Email英語禮儀

時間：2023-02-27 13:15:07 禮儀英語我要投稿

相關推薦

Email英語禮儀

Email英語禮儀，Email英語禮儀~
　　一、關于郵件主題

Email英語禮儀

　　主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內(nèi)容并判斷其重要性。 1.一定不要空白標題，這是最失禮的;

　　2.標題要簡短，不宜冗長，不要讓outlook用，才能顯示完你的標題;

　　3. 標題要能反映文章的內(nèi)容和重要性，切忌使用含義不清的標題，如“王先生收”;

　　4.一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內(nèi)談及多件事情，以便于日后整理;

　　5.可適當用使用大寫字母或特殊字符(如“* !”等)來突出標題，引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字眼;

　　6.回復對方郵件時，可以根據(jù)回復內(nèi)容需要更改標題，不要RE、RE一大串。

　　二、關于稱呼與問候

　　1.恰當?shù)胤Q呼收件者，拿捏尺度

　　1.1 郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應;在多個收件人的情況下可以稱呼大家、ALL。

　　1.2 如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經(jīng)理”;如果不清楚職務，則應按通常的“x先生”、 “x小姐”稱呼，但要把性別先搞清楚。

　　1.3 不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“Dear xxx”，顯得很熟絡。

　　2.Email開頭結(jié)尾最好要有問候語最簡單的開頭寫一個“HI”，中文的寫個“你好”;結(jié)尾常見的寫個Best Regards，中文的寫個“祝您順利”之類的也就可以了。俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

　　三、職場的電子郵件禮儀

　　1. Email正文要簡明扼要，行文通順

　　Email正文應簡明扼要的說清楚事情;如果具體內(nèi)容確實很多，正文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

　　正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要出現(xiàn)讓人晦澀難懂的語句。

　　2. 注意Email的論述語氣根據(jù)收件人與自己的熟絡程度、等級關系;郵件是對內(nèi)還是對外性質(zhì)的不同，選擇恰當?shù)恼Z氣進行論述，以免引起對方不適。尊重對方，請、謝謝之類的語句要經(jīng)常出現(xiàn)。電子郵件可輕易地轉(zhuǎn)給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而客觀。“郵件門”就是深刻的教訓!

　　3. Email正文多用1234之類的列表，以清晰明確。如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長篇大論。

　　4. 一次郵件交待完整信息最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚、說準確。不要過兩分鐘之后再發(fā)一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很反感。

　　5. 盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查這是對別人的尊重，也是自己態(tài)度的體現(xiàn)。如果是英文Email，最好把拼寫檢查功能打開。在郵件發(fā)送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，拼寫是否有錯誤。

　　6. 合理提示重要信息不要動不動就用大寫字母、粗體斜體、顏色字體、加大字號等手段對一些信息進行提示。合理的提示是必要的，但過多的提示則會讓人抓不住重點，影響閱讀。

　　7. 合理利用圖片，表格等形式來輔助闡述對于很多帶有技術介紹或討論性質(zhì)的郵件，單純以文字形式很難描述清楚。如果配合圖表加以闡述，收件人一定會表揚你的體貼。

　　8. 不要動不動使用¤之類的笑臉字符，在商務信函里面這樣顯得比較輕佻 Business Email 不是你的情書，所以¤之類的最好慎用。只用在某些你確實需要強調(diào)出一定的輕松氣氛的場合。

　　四、夾帶附件

　　1. 如果郵件帶有附件，應在正文里面提示收件人查看附件;

　　2. 附件文件應按有意義的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名;

　　3. 正文中應對附件內(nèi)容做簡要說明，特別是帶有多個附件時;

　　4. 附件數(shù)目不宜超過4個，數(shù)目較多時應打包壓縮成一個文件;

　　5. 如果附件是特殊格式文件，因在正文中說明打開方式，以免影響使用;

　　6. 如果附件過大(不宜超過2MB)，應分割成幾個小文件分別發(fā)送;

　　7. 尊重對方的習慣，不主動發(fā)起英文郵件; 如果對方與你的郵件往來是采用中文，請不要自作聰明的發(fā)送英文郵件給他;如果對方發(fā)英文郵件給你，也不要老土的用中文回復。

　　8. 選擇便于閱讀的字號和字體。中文老實點用宋體或新宋體，英文就用Verdana 或 Arial 字型，字號用五號或10號字即可。這是經(jīng)研究證明最適合在線閱讀的字號和字體。不要用稀奇古怪的字體或斜體，最好不用背景信紙，特別對公務郵件。

