接待客人策劃方案
為確保事情或工作高質(zhì)量高水平開(kāi)展,時(shí)常需要預(yù)先制定一份周密的方案,方案是有很強(qiáng)可操作性的書面計(jì)劃。那么優(yōu)秀的方案是什么樣的呢?下面是小編整理的接待客人策劃方案,歡迎大家分享。
接待客人策劃方案1
一、接待計(jì)劃的主要內(nèi)容
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
熟悉接待計(jì)劃的主要內(nèi)容。
(二)擬定接待計(jì)劃
接待來(lái)訪者,特別是接待來(lái)訪團(tuán)體的第一項(xiàng)工作,就是要擬定出切實(shí)可行的接待計(jì)劃。接待計(jì)劃的主要內(nèi)容包括:
1、接待方針,即接待的指導(dǎo)思想。
2、接待規(guī)格。針對(duì)不同的客人采用不同的接待規(guī)格。第一種是對(duì)等接待,即陪同人員與客人職務(wù)、級(jí)別大體一樣,大部分接待都是對(duì)等接待。第二種是高規(guī)格接待,即陪同人員比客人職務(wù)要高,適用于比較重要的接待。第三種是低規(guī)格接待,即陪同人員比客人職務(wù)要低,主要適用在基層。
3、接待日程安排。接待日程安排應(yīng)當(dāng)制定周全,尤其是接待活動(dòng)的重要內(nèi)容不可疏漏,比如安排迎接、拜會(huì)、宴請(qǐng)、會(huì)談、參觀、游覽、送行等事宜。接待日程安排還要注意時(shí)間上的緊湊,上一項(xiàng)活動(dòng)與下一項(xiàng)活動(dòng)之間既不能沖突,又不能間隔太長(zhǎng)。
4、接待形式。
5、接待經(jīng)費(fèi)開(kāi)支。
(三)相應(yīng)知識(shí)
我國(guó)是一個(gè)多民族的國(guó)家,在制定接待計(jì)劃和接待工作時(shí),一定要尊重少數(shù)民族的禮儀、習(xí)俗。下面簡(jiǎn)單介紹部分少數(shù)民族禮儀、習(xí)俗情況,供接待少數(shù)民族來(lái)訪者時(shí)參考。
二、熟悉接待工作具體事項(xiàng)
(一)學(xué)習(xí)目標(biāo)
熟悉接待工作的具體事項(xiàng),更好地制定接待計(jì)劃。
(二)熟悉接待工作具體事項(xiàng)
1、首先要了解清楚來(lái)賓的基本情況,包括所在單位、姓名、性別、職務(wù)、級(jí)別及一行人數(shù),以及到達(dá)的日期和地點(diǎn)。
2、填報(bào)請(qǐng)示報(bào)告卡片,將來(lái)賓情況和意圖向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告,并根據(jù)對(duì)方意圖和實(shí)際情況,擬出接待計(jì)劃和日程安排的初步意見(jiàn),一并報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批示。
3、根據(jù)來(lái)賓的身份和其他實(shí)際情況,通知具體接待部門安排好住宿。
4、根據(jù)實(shí)際工作需要,安排好來(lái)賓用車和接待工作用車。
5、在國(guó)家規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)的范圍內(nèi),盡可能周到地安排好來(lái)賓的飲食。
6、根據(jù)來(lái)賓的工作內(nèi)容,分別做好以下安排。
如來(lái)賓要進(jìn)行參觀學(xué)習(xí),則應(yīng)根據(jù)對(duì)方的要求,事先安排好參觀點(diǎn),并通知有關(guān)部門或單位準(zhǔn)備匯報(bào)材料,組織好有關(guān)情況介紹、現(xiàn)場(chǎng)操作和表演、產(chǎn)品或樣品陳列等各項(xiàng)準(zhǔn)備工作。
7、根據(jù)對(duì)方的工作內(nèi)容,事先擬訂出各個(gè)項(xiàng)目陪同人員的名單,報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后,即通知有關(guān)人員不要外出,并作好準(zhǔn)備。
