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  • 中小型企業會議策劃方案如何制定

    時間:2022-01-26 08:20:24 策劃書 我要投稿

    中小型企業會議策劃方案如何制定

      為了確保事情或工作有效開展,就常常需要事先準備方案,方案是闡明行動的時間,地點,目的,預期效果,預算及方法等的書面計劃。我們應該怎么制定方案呢?下面是小編整理的中小型企業會議策劃方案如何制定,僅供參考,希望能夠幫助到大家。

    中小型企業會議策劃方案如何制定

      小型會議的策劃方案可分為:會前準備工作、會中接待工作、會后工作。

      (一)會前準備工作

      (1)確定會議議題。會議議題是會議討論的.問題、決策的對象。

      (2)擬定會議議程、日程及程序。議程,是會議所要通過的文件、解決的問題的概略安排;日程,是在一般時間內會議進行的具體安排,一般采用簡短的文字或表格方式,將會議期間每天上午、下午及晚上的活動列出即可。程序,是一次會議按照時間先后或依次安排的工作步驟。

      (3)準備會議各類資料。會議資料包括:會議發言稿、報告、會議通告等。

      (4)提出與會人員名單。

      (5)選定酒店會場。會場大小適中,以每人平均2-3平方米為宜,酒店地點合適,交通發達,酒店設施齊全,客房及用餐等各方面條件優越。

      (6)會議經費預算。預算內容包括:住宿費、餐費、會場租賃費、文件印刷費、車旅費等。

      (7)發布會議通知。各項會議準備工作基本就緒后,應盡早發出開會通知,參加人數較多或較莊重的會議宜發書面通知并請與會者回函確認。

      (8)制定會議須知。內容主要包括會議保密紀律、請假制度、作息時間及其他注意事項等。會議須知是否制定可視會議情況而定。

      (9)布置會場。小型會議的會場布置要求簡單使用。確定會場布置形式,日常工作會議的會場布置多呈圓形、橢圓形、長方形、正方形、一字形等;座談會、討論會的會場布置多呈半圓形、回字形、U字形、口字形等;培訓班類型的會議會場布置多為設置講臺或講桌的教室形。座次的安排遵循中間高于兩邊、左邊高于右邊、前高于后、遠離門的高于離門近的等規律。

      (10)制發會議證件。會議證件可分為會議正式證件和工作證件兩大類。會議正式證件可分為:代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽證、來賓證、入場證、請柬證等。工作證件可分為:工作證、記者證、出入證、汽車證等。

      (11)了解與會者的基本情況。與會者基本情況

      :單位、姓名、職務、性別、民族、抵達時間、抵達方式、日程安排等。

      (12)落實檢查會場的情況及其他事項。會場情況:照明、擴音、服務、錄音、會場鮮花等,會議資料的分發及擺放。

      (二)會中接待工作

      (1)接站及協助與會者入住并通知與會者活動日程安排。

      (2)安排好與會者開會期間的食宿。

      (3)會議進行時密切關注會場設施設備(照明、擴音、錄音、錄象、電子文稿演示等)的運行,督促服務人員的服務工作。

      (4)及時征求與會者意見并滿足其合理要求。

      (三)會后工作

      (1)征求與會者對接待工作的意見,并做好記錄。

      (2)將訂購的返程票交到與會者手中。

      (3)協助與會者結算費用。

      (4)落實返程安排及送行車輛并送站。

      (5)通知來賓單位接站。

      (6)將會議的有關文字材料整理歸檔。會議記錄的格式:會議組織情況要寫明會議名稱、屆數或次數、時間、地點、出席人、列席人、缺席人(包括缺席原因)、主持人,會議記錄內容:會議議程、議題、討論過程、發言內容、決定事項等。

      (7)印發會議紀要、會議決定事項通知。

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