內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法
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內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)生檔案管理辦法
為嚴(yán)格規(guī)范我校學(xué)生檔案管理，保證學(xué)生檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)化、制度化，提高學(xué)生檔案工作管理水平，依據(jù)《中華人民共和國(guó)檔案法》、《普通高等學(xué)校檔案管理辦法》的有關(guān)規(guī)定，結(jié)合我校實(shí)際，制定本辦法。本辦法適用于學(xué)校本、專科(高職)畢業(yè)生。
一、學(xué)生檔案材料的整理、歸檔與管理
1、學(xué)生檔案實(shí)行集中統(tǒng)一管理原則，確保檔案材料的完整、準(zhǔn)確。各有關(guān)單位對(duì)學(xué)生檔案管理工作要高度重視，明確人員、落實(shí)責(zé)任、嚴(yán)格程序。
2、學(xué)生檔案由各學(xué)院指定專人負(fù)責(zé)管理。各有關(guān)單位應(yīng)在學(xué)生畢業(yè)前將相關(guān)檔案材料移交各學(xué)院歸入學(xué)生檔案。
3、歸檔材料包括普通高等學(xué)校招生考生檔案、普通高等學(xué)校全日制畢業(yè)生登記表、全國(guó)普通高等學(xué)校本專科畢業(yè)生就業(yè)通知書、國(guó)家學(xué)生體質(zhì)健康標(biāo)準(zhǔn)登記卡(大學(xué))、內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)錄取通知書、內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)生成績(jī)單、內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)本科生畢業(yè)設(shè)計(jì)(論文)綜合成績(jī)?cè)u(píng)價(jià)表、內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)學(xué)生健康體檢表、獎(jiǎng)懲材料等。
4、檔案保管要做到整潔衛(wèi)生，并注意防盜、防火、防光、防潮、防塵、防鼠、防蟲和防高溫等。
5、檔案管理人員要定期對(duì)檔案進(jìn)行全面檢查和核對(duì)，做到帳物相符。有特殊情況要隨時(shí)匯報(bào)，查明原因，及時(shí)處理。
二、學(xué)生檔案的交接與轉(zhuǎn)遞
1、畢業(yè)生離校后，各學(xué)院應(yīng)及時(shí)與招生就業(yè)處進(jìn)行檔案交接，并履行交接手續(xù)。畢業(yè)生檔案由招生就業(yè)處依據(jù)就業(yè)情況通過(guò)特快專遞(或機(jī)要件)、派人送達(dá)等方式轉(zhuǎn)遞。
2、畢業(yè)生檔案原則上不允許自帶。如遇特殊情況，須提供單位調(diào)檔信函及來(lái)人證件后，方可辦理相關(guān)手續(xù)。
3、檔案寄發(fā)、送達(dá)、領(lǐng)取前，需對(duì)檔案進(jìn)行密封處理，每份檔案的存根與回執(zhí)對(duì)應(yīng)存檔，以備核查。
4、升學(xué)畢業(yè)生的檔案依據(jù)錄取通知書或調(diào)檔函件轉(zhuǎn)遞。
5、申請(qǐng)派遣的結(jié)業(yè)生，如需轉(zhuǎn)檔，可由結(jié)業(yè)生本人向?qū)W校提出轉(zhuǎn)檔申請(qǐng)，檔案轉(zhuǎn)至申請(qǐng)地，檔案中不配入“普通高等學(xué)校全日制畢業(yè)生登記表”;未申請(qǐng)派遣及未提交轉(zhuǎn)檔申請(qǐng)的.結(jié)業(yè)生，檔案由所在學(xué)院統(tǒng)一管理，待取得畢業(yè)資格并換發(fā)畢業(yè)證后，根據(jù)本人申請(qǐng)轉(zhuǎn)遞。
6、大學(xué)生服務(wù)西部等基層就業(yè)服務(wù)項(xiàng)目按照政策要求轉(zhuǎn)遞或暫存檔案。
7、畢業(yè)后未就業(yè)的畢業(yè)生，其檔案原則上由學(xué)校轉(zhuǎn)至其生源所在地人才服務(wù)中心或相關(guān)部門。
8、因故被退回的學(xué)生檔案，需提供核實(shí)后的轉(zhuǎn)檔地址辦理轉(zhuǎn)檔手續(xù);退檔后半年內(nèi)畢業(yè)生未提供有效轉(zhuǎn)檔地址的，學(xué)校將重新轉(zhuǎn)檔到畢業(yè)生生源所在地人才服務(wù)中心或相關(guān)部門。
三、學(xué)生檔案的查詢和調(diào)閱
1、學(xué)生檔案作為機(jī)要文件保存，原則上不外借、不對(duì)外查閱。
2、如有關(guān)單位調(diào)閱學(xué)生檔案，須提供單位介紹信，經(jīng)核實(shí)無(wú)誤后，填寫檔案查閱登記表后，可在指定地點(diǎn)、規(guī)定時(shí)間內(nèi)調(diào)閱。
3、學(xué)生檔案的轉(zhuǎn)檔存根在學(xué)生畢業(yè)兩年后轉(zhuǎn)至校檔案館，如需查詢須提供介紹信及有效證件。
本辦法由內(nèi)蒙古工業(yè)大學(xué)畢業(yè)生就業(yè)工作領(lǐng)導(dǎo)小組辦公室負(fù)責(zé)解釋。
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