很大的隱蔽性和危害性，發現計算機舞弊和犯罪的難度較之手工會計系統更大，計算機舞弊和犯罪造成的危害和損失可能比手工會計系統更大，因此，電算化會計系統的內部控制不僅難 度大、復雜，而且還要有各種控制的計算機技術手段。由此可見，計算機會計系統的內部控制制度與手工會計系統的內部控制制度相比較，計算機會計系統的內部控制是范圍大、控制程序復雜的綜合性控制，是控制的重點為職能部門和計算機數據處理部門并重的全面控制，是人工控制和計算機自動控制相結合的多方位控制。

　　二、會計電算化對內部控制的影響

　　1.控制范圍發生改變

　　傳統的內容控制主要針對交易處理。計算機技術的引入，給會計工作增加了新的工作內容，同時也增加了新的控制措施。由于系統建立和運行的復雜性，內部控制的范圍相應擴大。包含了傳統手工系統所沒有的控制，如網絡系統安全的控制、系統權限的控制、修改程序的控制等以及磁盤內會計信息安全保護、計算機病毒防治、計算機操作管理、系統管理員和系統維護人員的崗位責任制度等。

　　2.控制對象發生改變

　　在手工會計環境下，企業的經濟業務發生均記錄于紙張之上，并按會計數據處理的不同過程分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿和會計報表。紙張上的書面數據形成會計人員所熟悉的會計證據原件，這些紙質原件的數據若被修改，則容易辨別出修改的線索和痕跡，這也是傳統紙質原件的一個基本特征。但是， 電算化系統下原來紙質的會計數據被直接記錄在磁盤或光盤上，是肉眼不可見的，很容易被刪除或篡改，由于在技術上對電子數據非法修改可做到不留痕跡，這樣就很難辨別哪一個是業務記錄的“原件”。另外，電磁介質易受損壞，所以，會計信息也存在丟失或毀壞的危險。因此，在計算機中如何使磁性介質上的數據安全可靠，防止數據被非法修改是一個非常重要的問題。

　　三、會計電算化下的內部控制對策

　　建立一整套會計電算化環境下的規章制度，形成良好的內控環境，應遵循以下原則：不兼容權限必須分離原則，即對電算化權限嚴格控制，系統操作員以外的操作人員只享有操作權限：相互制約原則，加強對電算化系統數據輸人、處理、輸出的安全、保密原則;內部防范原則，即針對個別人容易出現的個人壟斷現象以及對系統管理人員的監管控制問題進行防范。所有這些都是在實際工作中制定會計電算化規章制度必須加以考慮的問題。

　　1.加強對系統環境的常規控制

　　對電算會計中組織、制度、開發、安全等系統環境方面進行的控制。它包括組織與操作控制、開發與維護控制、硬件與應用軟件控制、系統安全控制。

　　組織與管理控制是指通過部門的設置、人員的分工、崗位的職責制度、權限的劃分等形式進行控制，其基本目標是建立恰當的組織機構和職責分工制度， 以達到相互牽制、相互制約、防止或減少舞弊發生的目的。系統操作與管理控制是針對每一 個上機操作會計軟件而制定的，主要用來規范每一個操作人員的行為以及各自之間的權限限制，主要表現為操作權限控制和操作規程控制兩個方面。

　　系統開發控制是為保證會計電算化系統開發過程中各項活動的合法性和有效性而設計的控制措施，它貫穿于系統規劃、系統分析、系統設計、系統實施和系統運行測試與維護的各個階段。系統維護控制指針對日常為保障系統正常運行而對系統硬軟件進行的安裝、修正、更新、擴展、備份等方面的工作而實施的控制。系統維護控制包括硬件維護控制和軟件維護控制。

　　安全控制是指采用各種方法保護會計數據和計算機程序，以防止會計數據泄密、更改或破壞而實施的一種控制制度。系統安全控制主要包括實體安全控制、硬件安全控制、軟件安全控制、網絡安全控制和病毒的防范與控制等。

　　實行會計電算化后，用于會計電算化工作的電子計算機設備，一般都是由財務會計部門管理，硬件設備比較多的單位，財務會計部門還應單獨設立計算機室。因此，財務會計部門要根據會計電算化系統的特點，制定硬件和軟件的有關操作、管理和維護制度。

　　2.加強應用控制建設，保證信息的完整準確性

　　應用控制是為適應會計電算化這一應用系統的特殊控制要求，保證數據處理完整、準確而建立的內部控制。一般控制是系統控制的核心和重點，是應用控制的基礎。應用控制以一般控制的基本原則為依據，重點控制那些關鍵性操作運行功能。

　　應用控制可劃分為輸入控制、處理控制和輸出控制。輸入控制是應用控制的重點，輸入控制除了要不斷加強操作人員的責任心和提高技術水平外，常用的控制方法包括建立科目名稱與代碼對照文件程序，以防止會計科目輸入錯誤等。處理控制是指為保證數據處理正確設置的控制。處理控制的重點在于處理過程的現場控制、數據有效性檢測、預留審計線索控制、錯誤糾正控制等。輸出控制是為保證合法、正確的輸出各種會計信息而進行的控制。輸出控制的重點在于數據審核控制、授權輸出控制和打印程序控制等。

　　四、結束語

　　由于各種因素的影響，財務數據的安全性和準確性有可能會受到很大的威脅。為此，研究內部控制工作中存在的問題及解決對策，加強會計電算化的內部控制工作，是保證會計電算化系統的安全、正常運行的必要工作。

　　參考文獻

　　[1]常士劍.會計電算化應用[M].大連：東北財經大學出版社，2005

　　[2]劉金文.內部控制基本理論研究[M].北京：中國財政經濟出版社

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