寫英文商務信件的技巧方法

時間：2020-10-26 16:16:34 商務英語我要投稿

寫英文商務信件的技巧方法

　　在我們工作中一般都需要去寫商務信件，這個英文的商務信件該怎么寫呢?以下是yjbys小編搜集整理的寫英文商務信件的技巧方法，歡迎閱讀，供大家參考和借鑒!

寫英文商務信件的技巧方法

　　在商務活動中，除了每天語言上的溝通，很多時候我們的交流是通過郵件等書寫的方式來與你的上司溝通，因此撰寫郵件是白領工作者必須具備的業務技巧。相信幾個月前的Rebecca 郵件事件到現在都是記憶深刻，那兩封英文原件在當時也可謂炙手可熱。這期當然不是來判斷郵件的正確與否，我們來學習一些用英文寫商務郵件的要點。怎樣順暢地通過郵件來與上司溝通，盡可能的避免不必要的誤解。希望這些對你今后無論是寫工作報告還是提案，或是備忘錄都有所啟發。

　　Mr. Smith. I am writing to confirm that.…(史密斯先生，我想確認……)

　　E-mail 一般使用非正式的文體因此正文前的稱呼無需使用諸如 “Dear Mr. John”之類的表達，Dear …的使用通常在書信或初次傳遞郵件的對象。在同輩的,親朋好友或是同事間可以直呼起名，但是如果是你的上級或是長輩最好使用頭銜加上信如：Mr. Smith. Thank you for your enquiry / e-mail.(謝謝你的提問/郵件)

　　這是一句通常正文的開頭。在商務郵件中，雖然看信者不一定會仔細的注意你的語法。但是也應減少拼法，文法及內容等錯誤。以免引起誤解。以快速取勝的郵件，更重要的是避免錯誤信息流出。以下列舉常見錯誤：就是把e-mail寫成復數e-mails或an e-mail. mail是信件和名信片的總稱，故不能可數名。如果需就可以加上message之類的單詞。變成：send me an e-mail message 或者send me an e-mail letter來表示。

　　另外不要忘了“internet”要加“ the internet ”是表示世界上獨一無二的專有名詞。經常是大寫并加the。例如：discuss on the Internet.還有一些錯誤句子：“Thank you for these information” “I need to improve my vocabularies” “Let’s discuss about it later.”等應分別改成this ,vocabulary, discuss it Colleagues, I have been looking for somebody who might go to Thailand for 4 years for market research. Is anybody interested?(各位伙伴，我想找一位能前往泰國四年，從事市場調查工作的人)

　　商務電子文件不同一般的信件，只敘述重點和相關事情。因此簡潔是最重要的，尤其是在電子布告欄中的使用。 To put you in the picture regarding silk carpets, we would like to give you the following information.(為了讓你了解有關絨毯的情況，我們提供下述情況)

　　報告書的目的就是為了提供資料，匯報情況。報告的正文開頭一般用一段話概括基本情況，點出依據和原因，然后用“現將有關概況報告如下”的來承上啟下起主干部分。或者像上句“we would like to give you the following information”來引出下面的內容。如果分支有好幾點，希望可以分段用數字或(●)來表示。讓人一目了然。 Could you please call me later today?

　　電子郵件的英語雖然不是很正式，但是也絕對不能沒禮貌，這是溝通的原則。使用婉轉表達方法對于由禮貌地溝通起到較好的`效果。例如對事情無法斷言可以采取保留的態度，具體的方法是以：“I think …… I wonder if ……等起頭。，使用否定句會比肯定句委婉。比如Will you …Won’t you…?Could you 比Can you 更好。再者注重簡潔的電子郵件不喜歡過于婉轉，因此表示適當的禮貌和恰當的長度就可以了。

　　Regards,/ sincerely,

　　商務信件簡潔明了，姓尾客套話常常只須一個詞，如美式英語常用“Thanks” “Best” “regards” “sincerely”, 英式英語“yours truly” “yours sincerely” “Best wishes”.稱呼和正文之間、段落之間，正文和結尾客套話之間一般空一行，開頭無需空格。

　　無限擴展:

　　Opening(開頭)

　　Thank you for ordering from us.

　　In reply to your request I can confirm that……

　　Thank you for your recent letter/fax.

　　Thank you for your enquiry about our products.

　　I am writing to enquire whether...

　　Reason for writing (寫信的原因)

　　I’m sorry I wasn’t available to take your call yesterday.

　　I tried to phone you this morning but you were out of the office.

　　I’m sorry for the delay in replying to your e-mail but I needed to check some information with our shipping department. I can now confirm that your order has been shipped by air freight. It should reach you in two days.

　　Thank you for your e-mail. There is one point I don’t quite understand. Can you please confirm that the catalogue number of the item you require is 33/444-A?

　　I am sorry to inform you that we have to cancel this order.

　　Request for action (確認事宜)

　　If you have any further questions please call me or e-mail me.

　　If I can help you in any way, please e-mail me at the address below

　　I will let you know as soon as possible if I have any further news.

　　Please confirm that these arrangements are OK.

　　closing

　　Looking forward to hearing from you.

　　I am looking forward to meeting you on May 1st.

　　Tips:

　　Keep your message short - people don’t like long email (你的信件一定要簡潔明了，人們都不喜歡太長的郵件)

　　Don’t use abbreviations unless you’re quite sure your reader will understand them(不要使用縮寫除非你很確定對方一定能理解)