8、根據(jù)來(lái)賓的身份和抵達(dá)的'日期、地點(diǎn),安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員到車站、機(jī)場(chǎng)、碼頭迎接。
9、來(lái)賓到達(dá)并住下后,雙方商定具體的活動(dòng)日程,盡快將日程安排印發(fā)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門按此執(zhí)行。
10、在合適的時(shí)機(jī)按照大體對(duì)等的禮儀原則,安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同志看望來(lái)賓,事先安排好地點(diǎn)及陪同人員。
11、根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)指示或來(lái)賓要求,作好游覽風(fēng)景區(qū)和名勝古跡的安排。
12、在條件許可的情況下,為來(lái)賓安排一些必要的文化娛樂(lè)活動(dòng),如電影、地方戲劇、晚會(huì)、書畫活動(dòng)、參觀展覽等。
13、根據(jù)來(lái)賓要求,安排好體育活動(dòng),通知體育場(chǎng)館作好場(chǎng)地、器材等準(zhǔn)備,并安排陪同人員。
14、來(lái)賓如有重要身份,或活動(dòng)具有重要意義,則應(yīng)通知有關(guān)新聞單位派人進(jìn)行采訪、報(bào)道,負(fù)責(zé)介紹情況,安排采訪對(duì)象談話,并受領(lǐng)導(dǎo)委托對(duì)稿件進(jìn)行把關(guān)。
15、事先征詢來(lái)賓意見(jiàn),預(yù)訂、預(yù)購(gòu)返程車船或飛機(jī)票。
16、來(lái)賓離去時(shí),安排有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)或工作人員到住地或去車站、碼頭、機(jī)場(chǎng)為客人送行。
(三)相應(yīng)知識(shí)
為制定好接待計(jì)劃,必須熟悉接待工作的具體事項(xiàng),同時(shí)也要熟悉接待來(lái)訪者的見(jiàn)面禮節(jié)。
1、見(jiàn)面禮節(jié)
(1)致意
致意是用語(yǔ)言或行為向別人問(wèn)好,表示自己的慰問(wèn)。致意是社交應(yīng)酬的最簡(jiǎn)單、最常用的禮儀。例如:見(jiàn)面時(shí)問(wèn)好、點(diǎn)頭、舉手、抬身、脫帽等都是致意。
打招呼是兩個(gè)已經(jīng)認(rèn)識(shí)的人見(jiàn)面時(shí)的禮節(jié)。一天中首次見(jiàn)面,或一次活動(dòng)中初遇,應(yīng)問(wèn)好,對(duì)方主動(dòng)問(wèn)好時(shí),一定要相應(yīng)回答。
打招呼是構(gòu)成人際關(guān)系的重要內(nèi)容。一雙坦誠(chéng)的眼睛,一副面帶微笑的面容,聲音熱情地向人打招呼,是一個(gè)成功的秘書人員應(yīng)具備的素質(zhì)。
(2)握手
握手是表示友好的舉止,是一種非常普遍的禮貌行為。當(dāng)兩個(gè)陌生人被人介紹相識(shí)時(shí)需要握手,朋友見(jiàn)面時(shí)需要握手,告別時(shí)也需要握手。它還是一種表示祝賀、感謝、慰問(wèn)相互鼓勵(lì)的善意行為。
通常雙方相見(jiàn)時(shí),主人,年長(zhǎng)者,職高者,女士應(yīng)先伸手;客人,年輕者,身份低者,男士可先問(wèn)候,待對(duì)方伸手后立即隨應(yīng)再握手。
行握手禮時(shí),距離受禮者約一步,上身稍前傾,兩足立正,伸出右手,四指并齊,拇指張開(kāi)向受禮者伸出,在齊腰的高度與對(duì)方恰到好處地認(rèn)真一握,一般3—4秒,禮畢即松開(kāi)。如初次見(jiàn)面,握手時(shí)間不宜過(guò)長(zhǎng);如老朋友意外相見(jiàn),握手時(shí)間可適當(dāng)加長(zhǎng),以表示不期而遇的喜悅。男士與女士握手,時(shí)間應(yīng)較短。