　　五、結(jié)尾簽名

　　每封郵件在結(jié)尾都應簽名，這樣對方可以清楚的知道發(fā)件人信息。雖然你的朋友可能從發(fā)件人中認出你，但不要為你的朋友設計這樣的工作。

　　1.簽名信息不宜過多電子郵件消息末尾加上簽名檔是必要的。簽名檔可包括姓名、職務、公司、電話、傳真、地址等信息，但信息不宜行數(shù)過多，一般不超過4行。你只需將一些必要信息放在上面，對方如果需要更詳細的信息，自然會與你聯(lián)系。引用一個短語作為你的簽名的一部分是可行的，比如你的座右銘，或公司的宣傳口號。但是要分清收件人對象與場合，切記一定要得體。

　　2.不要只用一個簽名檔對內(nèi)、對私、對熟悉的客戶等群體的郵件往來，簽名檔應該進行簡化。過于正式的簽名檔會讓對方顯得疏遠。你可以在OUTLOOK中設置多個簽名檔，靈活調(diào)用。

　　3.簽名檔文字應選擇與正文文字匹配，簡體、繁體或英文，以免出現(xiàn)亂碼。字號一般應選擇比正文字體小一些。

　　六、郵件回復

　　1. 及時回復Email 收到他人的重要電子郵件后，即刻回復對方一下，往往還是不可少的，這是對他人的尊重，理想的回復時間是2小時內(nèi)，特別是對一些緊急重要的郵件。對每一份郵件都立即處理是很占用時間的，對于一些優(yōu)先級低的郵件可集中在特定時間處理，但一般不要超過24小時。如果事情復雜，你無法及時確切回復，那至少應該及時的回復說“收到了”，我們正在處理，一旦有結(jié)果就會及時回復。不要讓對方苦苦等待，記住：及時做出響應，哪怕只是確認一下收到了。如果你正在出差或休假，應該設定自動回復功能，提示發(fā)件人，以免影響工作。

　　2. 進行針對性回復當回件答復問題的時候，最好把相關的問題抄到回件中，然后附上答案。不要用簡單的，那樣太生硬了，應該進行必要的闡述，讓對方一次性理解，避免再反復交流，浪費資源。

　　3. 回復不得少于10個字對方給你發(fā)來一大段郵件，你卻只回復“是的”、“對”、“謝謝”、“已知道”等字眼，這是非常不禮貌的。怎么著也要湊夠10個字，顯示出你的尊重。

　　4. 不要就同一問題多次回復討論，不要蓋高樓如果收發(fā)雙方就同一問題的交流回復超過3次，這只能說明交流不暢，說不清楚。此時應采用電話溝通等其它方式進行交流后再做判斷。電子郵件有時并不是最好的交流方式。對于較為復雜的問題，多個收件人頻繁回復，發(fā)表看法，把郵件越RE越高，這將導致郵件過于冗長笨拙而不可閱讀。此時應即是對之前討論的結(jié)果進行小結(jié)，刪減瘦身，突出有用信息。

　　5.要區(qū)分Reply和Reply All(區(qū)分單獨回復和回復全體) 如果只需要單獨一個人知道的事，單獨回復給他一個人就行了。如果你對發(fā)件人提出的要求做出結(jié)論響應，應該replay all，讓大家都知道;不要讓對方幫你完成這件事情。如果你對發(fā)件人的提出的問題不清楚，或有不同的意見，應該與發(fā)件人單獨溝通，不要當著所有人的面，不停的RE來RE去，與發(fā)件人討論。你們討論好了再告訴大家。不要向上司頻繁發(fā)送沒有確定結(jié)果的郵件。點擊“回復全部”前，要三思而行!

　　6. 主動控制郵件的來往為避免無謂的回復，浪費資源，可在文中指定部分收件人給出回復，或在文末添上以下語句：“全部辦妥”、“無需行動”、“僅供參考，無需回復”。

　　七、正確使用發(fā)送，抄送，密送要區(qū)分To和CC還有BCC(區(qū)分收件人、抄送人、秘送人)

　　1.To的人是要受理這封郵件所涉及的主要問題的，理應對郵件予以回復響應。

　　2.而CC的人則只是需要知道這回事，CC的人沒有義務對郵件予以響應，當然如果CC的人有建議，當然可以回Email。

　　3.而BCC是秘送，即收信人是不知道你發(fā)給了BCC的人了的。這個可能用在非常的場合。

　　4.TO，CC中的各收件人的排列應遵循一定的規(guī)則。比如按部門排列;按職位等級從高到低或從低到高都可以。適當?shù)囊?guī)則有助于提升你的形象!

　　5.只給需要信息的人發(fā)送郵件，不要占用他人的資源。

　　6.轉(zhuǎn)發(fā)郵件要突出信息。

　　八、注意事項

　　1.在你轉(zhuǎn)發(fā)消息之前，首先確保所有收件人需要此消息;

　　2.轉(zhuǎn)發(fā)敏感或者機密信息要小心謹慎，不要把內(nèi)部消息轉(zhuǎn)發(fā)給外部人員，或者未經(jīng)授權的接收人;

　　3.如果有需要還應對轉(zhuǎn)發(fā)郵件的內(nèi)容進行修改和整理，以突出信息;