一個(gè)人與多人握手時(shí)應(yīng)遵守先高后低,先長(zhǎng)后幼,先主后賓,先女后男的原則。多人同時(shí)握手時(shí)不要交叉,待別人握完后再伸手,也不可同時(shí)伸出雙手與兩人握手。
2、引見(jiàn)介紹
(1)自我介紹
自我介紹是在沒(méi)有中介人的情況下,樹(shù)立自己的形象和價(jià)值的一種重要方法與手段。
通常本人要鎮(zhèn)定,充滿信心,親切自然,友善可掬,先向?qū)Ψ近c(diǎn)頭致意,得到回應(yīng)后,向?qū)Ψ浇榻B自己的姓名、身份、單位,并可隨之遞上名片。自我介紹要根據(jù)交往目的、對(duì)象來(lái)決定介紹內(nèi)容的繁簡(jiǎn)。
(2)介紹他人
為他人介紹時(shí),介紹順序?yàn)橄劝涯挲g輕的介紹給年長(zhǎng)的;先把職位低的介紹給職位高的;先把賓客介紹給主人;先把男士介紹給女士。在雙方的地位和年齡差不多時(shí),應(yīng)該先把與自己關(guān)系密切的人引見(jiàn)給另一方。如果把一個(gè)人介紹給眾多人時(shí),首先應(yīng)該向大家介紹這個(gè)人,然后再把眾人逐個(gè)介紹給這個(gè)人。集體介紹可以按照座位次序或職務(wù)次序一一介紹。
3、遞接名片
(1)遞送名片
名片的遞送,要講究禮儀。通常是在自我介紹后或被別人介紹后出示的。
遞送名片時(shí)應(yīng)起立,上身向?qū)Ψ角皟A以敬禮狀,表示尊敬。并用雙手的拇指和食指輕輕地握住名片的前端,而為了使對(duì)方容易看,名片的正面要朝向?qū)Ψ剑f時(shí)可以同時(shí)報(bào)上自己的姓名。
(2)接收名片
對(duì)待名片應(yīng)像對(duì)其主人一樣尊重和愛(ài)惜。若接名片,要用雙手由名片的下方恭敬接過(guò)收到胸前,并認(rèn)真拜讀,此時(shí),眼睛注視著名片,認(rèn)真看對(duì)方的身份、姓名,也可輕輕讀名片上的內(nèi)容。接過(guò)的名片忌隨手亂放或不加確認(rèn)就收入包中,這是很失禮的。
(四)注意事項(xiàng)
禮節(jié)的一般關(guān)系。表面看來(lái)禮節(jié)只是待人接物的一種形式,但禮節(jié)的方方面面要求中都滲透著一定的人文道德觀念。如:
1、講究態(tài)度。尊重他人態(tài)度。
2、弄清關(guān)系。不同關(guān)系,就有不同的禮儀規(guī)范。
3、把握分寸。禮節(jié)之美就體現(xiàn)在分寸上。
4、送禮貴在適宜。對(duì)回報(bào)別人好意,是沒(méi)有特別時(shí)間限制的。
接待客人策劃方案2
一、迎接
迎接工作的一般步驟是:(開(kāi)始)準(zhǔn)備→歡迎→安排生活(結(jié)束)
1、準(zhǔn)備
(1)準(zhǔn)確掌握客人(團(tuán)組)抵達(dá)的時(shí)間、地點(diǎn)、所乘交通工具以及給予的禮遇等。
(2)迎接前檢查預(yù)定客房、車輛及餐飲。
(3)通知賓館、車輛等部門做好準(zhǔn)備;重要來(lái)賓以及重要團(tuán)組的接待,根據(jù)需要通知保衛(wèi)、新聞、衛(wèi)生、機(jī)場(chǎng)、車站等部門做好準(zhǔn)備。
(4)通知并組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門按預(yù)定的時(shí)間、地點(diǎn)前往迎接。
(5)做好其他準(zhǔn)備工作。
2、迎賓
(1)準(zhǔn)確掌握抵達(dá)時(shí)間。提前到達(dá)以示歡迎與尊重,不讓客人久候或自尋目的地。
(2)出示接站牌。因初次見(jiàn)面和迎接地點(diǎn)擁擠喧鬧,為便于識(shí)別,高舉接站牌、橫幅、小旗等迎接,使客人能從遠(yuǎn)處看到,主動(dòng)前來(lái)接洽;應(yīng)禮貌地問(wèn)清客人情況,不要接錯(cuò)人,既保證接站順利,又增加客人的自尊、自豪感,增進(jìn)雙方感情。
(3)熱情相迎。主動(dòng)上前打招呼、握手、問(wèn)候以示歡迎;自我介紹或遞名片(可由身份者將迎接人員介紹給來(lái)賓,接著介紹來(lái)賓,先介紹身份地位高的人);主動(dòng)與客人寒暄,征得同意后幫客人提皮箱、行李,引領(lǐng)至車上。
(4)幫助客人與機(jī)場(chǎng)或車站聯(lián)系簽票、領(lǐng)取行李,組織裝運(yùn)行李。
3、安排生活
(1)將客送至住地,先讓其洗浴更衣,以解旅途疲勞,再安排客人就餐。
(2)及時(shí)向客人提供《接待手冊(cè)》,并征求客人對(duì)日程安排的意見(jiàn)和要求(如客人對(duì)日程安排提出變化要求,應(yīng)報(bào)告有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)同意后迅速通知各有關(guān)部門)。問(wèn)客有無(wú)私人活動(dòng)(探親訪友、購(gòu)物)需幫助安排。
(3)分手時(shí)禮貌道別,并交待下次會(huì)面地點(diǎn)、時(shí)間、聯(lián)系方法。
二、送客
送客是公務(wù)接待工作最后一環(huán),可適當(dāng)饋贈(zèng)禮品,提醒別忘所帶物品。送客的一般步驟是:(開(kāi)始)準(zhǔn)備→歡送(結(jié)束)。
1、準(zhǔn)備
(1)核實(shí)客人離境的準(zhǔn)確時(shí)間、地點(diǎn)、所乘交通工具;商定集合、出發(fā)的時(shí)間。
(2)通知賓館、車輛等部門提前做好準(zhǔn)備;重要來(lái)賓以及重要團(tuán)組的接待,根據(jù)需要通知保衛(wèi)、新聞、衛(wèi)生、機(jī)場(chǎng)、車站等部門提前做好準(zhǔn)備。
(3)通知并組織有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和部門按預(yù)定的時(shí)間、地點(diǎn)前往歡送。
(4)組織裝運(yùn)行李,檢查客人是否有遺漏物品。
2、歡送
(1)為表隆重,參加接待服務(wù)的人員可在客人住地列隊(duì)歡送。
(2)送客人至機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)。
(3)揮手告別并配以關(guān)切牽掛的道別語(yǔ),待飛機(jī)起飛(車船開(kāi)動(dòng))后再離開(kāi)。
三、注意事項(xiàng)
1、嚴(yán)格照接待方案安排和組織迎送。
2、準(zhǔn)確掌握客人抵離時(shí)間、地點(diǎn)和所乘交通工具,及早通知全體迎送人員和有關(guān)部門。如有變化,應(yīng)及時(shí)通知。
3、接站人員應(yīng)提前到達(dá)機(jī)場(chǎng)(車站、碼頭)迎候客人,以示歡迎與尊重;送客要待飛機(jī)起飛(車船開(kāi)動(dòng))后再離開(kāi)。
4、根據(jù)需要事先安排貴賓休息室;對(duì)首次來(lái)訪、彼此又不認(rèn)識(shí)的客人,應(yīng)事先準(zhǔn)備好接站牌。
5、客人抵達(dá)住地后,不宜馬上安排活動(dòng),應(yīng)稍事休息,給對(duì)方留下更衣時(shí)間。
6、在迎送過(guò)程中,應(yīng)熱情周到,服務(wù)規(guī)范,善始善終,文明禮貌。
7、對(duì)需要購(gòu)買回程飛機(jī)、車、船票的客人,要事先了解離開(kāi)的日期,乘坐何種交通工具,收齊預(yù)付款,交票務(wù)人員辦理。票辦妥后,要提前通知客人。
接待客人策劃方案3
所謂接待策劃,指的是接待方對(duì)來(lái)賓接待工作所進(jìn)行的具體規(guī)劃與安排。制定好盡可能完善的接待計(jì)劃,便可以使接待工作在具體操作時(shí)按部就班,有備無(wú)患。一般認(rèn)為,正規(guī)的接待計(jì)劃均應(yīng)包括下述八個(gè)方面的內(nèi)容。
1、接待方針。
在此是指接待工作的指導(dǎo)思想與總體要求。從總體上講,要提倡互相尊重、平等相待、禮待賓客、主隨客便等。從具體上講,在接待身份不同的來(lái)賓時(shí),其著重點(diǎn)又應(yīng)各有側(cè)重。例如,接待中央首長(zhǎng)應(yīng)強(qiáng)調(diào)安全保衛(wèi);接待少數(shù)民族客人,應(yīng)強(qiáng)調(diào)尊重其特有的風(fēng)俗習(xí)慣;接待宗教界人士,則應(yīng)強(qiáng)調(diào)遵守黨的宗教政策。
2、接待日程。
即接待來(lái)賓的具體日期安排。其基本內(nèi)容應(yīng)包括迎送、會(huì)見(jiàn)、談判、參觀、游覽、宴請(qǐng)等。在一般情況下,接待日程的具體安排應(yīng)完整周全,疏密有致。它的制定,通常應(yīng)由接待方負(fù)責(zé),但亦須賓主雙方先期有所溝通,并對(duì)來(lái)賓一方的要求充分予以考慮。接待日程一旦最后確定,即應(yīng)向來(lái)賓立即進(jìn)行通報(bào)。
3、接待規(guī)格。
指的是接待工作的具體標(biāo)準(zhǔn)。它不僅事關(guān)接待工作的檔次,而且被視為與重視來(lái)賓的程度道接相關(guān)。接待規(guī)格的基本內(nèi)容有三:一是接待規(guī)模的大小,二是接待方主要人員身份的高低,三是接待費(fèi)用支出的多少。
在具體運(yùn)作上,接待規(guī)格的確定有五種方法可循。第一,可參照國(guó)家的明文規(guī)定。第二,可執(zhí)行自己的常規(guī)做法。第三,可采取目前通行的方式。第四,可比照對(duì)等的常規(guī)做法。第五,可學(xué)習(xí)他方成功的先例。
4、接待人員。
要真正做好接待工作,首先有賴于接待人員表現(xiàn)出色。凡重要的接待工作皆應(yīng)精選專負(fù)其責(zé)的接待人員。工作負(fù)責(zé)者、年輕力壯者、相貌端正者、善于交際者、具有經(jīng)驗(yàn)者、通曉接待對(duì)象語(yǔ)言或習(xí)俗者、與接待對(duì)象民族或宗教信仰相同者,以及與接待對(duì)象相熟者,都是選擇接待人員時(shí)應(yīng)予優(yōu)先考慮的。
選定接待人員后,一般還有兩件事情要做。其一,是要進(jìn)行明確的分工。其二,是要在必要時(shí)對(duì)其集中進(jìn)行培訓(xùn)。
5、接待費(fèi)用。
從總體上講,接待工作的方方面面均受制于接待費(fèi)用的多少。在接待工作的具體開(kāi)銷上,務(wù)必要勤儉持家,嚴(yán)格遵守上級(jí)有關(guān)部門的規(guī)定。要堅(jiān)決壓縮一切不必要的接待開(kāi)支,提倡少花錢,多辦事。某些需要接待對(duì)象負(fù)擔(dān)費(fèi)用的接待項(xiàng)目,或需要賓主雙方共同負(fù)擔(dān)費(fèi)用的接待項(xiàng)目,接待方必須先期告知接待對(duì)象,或與對(duì)方進(jìn)行協(xié)商,切勿單方面作主。
6、飲食住宿。
制定接待計(jì)劃時(shí),對(duì)來(lái)賓的飲食住宿問(wèn)題萬(wàn)萬(wàn)不可等閑視之。在這些具體細(xì)節(jié)問(wèn)題上稍有閃失,便會(huì)直接敗壞來(lái)賓的情緒,致使整個(gè)接待工作前功盡棄。具體安排來(lái)賓食宿時(shí),大致應(yīng)注意三點(diǎn):一是遵守有關(guān)規(guī)定,二是尊重來(lái)賓習(xí)俗,三是盡量滿足來(lái)賓需求。
7、交通工具。
出于方便來(lái)賓的考慮,對(duì)其往來(lái)、停留期間所使用的交通工具,接待方亦須予以必要的協(xié)助。需要接待方為來(lái)賓聯(lián)絡(luò)交通工具時(shí),應(yīng)盡力而為;需要接待方為來(lái)賓提供交通工具時(shí),應(yīng)努力滿足;而當(dāng)來(lái)賓自備交通工具時(shí),則應(yīng)提供一切所能提供的便利。
8、安保宣傳。
接待重要來(lái)賓時(shí),安全保衛(wèi)與宣傳報(bào)導(dǎo)兩項(xiàng)具體工作通常也應(yīng)列人計(jì)劃之內(nèi)。
就安全保衛(wèi)工作而言,一定要“謹(jǐn)小慎微”。不但需要制定預(yù)案,思想上高度重視,而且還需要注重細(xì)節(jié),從嚴(yán)要求。就宣傳報(bào)導(dǎo)而言,則應(yīng)注意統(tǒng)一口怪,掌握分寸,并報(bào)經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)。有關(guān)的圖文報(bào)導(dǎo)資料,一般應(yīng)向接待對(duì)象提供,并應(yīng)自己存檔備案。
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